Wat is de werkkostenregeling?
In de werkkostenregeling (WKR) is vastgesteld op wat voor manier de werkgever belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan de medewerker kan geven. Je dient de vergoeding of verstrekking die je belastingvrij aan je medewerker wilt geven in te delen in één van de categorieën.
Het verschil tussen een vergoeding of verstrekking
Het verschil tussen een vergoeding en verstrekking zit hem in de manier waarop je iets geeft: in contanten of in voorzieningen.
- Vergoedingen: betalingen aan de medewerker voor de kosten die gemaakt zijn voor het werk.
- Verstrekkingen: zaken die ter beschikking worden gesteld aan de medewerker voor het werk.
Hoe hoog is de vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2026?
De vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2026 vastgesteld op 2,00% procent over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom. De verwachting is dat in 2027 dit percentage zelfs naar 2,16% stijgt. Over het restant van de loonsom blijft de vrije ruimte 1,18%. Vanuit deze vrije ruimte kun je er, als werkgever, voor kiezen om een aantal vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan je medewerker te geven. Het gedeelte dat boven de vrije ruimte uitkomt wordt belast met 80%.
Een voorbeeld:
De fiscale loonsom is €1.000.000,- de werkgever wil €19.080,- vergoeden aan zijn medewerkers.
- Loonsom: €1.000.000,-
- Vrije ruimte: €15.080,- (2,00% over €400.000,- = €8.000,- en 1,18% van €600.000,- = €7.080,-)
- Totale vergoedingen: €19.080,-
- Grondslag voor heffing: €4.000,-
- Verschuldigde belasting: €3.200,- (80% van €4.000,-)
Voor bedrijven met een loonsom van meer dan €400.000 bedraagt het percentage 1.18%, over de loonsom groter dan dit bedrag.
De vrije ruimte kun je benutten voor netto vergoedingen. Maar, ga je over de vrije ruimte heen dan betaal je hierover eindheffing. Dit is 80% van alles wat je eroverheen gaat. In het voorbeeld hierboven ga je dus € 4000,- over de vrije ruimte heen, hierdoor betaal je € 3.200,- euro boete.
Benieuwd hoe je de WKR slim kunt inzetten? Lees het artikel ‘Extraatjes voor je personeel binnen de werkkostenregeling‘.
Vergoedingen en verstrekkingen die áltijd belastingvrij zijn
Er zijn een aantal vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Deze mogen, tegen bepaalde voorwaarden, altijd belastingvrij worden verstrekt aan de medewerker. Voor vergoedingen heet dit gerichte vrijstelling en bij verstrekkingen noemen we dit nihilwaardering. Hieronder vind je een aantal voorbeelden:
Voorbeelden belastingvrije vergoedingen
- Reiskosten (maximaal €0,23 per kilometer (per 2024) of het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten voor bijvoorbeeld openbaar vervoer).
- Maaltijden voor overwerk of cursus.
- Tijdelijk verblijf zoals overnachtingen bij dienstreizen.
- Opleidingen en cursussen om de kennis te vergroten/onderhouden.
Voorbeelden belastingvrije verstrekkingen
- Werkkleding
- Vergoeding van een vaste telefoon
- Consumpties op de werkplek
- Voorzieningen voor de thuiswerkplek
Let op: Ondanks dat je een vergoeding of verstrekking kunt aanmerken als gerichte vrijstelling of nihilwaardering wil dat niet zeggen dat je zomaar alles mag vergoeden. Het toepassen van de regels voor vergoedingen en verstrekkingen gaat regelmatig fout, waardoor het toepassen juist nadelig uitpakt. Lees de 4 veelvoorkomende fouten inclusief de gevolgen.
Thuiswerkvergoeding 2026
Wist je dat je jouw personeel een onbelaste thuiswerkvergoeding mag geven zonder dat dit ten koste gaat van je vrije ruimte in de WKR? In 2026 is deze onbelaste thuiswerkvergoeding vastgesteld op maximaal € 2,45 per dag.
Sinds een paar jaar valt deze vergoeding namelijk onder de zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’. Dit betekent dat je de kosten voor koffie, elektra en verwarming van je werknemers fiscaal vriendelijk kunt dekken, zolang ze daadwerkelijk thuis aan de slag zijn. Let wel: voor diezelfde dag mag je niet óók de onbelaste reiskostenvergoeding uitkeren.
Werkkostenregeling via Please
Als jouw medewerker via Please werkt, dien je met het volgende rekening te houden:
- Het loon en de (onkosten)vergoedingen dienen via onze salarisadministratie aan de medewerker te worden verstrekt.
- Wij adviseren om verstrekkingen eveneens zoveel mogelijk via ons te laten verlopen. Please kan als werkgever namelijk gebruikmaken van de vrije ruimte. Als opdrachtgever kun je daar geen gebruik van maken. Als je zelf een kerstpakket verstrekt aan je medewerker telt dit als loon. Vergoed jij het kerstpakket dat wij aanbieden aan de medewerker, dan kan dit via de vrije ruimte van Please.
Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies!
Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR)
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
De werkkostenregeling bepaalt op welke manier je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan medewerkers mag geven. Je deelt elke vergoeding of verstrekking in een specifieke WKR-categorie in.
-
Een vergoeding is een bedrag dat je aan de medewerker betaalt voor gemaakte kosten. Een verstrekking is een voorziening die je aan de medewerker beschikbaar stelt voor het werk.
-
In 2026 bedraagt de vrije ruimte:
- 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
- 1,18% over het restant van de loonsom
In 2027 stijgt het percentage over de eerste €400.000 naar 2,16%.
-
Alle vergoedingen boven de vrije ruimte worden belast met 80% eindheffing. Dit kan een aanzienlijke kostenpost worden.
Vraag maar raak!
Wat wil jij weten over de werkkostenregeling? Laat het mij weten. Ik geef graag antwoord op jouw vraag.
