Reiskostenvergoeding dekt de kosten die de werknemer maakt voor het reizen van huis naar werk en vice versa. In dit artikel vertellen we je over de soorten vergoedingen en waar je als werkgever rekening mee dient te houden.
Is reiskostenvergoeding verplicht?
Hoewel het gebruikelijk is om een vergoeding voor woon-werkverkeer en andere zakelijke kilometers te bieden voor je werknemers, is het niet verplicht. Let op! Het kan zijn dat de cao die van toepassing is op jouw bedrijf andere regels omtrent reiskostenvergoeding hanteert. Sla er dus altijd de geldende cao op na. Ook kun je natuurlijk zelf regels omtrent het wel of niet vergoeden van reiskosten opnemen in de arbeidsovereenkomst van je werknemers.
Reiskosten belastingvrij vergoeden
Vanaf 1 januari 2024 kunnen werkgevers belastingvrij een reiskostenvergoeding bieden tot €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer (in 2023 was dit €0,21 per kilometer). Dit betekent dat werknemers geen belasting hoeven te betalen over deze vergoeding. Een vergoeding van meer van 0,23 cent per kilometer telt als loon. Hierover dient de werkgever loonheffing in te houden.
Soorten vergoedingen
Om een eventuele naheffingsaanslag van de Belastingdienst te voorkomen en ervoor te zorgen dat de medewerker krijgt waar hij recht op heeft, is een goede naleving van de regels omtrent reiskostenvergoeding erg belangrijk. De meest voorkomende varianten zijn:
Variabele reiskostenvergoeding
Veelal gekozen wanneer de medewerker van en naar verschillende locaties en/of op verschillende dagen reist. De werkgever kan een variabele vergoeding bieden voor reizen met het openbaar vervoer of eigen vervoer. Hiervoor dient de medewerker een volledig declaratieoverzicht in te dienen.
Reiskostenvergoeding woon-werk
Een standaard vergoeding per gewerkte dag. Deze optie wordt veelal gekozen wanneer de medewerker alleen van en naar het werk reist en geen vast aantal dagen per week werkt.
Stel: de medewerker woont 15 kilometer van het werk en werkt variabele dagen. Voor ieder gewerkte dag ontvangt de medewerker een onbelaste reiskostenvergoeding van € 6,90 (€ 0,23 x 30 kilometer voor de heen- en terugreis).
Forfaitaire reiskostenvergoeding
Dit betekent dat de werkgever per loonperiode een vaste vergoeding voor de reiskosten biedt. Deze optie is interessant wanneer de medewerker een vast aantal dagen per week werkt. Voor deze variant hoeft de medewerker niet steeds een reiskostendeclaratie in te dienen. Dit scheelt veel werk voor beide partijen.
Let op: Het is niet mogelijk om een forfaitaire vergoeding te combineren met een variabele vergoeding. Daarnaast heeft de Belastingdienst de maximale vergoeding gebaseerd op 214 dagen per jaar. Dit is natuurlijk een stuk minder dan de 260 of 261 werkbare dagen per jaar, maar hierbij heeft de Belastingdienst al rekening gehouden met verlof en ziekte.
Stel: de medewerker woont 15 kilometer van het werk en werkt 4 dagen per week. De totale vergoeding bedraagt dan: € 1181,28 per jaar = € 0,23 x 30 kilometer (heen- en terugreis) x 171,2 gewerkte dagen (214 dagen/ 5 werkdagen * 4 gewerkte dagen per week). Ontvangt de medewerker zijn salaris per maand? Dan ontvangt de medewerker een onbelaste reiskostenvergoeding van € 98,44 per maand.
Vraag maar raak!
Wat zou jij willen weten over reiskostenvergoeding? Laat het mij weten. Ik help je graag verder.
