Wat is salarisadministratie?

Wat is salarisadministratie?

Een salarisadministratie omvat alle financiële en fiscale gegevens van je personeel. In je loonadministratie houd je alles bij en vanuit deze administratie maak je loonstroken en jaaropgaven voor je personeel. Denk aan een overzicht van het bruto salaris, vakantiedagen, declaraties, vergoedingen voor bijvoorbeeld reis en verblijf of inhoudingen voor een auto van de zaak.

Wat is het verschil tussen salarisadministratie en loonadministratie?

Deze twee termen worden vaak door elkaar gehaald. Maar hoe zit het nou? Heel eenvoudig! Loonadministratie en salarisadministratie zijn synoniemen. Er is dus geen verschil. Er is wél verschil tussen personeelsadministratie en loon-/salarisadministratie.

Personeelsadministratie is een essentieel onderdeel van de salarisadministratie. In je personeelsadministratie neem je alle persoonlijke gegevens van je personeel op. Denk aan NAW-gegevens, id-bewijzen en (wijzigingen in de) arbeidsovereenkomsten, maar ook de verlof- en verzuimadministratie zijn onderdeel van de personeelsadministratie. Deze gegevens heb je nodig om het juiste salaris aan de juiste persoon uit te betalen.

Is het voeren van een salarisadministratie verplicht?

Jazeker. Als je personeel in dienst hebt dat loon ontvangt, ben je verplicht een salarisadministratie bij te houden en loonbelasting en premies af te dragen. Ook het bijhouden van een personeelsadministratie is verplicht. Wil jij hier zelf niet teveel tijd en geld insteken? Dan wordt het tijd om jouw salarisadministratie uit te besteden. Lees wat het jou oplevert als je het uitbesteed aan Please.

Mag ik mijn salarisadministratie uitbesteden? 

Wil jij zelf niet te veel tijd en geld steken in je salarisadministratie? Heb je de mankracht er niet voor? Dan kun je jouw salarisadministratie uitbesteden. Het is niet verplicht dat je dit in eigen beheer doet.  Twijfel je of je jouw salarisadministratie wilt uitbesteden? We hebben de voor- en nadelen op een rijtje gezet.  

Wat kost het uitbesteden van mijn salarisadministratie?

Het tarief voor het uitbesteden van je salarisadministratie is helemaal aan te passen naar jouw wensen en behoeften. Je krijgt altijd een basistarief per medewerker die je eventueel kunt aanvullen met extra’s. Benieuwd naar wat jij zou gaan betalen? Bereken hier jouw persoonlijke tarief.

Het proces van de salarisadministratie

Een salarisadministratie moet aan bepaalde eisen voldoen, zoals uitgelegd in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Hierin lees je onder andere welke gegevens je nodig hebt van de werknemer en de Belastingdienst. Hoe je een loonadministratie aanlegt en bewaart en wat wel en niet tot het loon behoort.

Grofweg verloopt de salarisadministratie in 8 stappen
1. Leg de persoonsgegevens van je (nieuwe) werknemer vast
2. Leg afspraken over salaris et cetera vast in een arbeidsovereenkomst
3. Registreer alle uren en declaraties (incl. verzuim en vakantie)
4. Maak en verstuur loonstroken
5. Draag loonheffingen (loonbelasting en premies) af aan de Belastingdienst
6. Betaal de salarissen uit aan de medewerkers
7. Maak jaaropgaven voor de medewerkers
8. Neem loonkosten op in de boekhouding

Hoe lang moet je de salarisadministratie bewaren?

Als bedrijf ben je verplicht om je volledige administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dat kan digitaal of op papier. De Belastingdienst kan namelijk tot 7 jaar na dato nog vragen om stukken uit je financiële administratie, waar de salarisadministratie en personeelsadministratie deel van uitmaken. Sommige stukken hebben een kortere wettelijke bewaartermijn (zoals ID-bewijs en loonbelasting verklaringen), maar voor de zekerheid vernietig je niets tot 7 jaar na uitdiensttreding van een medewerker.

De voordelen van geautomatiseerde salarisadministratie

Je kunt je salarisadministratie handmatig verwerken, maar we zien vaak dat werkgevers kiezen voor een salarisadministratie software, waardoor (een groot deel van) je salarisadministratie geautomatiseerd wordt.  De vier grootste voordelen van geautomatiseerde salarisadministratie zijn:
– tijdsbesparing
– verhoogde efficiëntie
– minder kans op menselijke fouten
– meer inzicht

Automatisering zorgt ervoor dat je veel minder afhankelijk bent van handmatige invoer en verwerking van gegevens. Dit betekent dat jij en je HR-team kostbare tijd besparen voor andere taken, zoals het laten groeien van je bedrijf. Daarnaast leidt het automatiseren van je salarisadministratie tot preciezere loonstroken en correcte fiscale aangiftes aangezien de kans op menselijke fouten een stuk kleiner is.

Meer weten over de voordelen? Lees ons artikel over de voordelen van salarisadministratie software. 

Salarisadministratie software voor het MKB

Voor ondernemers in het MKB is het kiezen van de juiste salarisadministratie software erg belangrijk. Specifieke softwarepakketten zoals Exact Online, AFAS Software, NMBRS, Visma | Raet en SalarFusion zijn in Nederland populair. Deze pakketten hebben gebruiksvriendelijke interfaces en bieden efficiënte, schaalbare oplossingen die niet alleen het uitbetalingsproces en de belastingaangiften automatiseren, maar ook soepel integreren met andere HR-systemen en boekhoudsoftware.

Vergelijking van populaire salarisadministratie software met de salarisadministratie van Please

Een softwarepakket is fijn, maar dan moet je nog steeds veel zelf doen. Voor ondernemers die nog meer ontzorgd willen worden hebben we bij Please een unieke salarisadministratie dienst ontwikkeld. Onze dienstverlening onderscheidt zich van populaire softwarepakketten zoals Exact Online, AFAS Software, NMBRS, Visma | Raet, en SalarFusion dankzij de nadruk op persoonlijke service en maatwerk. Als klant van Please krijg je niet alleen toegang tot ons digitale all-in-one HR-platform Aybler maar ook volledige ondersteuning door experts in salarisadministratie. Dit betekent dat klanten van Please direct toegang hebben tot professionals die helpen bij het navigeren door complexe regelgeving en het oplossen van specifieke uitdagingen. In tegenstelling tot de zelfbedieningsmodellen van de genoemde softwarepakketten, waar de gebruiker zelf instellingen moet beheren en updates moet volgen, neemt Please dat allemaal van je over zodat jij je zorgeloos kunt focussen op je onderneming.

Je leest hier meer over deze dienstverlening