Heb óf wil jij personeel in dienst, maar zie jij als een berg op tegen alle administratieve taken die daarbij komen kijken? Dan gaat payroll jou enorm helpen. Maar wat is payrolling precies? Wat doen payroll bedrijven? En wat zijn de voordelen van payroll? Lees snel verder om antwoord te krijgen op deze en andere vragen over payrolling.
- Hoe werkt payroll?
- Wat is een payroll contract?
- Wat doen payrollbedrijven?
- Wat kost payroll?
- Wat zijn de voordelen van payrolling?
- Voor wie is payroll interessant?
- Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden?
- Wat is payroll met Please?
- Veelgestelde vragen over payroll
- Direct schakelen? Geen probleem!
Hoe werkt payroll?
Het onderbrengen van je (toekomstige) personeel aan een externe partij lijkt misschien een grote stap, maar met de juiste begeleiding is het vaak snel en eenvoudig geregeld. Globaal ziet het traject er zo uit:
- Adviesgesprek
Tijdens een eerste gesprek wordt de situatie van de ondernemer in kaart gebracht. Denk hierbij aan het aantal medewerkers, het type functies, de gewenste arbeidsvoorwaarden en de specifieke uitdagingen op HR-gebied. - Contract en werkgeverschap
Je huidige medewerkers ontvangen een nieuwe arbeidsovereenkomst van het payroll bedrijf. Dit bedrijf wordt namelijk de juridische werkgever. Het payroll bedrijf verzorgt het opstellen en ondertekenen van het arbeidscontract, inclusief arbeidsvoorwaarden. Hierbij wordt gelet op actuele wetgeving en cao-regelgeving, pensioenregelingen en andere (bedrijfsspecifieke) arbeidsvoorwaarden die gelden binnen jouw bedrijf en van toepassing zijn op de contracten van je medewerkers. - Werving en selectie
Ben je op zoek naar nieuwe medewerkers? Dan werf en selecteer je zelf de medewerker(s) die je in je bedrijf wilt laten werken. Het payrollbedrijf is meestal niet betrokken bij deze stap. - Salarisadministratie en betalingen
Het payrollbedrijf regelt de volledige loonadministratie:
– Berekening van bruto- en nettoloon
– Afdracht van loonbelasting en sociale premies
– Verstrekking van loonstroken en jaaropgaven
– Uitbetaling van het salaris aan de medewerker - Arbeidsrechtelijke zaken
Zaken zoals ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, ontslagprocedures en vakantieopbouw worden ook juridisch en administratief door het payrollbedrijf geregeld. Zij dragen de risico’s die normaal bij een werkgever horen. - Praktische aansturing
Jij blijft als opdrachtgever de dagelijkse leiding houden. Jij bepaalt het werk, de werktijden, de verlofdagen (binnen wettelijke kaders) en geeft functionele aanwijzingen. In de praktijk merken werknemers nauwelijks verschil. - Kosten
Jij ontvangt maandelijks één duidelijke factuur voor al je medewerkers. Het payrolltarief bestaat uit het brutoloon + de payroll factor. In de payrollfactor zijn onder andere werkgeverslasten én de dienstverlening van het payrollbedrijf opgenomen.
Wat is een payroll contract?
Een payroll contract is een arbeidsovereenkomst tussen een werknemer en een payrollbedrijf (niet met jouw eigen bedrijf). Dit contract regelt de arbeidsvoorwaarden, zoals loon, vakantie, opzegtermijnen en pensioen. Vaak worden in een payroll contract de arbeidsvoorwaarden afgestemd op de cao of arbeidsvoorwaarden van jouw branche, om gelijkheid met je andere medewerkers te behouden (sinds de Wet arbeidsmarkt in balans – WAB, 2020)
Er zijn twee soorten payrollcontracten:
- Bepaalde tijd: tijdelijk contract met een einddatum.
- Onbepaalde tijd: vast dienstverband zonder einddatum.
Wat doen payrollbedrijven?
Een payrollbedrijf biedt een breed pakket aan diensten om werkgevers te ontzorgen. De belangrijkste taken zijn:
- Het opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten
- Loonadministratie en salarisbetaling
- Afdracht van sociale verzekeringspremies en belastingen
- Ziekteverzuimbegeleiding volgens de Wet verbetering poortwachter
- Arbeidsrechtelijke ondersteuning bij conflicten of ontslagprocedures
- Advisering bij wijzigingen in wet- en regelgeving
Sommige payrollbedrijven bieden daarnaast extra’s zoals HR-advies, pensioenregelingen en digitale platforms voor personeelsbeheer.
Benieuwd hoe Please dit aanpakt? Lees hier meer over payrolling via Please.
Wat kost payroll?
