Wat is salarisverwerking?

Wat is salarisverwerking?

Salarisverwerking is een administratief proces om ervoor te zorgen dat werknemers op tijd het juiste salaris ontvangen. Het vereist nauwkeurigheid en consistentie en wordt meestal uitgevoerd door een salarisadministrateur of de afdeling salarisadministratie van een bedrijf, al dan niet met behulp van salarisadministratie software. Je kunt er ook voor kiezen om de gehele salarisadministratie uit te besteden aan een externe dienstverlener zoals een salarisadministratiekantoor.

Stappen van het verwerkingsproces

De salarisverwerking is een proces dat wekelijks, vierwekelijks of maandelijks wordt herhaald, afhankelijk van het afgesproken betalingsmoment. Grofweg bestaat dit proces uit 5 stappen, namelijk:

• Gegevensverzameling: Het begint allemaal met het verzamelen van nauwkeurige werknemersgegevens, zoals gewerkte uren, afwezigheden, bonussen en andere relevante informatie.
• Berekening: Vervolgens worden de brutosalarissen berekend door alle toepasselijke toeslagen en bonussen toe te voegen en aftrekposten zoals belastingen, sociale zekerheidsbijdragen en pensioenpremies af te trekken.
• Verificatie en goedkeuring: Voordat de salarissen worden uitbetaald, moet het berekende salaris gecontroleerd en goedgekeurd worden om fouten te voorkomen.
• Uitbetaling: Salarissen worden overgemaakt via overboekingen naar de bankrekeningen van de werknemers.
• Rapportage en archivering: Tenslotte moeten de salarisgegevens worden gerapporteerd en moet de documentatie worden gearchiveerd (minimaal 7 jaar) voor toekomstige referentie en regelgevende compliance.

Wat is het verschil tussen salarisverwerking en salarisadministratie?

De termen “salarisverwerking” en “salarisadministratie” worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar verschillende aspecten van het beheer van salarissen. Salarisadministratie is een breder begrip dat niet alleen de verwerking van salarissen omvat, maar ook het bijhouden van alle documentatie met betrekking tot de salarissen van werknemers, denk aan:

• het bijhouden van persoonlijke gegevens van werknemers;
• registratie van gewerkte uren;
• bijhouden van vakantiedagen, ziektedagen, en andere verlofuren; en
• het beheren van belastingdocumenten en andere wettelijke vereisten.

Wat kost salarisverwerking?

De kosten verschillen per bedrijf. Zo spelen de grootte van het bedrijf, de complexiteit van de salarisstructuur en of de verwerking intern wordt gedaan of wordt uitbesteed aan een externe dienstverlener een rol.

Wat kost interne salarisverwerking?

Als je de verwerking intern houdt, moet je rekening houden met de kosten voor salarissoftware of een geïntegreerd HR-systeem, training van personeel en de tijd die medewerkers besteden hieraan. De kosten voor software kunnen variëren van een paar honderd tot enkele duizenden euro’s per jaar, afhankelijk van de functionaliteit en het aantal werknemers. Daarnaast loop je, als je het intern regelt het risico dat het vastloopt als jouw loonadministrateur ziek of op vakantie is.

Wat kost het uitbesteden van je salarisverwerking?

Veel bedrijven kiezen ervoor om hun salarisverwerking uit te besteden aan gespecialiseerde bureaus. De kosten voor uitbesteding zijn meestal gebaseerd op een prijs per werknemer per periode. Deze kosten kunnen variëren van ongeveer €5 tot €10 per werknemer per maand voor standaarddiensten. Daarnaast moet je rekenen op extra kosten zoals:

• Eenmalige opstartkosten – €85 tot €300
• Eenmalige registratiekosten per medewerker – €20 tot €40
• Kosten per jaar – €50 tot €150

Afhankelijk van de gekozen service kunnen er extra kosten zijn voor het opzetten van het systeem, jaarlijkse updates en speciale rapportages. Ook kunnen er extra kosten zijn voor het verwerken van bijzondere situaties zoals bonussen, ontslagvergoedingen, en pensioenbijdragen.

Tot meer voor uitgebreidere pakketten die bijvoorbeeld ook arbeidsrechtelijke ondersteuning en HR-diensten omvatten, zoals de salarisadministratie dienstverlening van Please.