Business case: Je medewerker is langdurig ziek, wat nu?

Langdurig ziek: de situatie

Je bent 15 jaar geleden een goedlopende winkel in het centrum van de stad begonnen. Afgelopen jaren heb je nog 4 andere zaken geopend in de regio. Daardoor heb je inmiddels 40 werknemers in dienst. Je hebt gekozen voor een gezonde mix van jonge en oudere werknemers. Maria is een van de senior verkopers en al jaren werkzaam voor jou.

Op haar vrije dag is Maria aan het tuinieren, ineens schiet het in haar rug, Maria kan niet meer staan dus haar partner brengt haar naar de huisarts. Zijn diagnose: een hernia, waardoor ze de eerstkomende tijd niet meer (volledig) kan werken. Wat betekent dit voor jou als werkgever en welke stappen moet jij nu zetten?

De verschillende fasen als je medewerker langdurig ziek is

Als werkgever zijn er een aantal stappen die je moet zetten als je medewerker een verzuimtraject ingaat. Deze stappen zijn in te delen in verschillende fasen, afhankelijk van de duur van het verzuim. De fasen zijn als volgt:

• Start traject
• 12 weken
• 42 weken
• 1 jaar 
• 2 jaar

Hieronder leggen wij per fase uit welke stappen je als werkgever moet zetten wanneer je te maken hebt met een medewerker die langdurig ziek is.

Je medewerker is (langdurig) ziek

Schakel de bedrijfsarts in. Die kan (en mag) als enige beoordelen in hoeverre de medische situatie mogelijkheden biedt voor Maria om te kunnen werken en wat de verwachtingen zijn.

De bedrijfsarts koppelt dit terug in de vorm van een probleemanalyse binnen 6 weken na de eerste ziektedag. Uit deze analyse blijkt dat Maria voorlopig het werk niet kan hervatten en dat de toekomst onzeker is. Toch ben je verplicht om binnen 8 weken na eerste ziektedag een plan van aanpak te maken met Maria volgens het format van het UWV, ervan uitgaande dat Maria terugkeert op het werk.

Je onderhoudt regelmatig contact met Maria, minimaal eens per 6 weken. Maar omdat jij en Maria elkaar al zolang kennen ben je erg betrokken bij haar welzijn en spreek je haar bijna wekelijks.

12 weken langdurig ziek

Na 12 weken pijnmedicatie en fysiotherapie blijkt de hernia nog steeds niet vanzelf te zijn overgegaan. Maria vertelt dat ze wordt geopereerd. Na de operatie blijven de klachten aanhouden. De zenuw blijft geïrriteerd en de vooruitzichten zijn niet goed.

Terwijl Maria het revalidatietraject ingaat blijf je contact houden, dit neem je uiteraard op in het re-integratieverslag van Maria. Volgens de cao Retail Non-food heeft Maria na 26 ziekteweken recht op 95% ziektegeld, vergeet niet om Maria hierover te informeren als je haar loon hierop aanpast.

42 weken langdurig ziek

Na 42 weken is Maria nog niet hersteld. Je doet de 42e weekmelding bij het UWV. Aangezien het eerste ziektejaar bijna ten einde loopt en er nog geen verbetering merkbaar is ga je je opties na met het oog op de re-integratie van Maria. Je schakelt hiervoor met de bedrijfsarts. Ook stel je de eerstejaarsevaluatie op.

De bedrijfsarts gaat ervan uit dat Maria haar eigen werkzaamheden niet meer zal kunnen doen. Je bent verplicht om dan te kijken naar vervangende werkzaamheden binnen je bedrijf (spoor 1), maar de bedrijfsarts denkt dat Maria ook hiertoe niet in staat is. De bevindingen van de bedrijfsarts neem je uiteraard ook op in je re-integratieverslag.

Op basis van de FML (functionele mogelijkheden lijst) van de bedrijfsarts wordt het tweede spoor (werkzaamheden bij een andere werkgever) ingezet. Hiervoor ga je op zoek naar een arbeidsdeskundige.

