Wat is een exitgesprek?
Het exitgesprek is een vast onderdeel van het offboarding proces en de algehele employee journey. In zo’n exitgesprek kun je als werkgever vragen naar de redenen van het ontslag en mogelijke manieren hoe je het als werkgever of bedrijf beter had kunnen doen. Zo’n exitgesprek is niet altijd leuk, want het kan ook plaatsvinden nadat jij als werkgever een dienstverband vroegtijdig hebt beëindigd. Het gesprek kan daarentegen wel iets positiefs opleveren. Dit is namelijk een goed moment om fouten te erkennen en hier lering uit te trekken. Zo kun je deze bij de volgende medewerker vermijden.
Waarom zijn exitgesprekken zo belangrijk?
Wanneer een exitgesprek plaats vindt na een slecht nieuwsgesprek kan het verleidelijk zijn om zo snel mogelijk afscheid te nemen van een medewerker. We horen je denken: uit het oog, uit het hart. Toch is een exitgesprek enorm belangrijk om een aantal redenen:
1 Constateren van problemen
Wanneer een medewerker het bedrijf gaat verlaten, is het voor de medewerker veel gemakkelijker om problemen aan te kaarten. Op deze manier krijg je dus meer inzicht in de bedrijfscultuur en kun je eventuele (structurele) problemen aan het licht brengen.
2 Verbeteren van het imago
Een vervelend vertrek kan invloed hebben op het imago van je bedrijf en hoge kosten met zich meebrengen. Met een exitgesprek kun je de samenwerking op een harmonieuze manier beëindigen. Als je tijdens zo’n gesprek goed naar vertrekkende medewerkers luistert is de kans groot dat ze een goede herinnering aan je bedrijf overhouden en zullen ze jou misschien wel als werkgever aanbevelen.
Het proces van een exitgesprek
Maar hoe doorloop je het proces van een exitgesprek eigenlijk? We leggen het je graag uit…
Stap 1: Plan een moment voor het exitgesprek
Plan niet te kortdag, maar zorg ervoor dat jullie beiden de tijd hebben om het gesprek goed voor te bereiden.
Stap 2: Voorbereiding
Ga het gesprek goed voorbereid in. Ook deze stap spreekt voor zich, maar ga van tevoren goed na welke informatie je wilt krijgen van vertrekkende medewerkers. Zo kun je erachter komen wat er misschien beter en waar pijnpunten zitten.
Stap 3: Het exitgesprek
Mogelijk ziet de vertrekkende medewerker op tegen dit gesprek, dus:
- Zorg voor een luchtige opening
- Heeft je medewerker een nieuwe baan? Feliciteer de medewerker met de nieuwe functie en toon interesse
- Vertel jouw eigen verwachtingen van het gesprek
- Vraag de medewerker te vertellen over zijn/haar loopbaan en ervaringen binnen jouw bedrijf
- Luister actief en ga vooral niet in discussie
- Bewaak een neutrale sfeer en stimuleer een positief gevoel
Stap 4: Evaluatie van het gesprek
Deel de kennis die je tijdens het exitgesprek hebt opgedaan bijvoorbeeld de manager van de uitdienstgaande medewerker of andere betrokkenen. Je kunt eventueel, aan de hand van de inzichten, het personeelsbeleid aanscherpen. Zorg dan wel voor voldoende draagvlak en spar dus ook met medewerkers die nog in dienst zijn.
Tip! Op deze manier zorg je ervoor dat jouw uitdienstgaande medewerker met een goed gevoel vertrekt én heb jij de mogelijkheid om jezelf en je organisatie te verbeteren! Meer weten over een goede uitdiensttreding? Lees dan het artikel ‘Goede uitdiensttreding van je medewerker? Zo doe je dat!’.
Veelgestelde vragen over het voeren van een exitgesprek
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via onderstaand formulier, wij helpen je graag verder.
-
Een exitgesprek is een gesprek tussen werkgever (vaak HR en/of leidinggevende) en een vertrekkende medewerker aan het einde van het dienstverband. Je bespreekt daarin o.a. de reden van vertrek, ervaringen binnen het bedrijf, verbeterpunten en hoe de samenwerking wordt afgesloten. Het exitgesprek is een vast onderdeel van een goed offboarding-proces.
-
Een exitgesprek geeft je eerlijke feedback over je bedrijfscultuur, leiderschap, werkdruk en HR-beleid. Vertrekkende medewerkers durven vaak meer te zeggen dan zittend personeel. Zo kun je problemen vroegtijdig signaleren, je organisatie verbeteren en je werkgeversimago (employer brand) versterken.
-
Plan een exitgesprek meestal in de laatste weken van het dienstverband, zodra het ontslag of vertrek definitief is. Niet te kortdag, zodat zowel jij als de medewerker het gesprek kunnen voorbereiden. Idealiter ligt de focus op terugblikken én leren, niet meer op onderhandelen.
-
Nee, een exitgesprek is juridisch niet verplicht. Maar het is wél sterk aan te raden als onderdeel van professioneel HR-beleid en een goede offboarding. Je haalt er waardevolle informatie uit én je zorgt voor een respectvol afscheid, wat je reputatie als werkgever ten goede komt.
Vraag maar raak!
Heb je vragen over een goede uitdiensttreding van je medewerker? Ik help je graag verder.
