Hoe voer je een exitgesprek?

Het vertrek van een werknemer wil je te allen tijde goed laten verlopen. Dit kan met een exitgesprek. In dit artikel leggen we uit wat het is, welke varianten er zijn en waarom het zo belangrijk is.

Wat is een exitgesprek?

Het exitgesprek is een vast onderdeel van het offboarding proces en de algehele employee journey. In zo’n exitgesprek kun je als werkgever vragen naar de redenen van het ontslag en mogelijke manieren hoe je het als werkgever of bedrijf beter had kunnen doen. Zo’n exitgesprek is niet altijd leuk, want het kan ook plaatsvinden nadat jij als werkgever een dienstverband vroegtijdig hebt beëindigd. Het gesprek kan daarentegen wel iets positiefs opleveren. Dit is namelijk een goed moment om fouten te erkennen en hier lering uit te trekken. Zo kun je deze bij de volgende medewerker vermijden.

Waarom zijn exitgesprekken zo belangrijk?

Wanneer een exitgesprek plaats vindt na een slecht nieuwsgesprek kan het verleidelijk zijn om zo snel mogelijk afscheid te nemen van een medewerker. We horen je denken: uit het oog, uit het hart. Toch is een exitgesprek enorm belangrijk om een aantal redenen:

1 Constateren van problemen
Wanneer een medewerker het bedrijf gaat verlaten, is het voor de medewerker veel gemakkelijker om problemen aan te kaarten. Op deze manier krijg je dus meer inzicht in de bedrijfscultuur en kun je eventuele (structurele) problemen aan het licht brengen.

2 Verbeteren van het imago
Een vervelend vertrek kan invloed hebben op het imago van je bedrijf en hoge kosten met zich meebrengen. Met een exitgesprek kun je de samenwerking op een harmonieuze manier beëindigen. Als je tijdens zo’n gesprek goed naar vertrekkende medewerkers luistert is de kans groot dat ze een goede herinnering aan je bedrijf overhouden en zullen ze jou misschien wel als werkgever aanbevelen.

Het proces van een exitgesprek

Maar hoe doorloop je het proces van een exitgesprek eigenlijk? We leggen het je graag uit…

Stap 1: Plan een moment voor het exitgesprek
Plan niet te kortdag, maar zorg ervoor dat jullie beiden de tijd hebben om het gesprek goed voor te bereiden.

Stap 2: Voorbereiding
Ga het gesprek goed voorbereid in. Ook deze stap spreekt voor zich, maar ga van tevoren goed na welke informatie je wilt krijgen van vertrekkende medewerkers. Zo kun je erachter komen wat er misschien beter en waar pijnpunten zitten.

Stap 3: Het exitgesprek
Mogelijk ziet de vertrekkende medewerker op tegen dit gesprek, dus:

  • Zorg voor een luchtige opening
  • Heeft je medewerker een nieuwe baan? Feliciteer de medewerker met de nieuwe functie en toon interesse
  • Vertel jouw eigen verwachtingen van het gesprek
  • Vraag de medewerker te vertellen over zijn/haar loopbaan en ervaringen binnen jouw bedrijf
  • Luister actief en ga vooral niet in discussie
  • Bewaak een neutrale sfeer en stimuleer een positief gevoel

Stap 4: Evaluatie van het gesprek
Deel de kennis die je tijdens het exitgesprek hebt opgedaan bijvoorbeeld de manager van de uitdienstgaande medewerker of andere betrokkenen. Je kunt eventueel, aan de hand van de inzichten, het personeelsbeleid aanscherpen. Zorg dan wel voor voldoende draagvlak en spar dus ook met medewerkers die nog in dienst zijn.

Tip! Op deze manier zorg je ervoor dat jouw uitdienstgaande medewerker met een goed gevoel vertrekt én heb jij de mogelijkheid om jezelf en je organisatie te verbeteren! Meer weten over een goede uitdiensttreding? Lees dan het artikel ‘Goede uitdiensttreding van je medewerker? Zo doe je dat!’.

Heb je behoefte aan extra handjes op het gebied van HR?

Dan zijn onze HR Professionals misschien wel iets voor jou!

Ontdek HR Professionals

Vraag maar raak!

Heb je vragen over een goede uitdiensttreding van je medewerker? Ik help je graag verder.

Loes Mennen HR expert | Please

Gerelateerde artikelen

Vakantierooster maken

Strategische personeelsplanning (SPP)

Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

5 werkgeverstips voor schoonheidsspecialisten

Bedrijfscultuur

Alles over het prestatieloon

Wat is een hitteplan en hoe maak je het?

HR3P-matrix

Succesvol personeel werven in 4 stappen