De kosten van payroll bestaan uit twee delen:
- Brutoloon van de medewerker: Dit is het basissalaris dat wordt afgesproken.
- Payrollfactor: Een opslagpercentage bovenop het brutoloon. Deze factor dekt werkgeverslasten, verzuimrisico’s, administratieve kosten en de dienstverlening van het payrollbedrijf.
Rekenvoorbeeld:
Stel, een medewerker verdient €15 bruto per uur. Met een factor van 1,6 betaal je €24 per gewerkt uur aan het payrollbedrijf. Dit bedrag dekt het brutoloon + werkgeverslasten + servicekosten
De hoogte van de payrollfactor wordt beïnvloed door factoren zoals:
- De branche waarin je actief bent
- De omvang van de dienstverlening
- De risicoverdeling bij ziekte
- De mate van flexibiliteit en aanvullende afspraken (zoals pensioen)
Let op, niet elke aanbieder biedt dezelfde dekking binnen de factor. Vergelijk daarom niet alleen op prijs, maar ook op inhoud.
Meer weten? Lees hier verder over de kosten van payroll.
Wat zijn de voordelen van payrolling?
Hoewel payroll iets duurder lijkt dan iemand “zelf in dienst nemen”, krijg je er ook veel voor terug, namelijk: minder administratieve lasten, minder risico’s en meer tijd voor je personeel en je bedrijf.
- Minder administratie en rompslomp
Je hoeft geen loonadministratie, belastingen, pensioenafdrachten of ziekteverzuimregistratie meer zelf te regelen. Het payrollbedrijf neemt dit allemaal uit handen. - Minder werkgeversrisico’s
Arbeidsrechtelijke risico’s, zoals doorbetaling bij ziekte, re-integratieverplichtingen en ontslagprocedures, liggen bij het payrollbedrijf, niet bij jou. - Snelle en eenvoudige indiensttreding
Nieuwe medewerkers kunnen vaak binnen enkele dagen via het payrollbedrijf worden ingezet, zonder dat je zelf nieuwe arbeidsovereenkomsten hoeft op te stellen. - Focus op je kernactiviteiten
Doordat je minder tijd kwijt bent aan personeelszaken, kun je je beter concentreren op (het laten groeien van) je bedrijf en de aansturing van je medewerkers - Advies en ondersteuning
Payrollbedrijven hebben kennis van wet- en regelgeving rondom arbeid, cao’s en ontslag. Ze kunnen je adviseren en helpen fouten te voorkomen. - Kostenbeheersing
Hoewel je een opslag betaalt, weet je precies wat je personeelskosten zijn per gewerkt uur, zonder onverwachte extra’s zoals loondoorbetalingsverplichtingen bij langdurige ziekte. - Professionele personeelsadministratie
Je profiteert van systemen voor urenregistratie, loonstroken, jaaropgaven en andere HR- en administratieve processen, vaak via handige online portals.
Voor wie is payroll interessant?
Payroll is geschikt voor verschillende organisaties, zoals
- Startende ondernemers
– Je hebt nog weinig ervaring met personeelszaken en wilt geen fouten maken met arbeidsrecht of loonadministratie.
– Je wilt snel personeel inzetten zonder ingewikkelde werkgeversverplichtingen - Mkb-bedrijven
– Bedrijven die willen groeien maar niet direct een complete HR-afdeling kunnen of willen opzetten.
– Je wilt je focussen op de kern van je bedrijf en personeel flexibel kunnen inzetten. - Bedrijven die risico’s willen beperken
– Bedrijven die de salarisadministratie wellicht wel zelf zouden kunnen opzetten, maar de werkgeversrisico’s tot een minimum willen beperken.
– Payrolling vangt risico’s bij ziekte, ontslag en cao-verplichtingen op.
Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden?
Het belangrijkste verschil tussen payroll en uitzenden is dat bij payroll je als ondernemer zélf verantwoordelijk bent voor de werving en selectie van je personeel. Bij uitzenden besteed je naast het contractbeheer, verloning, et cetera, ook de werving en selectie uit aan een externe partner. Daarnaast mogen payrollmedewerkers alleen bij jou op de werkvloer ingezet worden en uitzendkrachten mogen ook bij andere bedrijven ingezet worden door het uitzendbureau.
Meer weten? Lees hier het uitgebreide artikel over het verschil tussen payroll en uitzenden.
Wat is payroll met Please?
Please is al ruim 25 jaar payroll expert voor het MKB. We weten dus precies hoe we jou en je bedrijf kunnen ontzorgen en ondersteunen. En wist je dat je bij Please niet alleen kunt payrollen, maar ook bij ons terecht kunt voor uitzenden, salarisadministratie, expatdiensten, zzp-diensten én interim HR-professionals? Welke werkgeversuitdaging je dus ook hebt, wij hebben de oplossing.
