Fase 1 - De ziekmelding voorafgaand aan het verzuimproces
Een werknemer kan zich om diverse redenen ziek melden. De oorzaak van de ziekmelding is cruciaal voor de duur van het ziekteverzuim en de fases die jij en de werknemer zullen doorlopen. Toch mag je als werkgever niet vragen waarom je werknemer zich ziek meldt.
Je mag wel vragen hoe lang je werknemer verwacht ziek te zijn. Je werknemer mag natuurlijk wel uit zichzelf de reden van ziek melden vertellen. Deze reden mag je echter wegens de privacywetgeving AVG niet vastleggen.
Verplichte aansluiting arbodienstverlener
Sinds 1 juli 2018 is iedere werkgever in Nederland verplicht om aansluiting te hebben bij een arbodienstverlener. Ziekmeldingen moeten dan ook uiterlijk binnen één week na de eerste ziektedag worden gemeld bij je arbodienst of bedrijfsarts. Zij mogen namelijk wél vragen naar de oorzaak van de ziekmelding en kunnen op basis daarvan vertellen of, hoe, en binnen welke termijn je werknemer het werk weer kan hervatten. Dit gebeurt uiteraard zonder het vermelden van medische gegevens.
Fase 2 - Werknemer is 6 weken ziek
Is je werknemer 6 weken ziek, dan moet door je arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse worden gemaakt. Hierin wordt aangegeven waarom je werknemer niet kan werken, wat je werknemer nog wel kan en wat de mogelijkheden tot herstel zijn. Daarnaast wordt aangegeven wanneer wordt verwacht dat het werk hervat kan worden.
Fase 3 - Werknemer is 8 weken ziek
Is je werknemer na 8 weken nog niet hersteld, dan maak je uiterlijk in de 8e week samen met de werknemer een plan van aanpak volgens het format van het UWV. In dit plan staat beschreven wat de werknemer, maar ook jij als werkgever gaan doen om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Het plan van aanpak wordt elke 6 weken geëvalueerd en waar nodig aangepast.
Opstellen plan van aanpak
Bij het opstellen van een plan van aanpak wordt eerst gekeken naar de mogelijkheden binnen je eigen organisatie. Zijn hier geen mogelijkheden, of adviseert de arbodienst of bedrijfsarts re-integratie buiten je eigen organisatie? Dan wordt het 2e spoortraject ingezet. Als werkgever wordt er van je verwacht dat je proactief actie onderneemt in het verzuimtraject van je zieke werknemer. De arbodienstverlener kan helpen bij het nakomen van je werkgeversverplichtingen gedurende een verzuimtraject. Dit is echter wel afhankelijk van de gekozen dekking.
Fase 4 - Werknemer is langdurig ziek
Blijft je werknemer onverhoopt langdurig ziek en dus langer in het verzuimproces, dan dien je een re-integratiedossier bij te houden voor het UWV. Hierin worden de probleemanalyse en het plan van aanpak opgenomen, evenals het verloop van de ziekte en alle activiteiten die zowel jij als werkgever, als je werknemer hebben ondernomen om je werknemer weer aan het werk te krijgen.
Begeleiding re-integratietraject
Daarnaast kies je met je werknemer een casemanager. Dit kan een leidinggevende zijn of iemand van de arbodienst. Een casemanager begeleidt het re-integratietraject en zorgt dat alle verdere stappen van het verzuimtraject goed worden doorlopen.
Het verzuimproces bij langdurige ziekte
Week 42: Het ziek melden van je werknemer bij het UWV.
Week 52: Het invullen van het eerstejaarsformulier samen met je medewerker en het houden van de eerstejaarsevaluatie.
Week 52: Het bepalen van de hoogte van het te betalen loon in het 2e ziektejaar
Week 52: Het opstellen van een re-integratieverslag samen met je werknemer.
Week 88: Het aanleveren van het re-integratieverslag aan het UWV, nadat je werknemer het WIA-aanvraagformulier heeft ingevuld bij het UWV.
Week 91: Het invullen van het formulier eindevaluatie van het UWV samen met je werknemer.
Week 104: Het beëindigen van het dienstverband van je werknemer en het bepalen van de transitievergoeding (hiervoor kan binnen 6 maanden na uitbetaling een compensatie worden aangevraagd bij het UWV).
Veelgestelde vragen over stappenplan verzuimproces
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
Het verzuimproces beschrijft de stappen die een werkgever volgt vanaf de ziekmelding van een werknemer tot en met re-integratie en langdurig verzuim.
-
De eerste stap is de ziekmelding door de werknemer; de werkgever zorgt dat de arbodienstverlener wordt ingeschakeld en dat de melding binnen één week plaatsvindt.
-
Je moet het verzuimdossier bijhouden met onder andere de probleemanalyse, het plan van aanpak, de evaluaties, en uiteindelijk een re-integratieverslag voor het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).
-
Een re-integratietraject is het begeleidingsproces waarin werkgever, werknemer en arbodienst samenwerken om de werknemer weer aan het werk te krijgen, eventueel via aangepast werk of extern (tweede spoor).
Vraag maar raak
Heb je vragen over de toepassing van de Wet verbetering poortwachter? Neem contact op, onze verzuim experts helpen je graag verder!
