Stap 1: Vraag medewerkers z.s.m. hun vakantieaanvraag in te dienen
In de zorg is het niet ongebruikelijk dat de verlofaanvragen al een half jaar van tevoren ingediend moeten worden. Op kantoor of in de winkel zal dat misschien niet nodig zijn, maar toch is het belangrijk om te weten wanneer je werknemers vrij willen zijn. Zo weet je waar knelpunten ontstaan of wanneer je juist te veel medewerkers hebt. Stel een vaste deadline, bijvoorbeeld 1 mei, waarop medewerkers hun vakantieaanvraag moeten indienen.
Stap 2: Bepaal de minimale bezetting
Uit voorgaande jaren, of ervaring van andere ondernemers, kun je afleiden hoeveel personeel je nodig hebt voor het vakantierooster. Verwacht je toenemende drukte omdat je een horecabedrijf runt? Zorg dan dat je personeel enkel de dagelijkse werkzaamheden uitvoert. Neemt de hoeveelheid werk juist af in de zomer omdat je opdrachtgevers ook vakantie vieren? Stuur medewerkers op cursus, voer grote klussen uit waar je door drukte niet aan toe bent gekomen of besluit tot een collectieve bedrijfssluiting.
Stap 3: Beoordeel ingediende vakantieaanvragen binnen 2 weken
Zodra je een vakantieaanvraag ontvangt, heb je volgens de wet 2 weken de tijd waarin je de vakantieaanvraag mag goedkeuren of weigeren. Reageer je niet binnen deze termijn, dan is de aanvraag automatisch goedgekeurd. Let wel dat je een aanvraag alleen mag weigeren:
- in verband met zwaarwegende bedrijfsbelangen (bijvoorbeeld dat je anders onmogelijk het vakantierooster kunt maken).
Stap 4: Los knelpunten op
Uiteraard wil je je medewerkers tegemoetkomen, ook als er knelpunten ontstaan doordat medewerkers tegelijk op vakantie gaan. Wat je kunt doen is:
- medewerkers zelf met een oplossing laten komen;
- medewerkers die gebonden zijn aan schoolvakanties of de bouwvak voorrang geven;
- je extra beroepen op parttimers;
- uitzendkrachten, stagiaires en/of vakantiekrachten aannemen.
Vooral in branches waar je te maken hebt met pieken in je bezettingsgraad is flexibiliteit erg belangrijk. Het is fijn om snel en eenvoudig op- en terug te schalen indien nodig. Naast je vaste personeel is het dan ook prettig om een flexibele schil te hebben.
Stap 5: Maak het vakantierooster op tijd bekend
Als je van je medewerkers vraagt hun aanvragen z.s.m. in te dienen, is het natuurlijk wel zo netjes om ook z.s.m. het definitieve vakantierooster bekend te maken. Op deze manier weten al je medewerkers waar ze aan toe zijn. Hang hem groot op in de kantine of stuur de planning per e-mail of WhatsApp.
Meer weten over de mogelijkheden van vakantiecontracten of de flexibiliteit die Please je kan bieden? Neem gerust contact op met een van onze adviseurs, Arno van Helvoirt bijvoorbeeld. Hij vertelt je alles over de mogelijkheden voor jouw bedrijf tijdens een persoonlijk gesprek.
Veelgestelde vragen over een vakantierooster maken
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
Een goed vakantierooster voorkomt onderbezetting, overbezetting én stress in de zomervakantie. Je hebt vooraf inzicht in wie wanneer weg is, of je moet opschalen met flexkrachten, of dat je juist werkzaamheden kunt inplannen zoals klussen, cursussen of een tijdelijke bedrijfssluiting. Zo blijft je bedrijf ook in de zomer goed doordraaien.
-
Kijk naar:
- ervaringen en bezetting van vorige jaren;
- de aard van je bedrijf: wordt het in de zomer drukker (bijv. horeca) of juist rustiger?
- welke functies altijd aanwezig moeten zijn (bijvoorbeeld sleutelrollen of BHV).
Op basis hiervan bepaal je per dag of week de minimale bezetting die nodig is om veilig en efficiënt te kunnen werken.
-
Volgens de wet moet je een vakantieaanvraag binnen 2 weken beoordelen. Reageer je niet op tijd, dan wordt de vakantieaanvraag automatisch als goedgekeurd gezien. Zorg dus dat je aanvragen structureel en tijdig beoordeelt, zeker in aanloop naar de
-
Ja, maar alleen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. Denk aan situaties waarin je anders de minimale bezetting niet haalt en het werk niet meer uitvoerbaar of veilig is. Weiger je een aanvraag, motiveer dit dan duidelijk en kom – waar mogelijk – met een alternatief voorstel.
-
Met een flexibele schil (uitzendkrachten, oproepkrachten, vakantiekrachten) kun je:
- tijdelijke gaten in het vakantierooster opvullen;
- piekmomenten in de zomer beter opvangen;
- vaste medewerkers hun vakantie gunnen zonder dat de dienstverlening stilvalt.
Vooral in seizoensgebonden branches maakt een flexibele schil het verschil tussen onderbezetting en een soepel draaiende zomerplanning.
Vraag maar raak!
Heb jij een vraag betreffende het maken van het vakantierooster? Onze experts helpen je graag verder.
