Functioneringsgesprek voeren

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een formeel contactmoment tussen werkgever en werknemer, waarin een tussentijdse evaluatie plaatsvindt over het functioneren van de werknemer. Hoewel zo’n functioneringsgesprek niet wettelijk verplicht is, zijn deze gesprekken wel enorm belangrijk. Tijdens deze gesprekken wordt namelijk de kwaliteit en de kwantiteit van het geleverde werk besproken. Daarnaast wordt er bekeken of het geleverde werk voldoet aan het verwachtingspatroon.

Het gesprek is tweezijdig en wordt gehouden op basis van gelijkwaardigheid. Dit is gelijk ook het grote verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek. Het oordeel dat de werkgever geeft met betrekking tot het functioneren van de medewerker heeft geen directe gevolgen voor de werknemer. Het geeft de medewerker een beeld over zijn/haar positie en werk. Daarnaast kan de werknemer zelf ook input leveren over bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden.

Waarom is het voeren van een functioneringsgesprek belangrijk?

Steeds meer bedrijven zien het belang van functioneringsgesprekken. In plaats van een officieel gesprek aan het einde van het jaar, voeren zij het hele jaar door korte gesprekjes met de werknemer. En hoewel deze regelmatige gesprekken goed zijn, moet het niet ten koste gaan van bijvoorbeeld een beoordelingsgesprek. Een beoordelingsgesprek volgt namelijk altijd ná functioneringsgesprekken en is het moment om bijvoorbeeld te praten over een promotie, loonsverhoging of contractverlenging. Op deze manier kunnen zowel de medewerker als werkgever al werken aan verbetering en komt die jaarlijkse beoordeling ook niet helemaal uit de lucht vallen. Daarnaast kun je tijdens zulke gesprekken goed polsen wat er speelt bij je medewerkers en wat zij nodig hebben om (nog) beter te kunnen functioneren.

Functioneringsgesprek voorbereiden

Gezien het karakter van het gesprek, waarin beide partijen op basis van gelijkwaardigheid met elkaar aan tafel zitten, is het belangrijk dat zowel de werkgever als de werknemer dit gesprek goed voorbereidt. Het voorbereiden gebeurt in de meeste gevallen op basis van het functioneringsformulier. Hierop staan specifieke taken en de hieraan verbonden competenties uit het functieprofiel. Het formulier wordt van tevoren door beide partijen ingevuld. Op deze manier kunnen er tijdens het functioneringsgesprek doelen worden vastgesteld. Voor een functioneringsgesprek wordt vaak hetzelfde formulier gebruikt als voor een beoordelingsgesprek.

Functioneringsgesprek voeren

In het functioneringsgesprek wordt het functioneringsformulier doorgenomen. Hierin krijgt de werknemer te weten wat het oordeel is van de werkgever over zijn of haar functioneren. Uiteraard kan de werknemer ook eventuele gewenste veranderingen in de arbeidsomstandigheden kenbaar te maken. Slim is om dit in de voorbereiding op het gesprek alvast op een rijtje te zetten.

Naar aanleiding van het functioneringsgesprek kunnen werkgever en werknemer besluiten om een actieplan op te stellen met als doelstelling om de resultaten te verbeteren. De voortgang van dit actieplan kan worden besproken gedurende tussentijdse evaluaties die voor deze doelstelling ingepland kunnen worden.

Frequentie van een gesprek

Traditioneel gezien worden deze gesprekken twee keer per jaar gedaan. Maar steeds vaker zien we dat deze gesprekken anders worden ingestoken en er meer wordt gewerkt met 360 graden feedback en/of een bilateraal gesprek. Zulke gesprekken vinden veel frequenter plaats, zoals bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Het blijft dus vooral een stukje maatwerk waarin je moet afstemmen hoe vaak een medewerker behoefte heeft aan zo’n gesprek.