De arbeidsdeskundige voert een arbeidsdeskundig onderzoek uit en gaat op zoek naar een andere baan voor Maria die zij ondanks haar beperkingen, wel kan uitvoeren.

1 jaar landurig ziek

Let op: na een jaar ziekte heeft Maria recht op 80 % ziektegeld volgens de geldende cao. Na 1,5 jaar is dit 70%. Vergeet niet om Maria hierover te informeren.

Inmiddels is Maria 60 weken ziek. Uit het arbeidsdeskundig onderzoek blijkt dat er geen mogelijkheden zijn voor Maria in spoor 2. Hierop besluit de bedrijfsarts, in samenspraak met de behandelend arts van Maria, dat een vervroegde IVA-uitkering aangevraagd kan worden. Normaliter kan dit vanaf week 88, maar aangezien er geen zicht is op werkhervatting in de toekomst kan dit eenmalig eerder aangevraagd worden.

Voordat Maria een IVA-uitkering kan aanvragen stel jij samen met Maria de eindevaluatie op en dien je alle benodigde documenten in via de werkgeversportal van het UWV.

Binnen 8 weken na het indienen krijgt Maria te horen dat de IVA-uitkering inderdaad wordt toegekend. Dit betekent dat jij en Maria niet langer aan re-integratie hoeven te werken. Toch eindigt je loondoorbetalingsverplichting aan Maria niet. Wel mag je de hoogte van de IVA-uitkering aftrekken van het uit te betalen loon.

2 jaar landurig ziek

Pas na 2 jaar vanaf de ziekmelding, nemen jij en Maria op papier afscheid van elkaar en eindigt ook je loondoorbetalingsverplichting. Je betaalt de transitievergoeding waar Maria recht op heeft en jullie tekenen een vaststellingsovereenkomst. En omdat Maria zo lang voor je heeft gewerkt laat je haar afscheid niet zomaar aan je voorbijgaan maar neem je op gepaste wijze afscheid.

Waar moet je op letten wanneer je medewerker langdurig ziek is?

1. Minimumloon
Na een half ziektejaar heeft Maria nog maar recht op 95% ziektegeld. Maria verdient boven het minimumloon, maar mocht ze hiermee onder het minimumloon komen kan ze hiervoor een toeslag aanvragen bij UWV. Hiervoor is Maria zelf verantwoordelijk, maar jij moet haar wel op dit recht wijzen.

2. Vervroegde IVA-uitkering
Maria vraagt een vervroegde IVA-uitkering aan, dit kan vanaf de 3e tot en met de 68e ziekteweek. Maar let op, dit kan maar één keer. En als een werknemer de uitkering te laat aanvraagt, kan de werkgever een boete krijgen. Wij adviseren dan ook om de aanvraag samen met de werknemer in te vullen.

3. Re-integratieverslag
Zorg ervoor de het re-integratieverslag compleet is, ook wanneer de werknemer, zoals in het geval van Maria, vervroegd wordt overgedragen aan het UWV. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om dit compleet aan te leveren.

4. E-herkenning
Om documenten in te dienen via de portal van het UWV heb je een speciale e-herkenning nodig. De aanvraag van de e-herkenning duurt ongeveer twee weken. Hieraan zijn ook kosten verbonden.

5. Stijging premies
Maria ontvangt een IVA-uitkering omdat er geen mogelijkheden meer zijn om te re-integreren binnen jouw bedrijf of een ander bedrijf. In dit geval heeft het ziek uit dienst gaan geen invloed op de hoogte van je premies. Als een medewerker ziek uit dienst gaat met een WGA-uitkering stijgen je premies wel!

6. Transitievergoeding
Maria is al jaren werkzaam, daarom ontvangt zij een flinke transitievergoeding. Vanaf 1 april 2020 kun je compensatie aanvragen voor de transitievergoeding bij het UWV die je betaalt aan werknemers die na 104 weken ziekte uit dienst gaan. Ook voor transitievergoedingen die je vanaf 1 juli 2015 hebt betaald bij de uitdiensttreding van een zieke werknemer, kun je compensatie aanvragen. Dus in het geval van Maria mag je een compensatie aanvragen.