Verplichte CO2 rapportage bedrijven

Waarom de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

Nederland heeft, op basis van het klimaatakkoord, afgesproken om de CO2-uitstoot te verminderen. Daar hoort ook de uitstoot veroorzaakt door werkgebonden personenmobiliteit (CO2-uitstoot van werknemers in het verkeer) bij. Op dit moment zorgen het zakelijk verkeer en het woon-werk verkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de CO2-uitstoot. Het doel is om dit te verlagen met minimaal 1,5 megaton in 2030.

Voor welke bedrijven is het bijhouden van een CO2 rapportage verplicht?

Het bijhouden van een CO2 rapportage is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers in dienst. Dit aantal dien je vast te stellen op het moment dat je start met meten. Als je 100 medewerkers of meer in dienst hebt, ben je verplicht om te starten met meten vanaf 1 juli 2024. Je kunt er ook voor kiezen om te meten vanaf 1 januari 2024. Vanaf 2025 bepaal je dit jaarlijks per 1 januari. Dus heb je op 1 januari 2025 99 medewerkers in dienst, en op 1 februari 100 medewerkers? Dan ben je niet verplicht om een CO2 rapportage voor 2025 bij te houden.

Wie valt er onder het begrip medewerker voor de CO2 rapportage?

Niet alle medewerkers tellen automatisch mee. Het gaat om arbeidsovereenkomsten met gegarandeerde uren van 20 of meer uur per maand. Oproepcontracten, ZZP’ers en stagiaires tellen dus niet mee, en ook uitzendkrachten met een uitzendovereenkomst met uitzendbeding hoef je niet mee te rekenen. De medewerkers die niet meetellen dien je uit de lijst te halen om dan te kijken of je over de 100 medewerkers zit. Let wel: je rapporteert ook voor de medewerkers die gedurende het jaar in dienst treden én voldoen aan de voorwaardes van een medewerker.

Wat moet je bijhouden voor de CO2 rapportage?

Voor de CO2 rapportage dien je de voor werk gerelateerde kilometers in het verkeer door je medewerkers bij te houden. Deze kilometers worden uitgesplitst naar vervoersmiddel en brandstof, maar ook naar verschillende categorieën:

• Lease
  Hieronder vallen leasevoertuigen. Let op: privégebruik dient niet te worden meegerekend.
• Mobiliteitsdiensten
  Hieronder valt bijvoorbeeld groepsvervoer of zogenaamde deelauto’s.
• Zakelijk declaraties
  Dit zijn zakelijke afspraken of klantbezoeken die je declareert per kilometer.
• Woon-werkmobiliteit
  Hieronder vallen de kilometers die je personeel aflegt van woon naar werk. Let op: dit is onafhankelijk van het type vervoersmiddel en geldt dus ook wanneer je medewerker te voet naar het werk komt.

In onderstaande tabel vind je een gedetailleerd overzicht van de categorieën die je als werkgever moet bijhouden.

Wil je meer informatie over een van deze categorieën? Lees deze handige hand-out van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Vanaf wanneer moet je de CO2 rapportage indienen?

Je dient de rapportages uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende kalenderjaar – waarover je hebt geregistreerd- door te geven. Indien je dus per 1 januari 2024 óf per 1 juli 2024 telt, dien je de rapportage uiterlijk 30 juni 2025 in te dienen.

Handhaving CO2 rapportage

Omdat de CO2 rapportageverplichting voortvloeit uit de omgevingswet, is een omgevingsdienst verantwoordelijk voor de controle op de rapportageverplichting. De omgevingsdienst valt onder de overheidsdiensten en is de plek waar deskundigen samenwerken met gemeentes en provincies. Ze zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het helpen met natuur- en milieuwet- en regelgeving, maar ook voor het uitgeven van vergunningen. De omgevingsdienst zal dus ook gaan controleren of jouw bedrijf de rapportage opstuurt. Als bedrijf moet je te allen tijde je gegevens goed bewaren, want je kunt altijd gecontroleerd en gesanctioneerd worden. Dit geldt ook wanneer je je gegevens niet opstuurt, terwijl je dit wel verplicht bent.

Uitzondering CO2 rapportage uitzendbranche

In de uitzendbranche (waar de dienstverlening Payroll ook onder valt) worden de kilometers of vervoermiddelen minder snel vastgelegd en wordt vaak gebruik gemaakt van reiskosten in de vorm van bedragen. Hierdoor wordt een andere systematiek gebruikt voor de zakelijke declaraties en woon-werk kilometers. In deze branche vormen namelijk deze uitbetaalde bedragen aan reiskosten de basis, en wordt van hieruit teruggerekend naar kilometers. Vervolgens kan op basis van landelijke gemiddeldes een berekening worden gemaakt naar voertuig en brandstof.

Wil je meer informatie over de uitzonderingen van de uitzendbranche? Lees dan verder in de ‘aanvulling uitzendbranche op de Handreiking gegevensverzameling WPM’.

Ben jij al klant van Please?

Als payroll- of uitzendklant van Please verzorgen wij de verplichte CO2 rapportage. Indien je nog geen klant bent van Please, kan het interessant zijn om (een gedeelte van) je personeelsbestand onder te brengen via Please. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken óf als je twijfelt of je onder de verplichting valt.