Wetsvoorstel verplicht vertrouwenspersoon: zo bereid je je organisatie voor

Wat is een vertrouwenspersoon?

Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, zorg je ervoor dat je medewerkers terechtkunnen met vragen of meldingen over ongewenst gedrag. Denk aan pesten, discriminatie, agressie of opmerkingen over iemands afkomst of geloof. Voor jou als werkgever helpt dit om signalen eerder op te vangen en te voorkomen dat situaties onnodig oplopen.

De vertrouwenspersoon luistert, bespreekt mogelijke vervolgstappen en begeleidt de medewerker waar nodig. Soms is een informeel gesprek met een collega of leidinggevende voldoende. In andere situaties past een klachtenprocedure, bemiddeling of doorverwijzing naar bijvoorbeeld de bedrijfsarts beter. De vertrouwenspersoon onderzoekt de melding niet en bepaalt niet wie gelijk heeft. De medewerker houdt zelf de regie en gesprekken blijven vertrouwelijk.

Daarnaast kan de vertrouwenspersoon de werkgever adviseren over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag. Door meldingen anoniem te registreren, kunnen patronen zichtbaar worden. Wanneer er bijvoorbeeld meerdere signalen over dezelfde afdeling binnenkomen, biedt dat aanleiding om gericht te kijken naar de samenwerking, het leiderschap of de afspraken binnen het team.

Wetsvoorstel verplicht vertrouwenspersoon

Als werkgever ben je nu al verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Volgens de Arbowet moet je beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk, pesten, agressie en intimidatie zoveel mogelijk te voorkomen.

Daarnaast ligt er een wetsvoorstel dat werkgevers met tien of meer werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel aangenomen. De behandeling in de Eerste Kamer loopt nog en de ingangsdatum is nog niet vastgesteld. Dat betekent niet dat je kunt afwachten. Door nu al afspraken te maken, voorkom je dat je straks onder tijdsdruk een oplossing moet zoeken. Tegelijkertijd laat je aan je medewerkers zien dat je sociale veiligheid serieus neemt.

Een interne of externe vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon hoeft niet bij je in dienst te zijn. Je kunt kiezen voor een interne medewerker, een externe vertrouwenspersoon of een combinatie daarvan.

Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de bedrijfscultuur. Diegene moet wel voldoende tijd, scholing en ruimte krijgen om de rol onafhankelijk uit te voeren. Houd ook rekening met mogelijke belangenconflicten. Een leidinggevende of HR-medewerker heeft vanuit de eigen functie vaak andere verantwoordelijkheden, waardoor medewerkers minder vrij kunnen praten.

Voor mkb-organisaties biedt een externe vertrouwenspersoon vaak meer afstand en privacy. In een klein team kent iedereen elkaar goed. Een medewerker kan dan twijfelen om een gevoelige situatie met een directe collega te bespreken. Een externe vertrouwenspersoon via een arbodienst, brancheorganisatie of gespecialiseerde aanbieder verlaagt die drempel.

Welke vorm je ook kiest, de vertrouwenspersoon moet kennis hebben van ongewenste omgangsvormen, relevante wetgeving, groepsprocessen en machtsverhoudingen binnen organisaties. Een erkende opleiding is niet verplicht, maar helpt wel om de rol professioneel uit te voeren. Betrek ook de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bij je keuze.

Maak de vertrouwenspersoon onderdeel van je beleid

Een vertrouwenspersoon is een belangrijk onderdeel van goed personeelsbeleid. Medewerkers moeten weten wie de vertrouwenspersoon is, waarvoor ze contact kunnen opnemen en hoe ze dat doen. Deel de contactgegevens daarom bij de onboarding van een nieuwe collega en neem deze op in het personeelshandboek en de interne medewerkersomgeving. Leg ook uit wat medewerkers van een gesprek kunnen verwachten en herhaal deze informatie regelmatig, bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg of via een intern bericht. Zo voorkom je dat medewerkers door onduidelijkheid geen contact opnemen of te lang met een situatie blijven rondlopen.

Koppel de rol van de vertrouwenspersoon aan duidelijke afspraken over gewenst en ongewenst gedrag. Een gedragscode helpt je om deze afspraken vast te leggen en maakt voor medewerkers duidelijk waar grenzen liggen. Daarin beschrijf je bijvoorbeeld welk gedrag niet wordt geaccepteerd, hoe medewerkers een situatie kunnen melden en welke stappen daarna volgen.

Zorg daarnaast voor een heldere klachtenprocedure en leidinggevenden die signalen herkennen en serieus oppakken. Zo wacht je niet tot een situatie uit de hand loopt, maar bouw je actief aan een werkomgeving waarin medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, waar ze terechtkunnen en zich veilig genoeg voelen om zich uit te spreken.

Regel het voordat het nodig is

Wacht niet af, maar bereid je organisatie nu al voor. Bepaal of een interne of externe vertrouwenspersoon het beste bij je bedrijf past, leg de rol goed vast en maak de contactgegevens makkelijk vindbaar. Daarmee bereid je je niet alleen voor op nieuwe wetgeving maar laat je ook zien dat je goed werkgeverschap en het welzijn van je medewerkers serieus neemt.

Please helpt ondernemers om personeelsbeleid duidelijk en praktisch in te richten. Wil je weten welke aanpak bij jouw bedrijf past? Neem contact met ons op. Samen zorgen we dat je personeelszaken goed geregeld zijn.