Jaap heeft dit jaar persoonlijk gesproken met 2 ondernemers die hier tegenaan liepen. Deze ondernemers dachten allebei alles goed geregeld te hebben, maar ondertussen liepen ze – onwetend – risico op tonnen boetes. Hieronder vertelt Jaap hun verhaal.

Case 1 – Ondernemer met 10 medewerkers – Risico op €260.000,- aan claims, boetes en naheffingen

Vorige maand sprak ik met een winkeleigenaar. Hij had contact met Please opgenomen omdat hij een vervelende ervaring had met een langdurig zieke werknemer. Ondanks zijn verzuimverzekering, aansluiting bij de Arbodienst én boekhouder bleek dat hij het gaandeweg toch allemaal zelf moest regelen. Dit kostte hem ontzettend veel tijd. Daarom wilde hij andere opties verkennen.

Nu komt het… tijdens het gesprek vroeg ik welke cao van toepassing was op zijn bedrijf. De levensmiddelenbedrijf-cao, zo bleek. Toch bleek uit de salarisstroken van de medewerkers dat de verplichte adv-dagen niet werden toegepast. Hij had verwacht dat zijn boekhouder dit wel zou regelen of signaleren, die regelde immers de salarisadministratie. Meteen zag ik de paniek in zijn blik, hij deed zijn mensen dus al jaren onbewust tekort. Toen maakten we de rekensom: Voor zijn 10 medewerkers bedroeg het totale risico zo’n €160.000. En daar hadden we dan nog niet eens de mogelijke boetes van €10.000 per medewerker bij opgeteld omdat hij niet conform cao verloont.

Deze ondernemer kon het op tijd corrigeren, maar zodra één medewerker de cao in was gedoken of de Belastingdienst hem eruit had gepikt tijdens een steekproef, was hij nat gegaan. Voor een onderneming van deze schaal zou dat het faillissement betekenen. Deze ondernemer had in één klap 3 puzzels op te lossen: De adv-toeslag, het wegwerken van de schuld en het voorkomen van dit soort fouten in de toekomst. Een pittige kluif kan ik je vertellen.

Case 2 - Grote franchisenemer - Naheffing pensioenfonds van meer dan €200.000,-

Je zou zeggen dat grote bedrijven hun salarisadministratie wel goed geregeld hebben, maar niets is minder waar. Zo bleek tijdens een adviesgesprek dat ik begin dit jaar voerde bij een grote franchisenemer met meer dan 80 vestigingen. Deze franchiseorganisatie worstelde met hun personeelszaken, zowel op het hoofdkantoor als in de vestigingen zelf. Eén van die worstelingen was een flinke naheffing van het pensioenfonds. Deze organisatie was namelijk niet aangesloten bij het verplichte pensioenfonds. Toen het pensioenfonds hier achter kwam, berekende het met terugwerkende kracht de niet afgedragen premie en stuurde een gigantische factuur van meer dan €200.000,-. Dat was niet het enige; vanaf dat moment werd de franchise-organisatie verplicht om de pensioenafdrachten te administreren. Bovendien moesten de medewerkers voortaan zelf een deel van de pensioenpremie gaan betalen, waardoor ze dus ineens minder nettoloon overhielden.

Hoe kan dit misgaan, zou je denken. Maar als je een zaak begint, vertelt niemand welke cao je moet volgen, of er een verplichte pensioenregeling is en bij welk pensioenfonds je je dan moet aansluiten. Voor sommige ondernemers ligt dit voor de hand, maar wanneer je een gecombineerd bedrijf hebt is het erg lastig. Zelfs voor grote bedrijven.

Deuk in je reputatie

Wat ik ook vaak tegenkom zijn ondernemers die de (cao-)salarisschalen niet goed toepassen. Ze plukken een oude cao van internet en leveren dit eenmalig aan bij de accountant. Het risico: medewerkers worden op den duur te laag ingeschaald en hebben recht op het claimen van achterstallig loon. Zelfs als je de meest up-to-date versie van jouw cao aanlevert, kan het fout gaan. Cao’s worden meestal voor 1 tot 2 jaar vastgesteld, maar het WML (wettelijk minimumloon) wordt iedere 6 maanden verhoogd. Wanneer het WML de cao-salarisschalen inhaalt, dien je het WML toe te passen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op claims van je personeel, boetes van de Belastingdienst én een enorme deuk in je reputatie als werkgever. Als de verloning namelijk niet klopt, staat je team op de tocht.

Het advies van Jaap

Mijn advies is dan ook altijd: check twee keer per jaar of je salaris- en personeelsadministratie nog klopt. Wet- en regelgeving verandert voortdurend en jij bent eindverantwoordelijk. Kan of wil je dat niet, besteed het werkgeverschap (en de bijkomende risico’s) dan uit aan een specialist.