HR cyclus

Wat is een HR-cyclus?

Een HR-cyclus – of hrm cyclus – omvat alle fases die een werknemer binnen een bedrijf doorloopt. Een HR-cyclus is dus meer dan enkel de plannings-, functionerings- of beoordelingsgesprekken. Als we HR definiëren als het zorgen voor je medewerkers, omvat de HR-cyclus dus alles wat ervoor nodig is om dat zo goed mogelijk te doen. Dit is vanaf het eerste moment dat je op zoek gaat naar een (nieuwe) medewerker tot het moment dat de medewerker uit dienst gaat.

Weten wat HR precies is? Lees het artikel ‘Wat betekent HR (Human Resources)?’.

Waarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan alle fasen van de HR-cyclus?

Voor iedere onderneming is het beheer van personeelszaken (HR) erg belangrijk. Je personeel is namelijk je belangrijkste kapitaal. Zij houden je bedrijf draaiende en zijn het visitekaartje. Goede afspraken over alle onderdelen van de HR-cyclus, het liefst vastgelegd in een HR-beleid, dragen enorm bij aan het werkgeluk van je medewerkers en dat resulteert weer in:

• Meer winstgevendheid (tot wel 30%)
• Meer klanttevredenheid
• Minder fouten
• Continuïteit op de werkvloer
• Kostenbesparing van werving, selectie en training van nieuwe werknemers

HR cyclus vs functionerings- en beoordelingscyclus

Veel HR-managers noemen de functionerings- en beoordelingscyclus de HR-cyclus. Hiermee bedoelen ze de periodieke gesprekscyclus met medewerkers binnen een bedrijf, bestaande uit het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Uiteraard kan een HR-cyclus kan ook breder geïnterpreteerd én ingezet worden. De brede HR-cyclus is onder te verdelen in 3 fasen, namelijk instroom, doorstroom en uitstroom. Hieronder leggen we uit wat deze fasen inhouden.

HR-cyclus fase 1: instroom

De eerste fase in de HR-cyclus is instroom. Dit heeft alles te maken met het aannemen van de juiste medewerker. Maar daar komt meer bij kijken dan het plaatsen van een vacature en het voeren van een sollicitatiegesprek. Er zijn meer elementen nodig om de juiste persoon op de juiste plek te zetten. De volgende elementen vormen de instroom van een nieuwe medewerker:

1. Functieprofiel
Een handig intern document waarin je de toekomstige functie (uitgebreid) op papier zet. Hierop baseer je de vacature(tekst). Lees meer over het opstellen van functieprofielen.

2. Werving van personeel
Het bepalen van de juiste doelgroep en een aansluitend kanaal om je vacature onder de aandacht te brengen, het schrijven van een wervende vacaturetekst, et cetera. Lees meer tips hoe je personeel kunt werven & selecteren.

3. Onderhandeling
Onderhandeling over de hoogte van het salaris, scholing, bonussen, doorgroeimogelijkheden, et cetera.

4. Bepaling van arbeidsvoorwaarden
Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van de onderhandeling en eventueel geldende cao.

5. Aanstelling
Het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst door beide partijen.

6. Onboarding
De periode van de eerste dag van de nieuwe medewerker tot het moment waarop hij/zij volledig geïntegreerd is in de organisatie. Lees meer over een onboarding proces.

7. (Eventueel) de re-integratie na langdurige afwezigheid
Terugkeer naar de oude functie, of een aangepaste functie binnen het bedrijf.

HR-cyclus fase 2: doorstroom

Het tweede element in de HR-cyclus is doorstroom. In deze fase staat het behouden en ontwikkelen van medewerkers binnen je organisatie centraal om de kennis en professionaliteit in je organisatie te behouden. Want, hoe zorg je voor gezonde en gemotiveerde medewerkers? Hoe zorg je dat de perfecte medewerker goed in zijn vel zit/blijft zitten, veilig kan werken en voldoende uitdaging en groei vindt in zijn werkzaamheden? Gezonde en gemotiveerde medewerkers zorgen voor betere resultaten. Om dat te bereiken is het belangrijk om onder andere de ontwikkeling van je medewerkers te stimuleren, je waardering richting je medewerkers te uiten en je te richten op talentmanagement.

Grofweg bestaat deze fase uit de volgende onderdelen:

1. Functioneren en beoordelen
Tijdens jaarlijkse planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken

2. Salarishuis
Bestaande uit salarisschalen per functie – en het niveau daarbinnen. Lees meer over het salarishuis

3. Talentmanagement
Het sturen op de sterke punten, talenten, van een medewerker, in plaats van op verbeterpunten. Ontdek meer over talentmanagement.

4. Opleiding en ontwikkeling
Denk aan interne en/of externe trainingen, coaching/learning on the job of persoonlijke ontwikkeling met behulp van een psycholoog of coach.

5. Arbeidsomstandigheden
Denk hierbij aan arbo-contract, een RI&E, BHV.

6. Verzuim
Wat zijn de protocollen binnen je bedrijf bij (langdurig) verzuim?

7. Dossieropbouw
Het vastleggen van gespreksverslagen.

8. Medewerker tevredenheid onderzoek (MTO)
Het (periodiek) bevragen en meten van de tevredenheid van het personeel.

HR cyclus fase 3: uitstroom

Het derde en laatste element in de HR-cyclus is uitstroom. Uitstroom heeft alles te maken met het vertrek van een medewerker. Dit vertrek, om welke reden dan ook, wil je als werkgever in goede banen leiden. Ook het managen van uitstroom is onderdeel van goed werkgeverschap en kan zelfs invloed hebben op het imago van je bedrijf. Met de juiste aanpak kun je je ex-medewerkers zelfs ambassadeurs maken. Daarnaast is er een aantal zaken dat juridisch gezien van je wordt verwacht wanneer een medewerker uit dienst gaat. Het gaat dan om de volgende zaken:

1. Exitstrategie
Strategische richtlijnen omtrent het vertrek van een medewerker waaruit je lering trekt. Denk aan het voeren van inhoudelijke exitgesprekken of het sturen op natuurlijk verloop binnen je bedrijf.

2. Uitdiensttredingsprocedure
Praktische richtlijnen omtrent het vertrek van een medewerker. Denk aan voldoende tijd voor overdracht, het opnemen van vakantiedagen, het afmelden bij het pensioenfonds, een informeel afscheidsmoment, et cetera.

3. Vaststellingsovereenkomst
De beëindiging van een arbeidscontract met wederzijds goedvinden.

4. Outplacement
De begeleiding van een medewerker, door de huidige werkgever, naar een nieuwe baan bij een andere werkgever. Denk aan omscholing bijvoorbeeld.

5. (Vervroegd) pensioen
Denk aan het beëindigen van de arbeidsovereenkomst wegens pensioen, of het aanpassen van de arbeidsovereenkomst als de medewerker bijvoorbeeld met deeltijdpensioen gaat.

HR-cyclus inrichten kost tijd

Het succesvol inrichten of optimaliseren van (een onderdeel van) de brede HR-cyclus vergt niet alleen een hoop kennis, maar ook tijd. Zelfs als je een interne HR-afdeling hebt, is het fijn om even te sparren met een externe expert of gewoon extra denk- en doekracht in te kopen. Onze Please HR Professionals zet je daar perfect voor in; op uurbasis voor kleine taken of projecten of op interimbasis voor de langere termijn, bijvoorbeeld ter aanvulling van je HR-team. Kun je hulp gebruiken bij het inrichten of optimaliseren van je HR-cyclus? Neem dan contact met ons op!