De kosten beginnen al op dag één
Een ziekmelding lijkt in het begin nog te overzien. Maar vanaf dat moment begint de teller al te lopen. Loon moet worden doorbetaald. Werk moet worden overgenomen. Collega’s maken extra uren of laten hun eigen werk liggen. Moet je vervanging regelen, dan betaal je daar vaak fors voor, terwijl die vervanger ook nog tijd nodig heeft om ingewerkt te raken. En daarbovenop komen nog de uren die je zelf of je leidinggevende kwijt bent aan de begeleiding, administratie en dossieropbouw.
Arno, adviseur bij Please, ziet in de praktijk een terugkerend patroon: “Ondernemers kijken vaak eerst naar de loondoorbetaling, maar missen de optelsom eromheen. Juist de vervanging, het productieverlies en de verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering maken verzuim financieel zwaar. Dat geldt al helemaal als een medewerker veel kennis, klantencontact of omzet met zich meebrengt. Valt zo iemand uit, dan verlies je niet alleen capaciteit, maar ook continuïteit.”
Een verzuimverzekering dekt niet alles
Wat ondernemers vaak onderschatten, zijn de werkgeverskosten naast het loon. Denk aan kosten voor de Arbodienst of bedrijfsarts, interventies, re-integratie, werkplekaanpassingen en extra begeleiding. Arno wijst ondernemers er regelmatig op dat een verzuimverzekering lang niet alles opvangt. Die vergoedt vaak alleen een deel van de loonkosten. Alle andere werkgeverslasten lopen door. Daardoor denken bedrijven soms dat ze goed verzekerd zijn, terwijl de echte schade veel groter is. Daar zit volgens Arno een groot misverstand: “Wie 70% of zelfs 90% van het loon verzekerd heeft, denkt al snel dat het risico grotendeels afgedekt is. In de praktijk is die vergoeding vaak maar een klein deel van het totale kostenplaatje.”
Wettelijke verplichtingen bij verzuim
Bij verzuim krijg je niet alleen met kosten te maken, maar ook met wettelijke verplichtingen. En daar gaat het in de praktijk regelmatig mis. Wat veel ondernemers niet weten, is dat je als werkgever verplicht bent om een basiscontract te hebben met een Arbodienst. Zodra een medewerker uitvalt en het verzuim langer duurt, moet je namelijk ook formeel aan de slag met de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Bij langdurig verzuim starten de eerste verplichtingen al in week één. De bedrijfsarts stelt binnen 6 weken een probleemanalyse op. Binnen 2 weken daarna moet je samen met de medewerker een plan van aanpak opstellen. Daarna moet je de voortgang blijven bespreken en vastleggen.
Te laat schakelen kan extra geld kosten
Arno ziet dat veel ondernemers verzuim in het begin toch onderschatten: “Veel ondernemers denken bij verzuim eerst: dat loopt wel los. Tot het langer duurt en blijkt hoeveel er tegelijk op je afkomt.” Rob vult aan: “Het begint vaak met de gedachte dat iemand over een paar dagen wel terug zal zijn. Maar als het verzuim langer duurt en je de eerste stappen niet goed hebt gezet, loop je al snel achter de feiten aan.”
Ondertussen loopt de verplichting voor loondoorbetaling en re-integratie gewoon door, in principe maximaal twee jaar. Rond de eerstejaarsevaluatie moet duidelijk zijn of terugkeer in het eigen werk of in ander passend werk binnen de eigen organisatie nog haalbaar is. Is dat perspectief er niet of nauwelijks, dan moet de werkgever een tweede-spoortraject starten, gericht op passend werk bij een andere werkgever. Dat vraagt niet alleen veel tijd en aandacht, maar brengt in de praktijk vaak ook extra kosten mee voor begeleiding, bemiddeling en scholing.
Blijft het re-integratietraject daarna achter, dan kan daar later nog een extra financiële klap bovenop komen. Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag namelijk of je als werkgever genoeg hebt gedaan om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Is dat niet zo, dan kan een loonsanctie volgen en moet je het loon van je zieke medewerker maximaal 52 weken langer doorbetalen.
Krijg grip op de kosten
Juist omdat verzuim zoveel meer raakt dan alleen loondoorbetaling, kiezen veel mkb-ondernemers ervoor om dat risico en de begeleiding niet volledig zelf te dragen. Payroll kan daarin veel verschil maken. Niet alleen omdat de administratie wordt geregeld, maar ook omdat je meer grip krijgt op werkgeverskosten en verzuimrisico’s. Afhankelijk van de gekozen oplossing dek je risico’s bij ziekte af en ligt de begeleiding rond verzuim en de Wet verbetering poortwachter niet meer bij jou. Dat geeft rust, overzicht en verkleint de kans dat je stappen mist in een traject dat al snel ingewikkeld wordt.
Veelgestelde vragen over kosten van verzuim
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
Verzuim betekent dat je werknemer niet op het werk verschijnt of niet beschikbaar is voor jou als werkgever. De meest voorkomende reden is ziekte, maar er kunnen ook andere redenen zijn waarom iemand niet op het werk komt.
-
In een verzuimbeleid leg je vast hoe jouw organisatie met verzuim omgaat en welke regels er gelden. Zo laat je zien dat je verzuim serieus neemt en weten medewerkers waar ze aan toe zijn. Een helder verzuimbeleid helpt bij het voorkomen en beheersen van verzuim.
-
Een re-integratietraject is het begeleidingsproces waarin werkgever, werknemer en arbodienst samenwerken om de werknemer weer aan het werk te krijgen, eventueel via aangepast werk of extern (tweede spoor).
-
Het verzuimproces beschrijft de stappen die een werkgever volgt vanaf de ziekmelding van een werknemer tot en met re-integratie en langdurig verzuim.
-
Een verzuimverzekering dekt (een deel van) de kosten van loondoorbetaling als een werknemer ziek wordt, vooral bij langdurig verzuim. Als werkgever ben je verplicht om bij ziekte het loon door te betalen, ongeacht hoe iemand ziek is geworden (bijvoorbeeld door een auto-ongeluk of sportblessure). Met een verzuimverzekering krijg je hiervoor een vergoeding en word je vaak ook geholpen bij verzuimpreventie en het re-integratieproces van zieke werknemers.
Vraag maar raak!
Heb je een vraag over het verzuimtraject? Laat het me weten. Ik help je graag.