Maar waar onze opdrachtgevers met name enthousiast over zijn is: Aybler. Het digitale platform (incl. app) waar je ál jouw personeelszaken regelt, communiceert met je team, roosters en inwerkinstructies deelt, verlof- en verzuim registreert en nog zóveel meer.
Meer weten? Lees hier verder over payroll met Please.
Veelgestelde vragen over payroll
Mag een medewerker een payroll contract weigeren?
Ja, dat kan. Een medewerker is niet verplicht een payroll contract te accepteren. Je kunt dan besluiten de medewerker zelf in dienst te nemen, mits je hiervoor de juiste voorzieningen hebt. Of je kiest ervoor de medewerker niet in dienst te nemen. Wil je een medewerker met een vast contract een payroll contract aanbieden en weigert de medewerker dit, dan kun je de medewerker niet dwingen. Je kunt echter wel de medewerker meer bekend maken met de voordelen van payroll en uitleggen waarom jij ervoor kiest om samen te werken met een payroll bedrijf.
Welke cao geldt voor payrollkrachten?
Sinds 1 januari 2020 hebben payroll- en uitzendkrachten niet meer dezelfde rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. De WAB (wet arbeidsmarkt in balans) bracht toen namelijk onderscheid aan tussen payrollkrachten en uitzendkrachten. Hierdoor is de cao voor uitzendkrachten (ABU of NBBU) niet langer van toepassing op payrollkrachten. Payrollkrachten hebben nu dezelfde rechtspositie als iedere andere medewerker en volgen de verplicht gestelde branche cao (indien deze er is) dat van toepassing is op het bedrijf waarin de payrollkracht werkt.
Kan ik personeel flexibel inzetten via payroll?
Via payroll moet je na 3 tijdelijke contracten in 3 jaar tijd een contract voor onbepaalde tijd aanbieden. Ook een contract voor onbepaalde tijd kun je aanbieden via een HR-, payroll- of uitzendbedrijf. Maximaal flexibel personeel inzetten (tot 4 jaar) is niet meer mogelijk via payrolling. Wil je als ondernemer toch gebruikmaken van maximale flexibiliteit als het aankomt op contractvormen? Dan kies je voor uitzenden. De werknemer wordt dan geworven door het uitzendbedrijf en niet exclusief aan je ter beschikking gesteld.
Lees hier hoe je jouw personeel flexibel inzet door middel van de uitzenddienstverlening van Please.
Direct schakelen? Geen probleem!
Overweg jij te starten met payroll? Plan een geheel vrijblijvend adviesgesprek met een van onze adviseurs. Tot snel!
Veelgestelde vragen over payrolling
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
De vraag ‘Wat is payroll precies’ krijgen we vaak. Payrolling is een dienst waarbij een ondernemer het juridisch werkgeverschap van zijn of haar medewerker(s) uitbesteedt aan een gespecialiseerd payrollbedrijf, zoals Please. Dit betekent dat het payrollbedrijf de formele werkgever wordt, terwijl de ondernemer nog steeds de dagelijkse aansturing en begeleiding doet. Lees meer over hoe payroll werkt.
-
Payroll is al interessant vanaf 1 medewerker en biedt met name een oplossing wanneer je:
- af wilt van de administratieve rompslomp;
- de risico’s van zieke medewerkers wilt beperken;
- je personeelszaken goed wilt regelen.
-
Dit is één van de 5 grootste misvattingen, maar is niet het geval. Uiteraard betaal je voor de dienstverlening van een payroll bedrijf. Maar daarnaast zijn ook de kosten voor juridische bijstand bij arbeidszaken, Arbo-contracten en een verzuimverzekering inbegrepen. Je bespaart niet alleen kostbare tijd, maar ook bieden veel payroll bedrijven een schaalvoordeel doordat zij op grote schaal kunnen inkopen. Benieuwd wat payroll precies kost én wat in de payroll factor is inbegrepen?
-
We spreken van een payrollkracht als het payroll-/uitzendbedrijf niet betrokken was bij de werving en selectie van de medewerker, én als de medewerker exclusief ter beschikking wordt gesteld aan dezelfde opdrachtgever.
-
Binnen een payroll constructie is het payroll bedrijf de juridisch werkgever. De ondernemer die zijn personeel bij een payroll bedrijf onderbrengt verzorgt de dagelijkse aansturing van de medewerkers op de werkvloer. Alle overige personele zaken worden overgenomen door het payroll bedrijf.
Vraag maar raak
Wat wil jij weten over payrolling? Laat het ons weten. Onze experts geven graag antwoord op jouw vraag.
