Valkuil 1: een cao niet (juist) volgen

Dit is vaak de eerste plek waar kleine afwijkingen ontstaan. Je denkt als werkgever dat er geen cao geldt of je past een verkeerde cao toe. Maar als een cao algemeen verbindend is verklaard, geldt deze automatisch voor álle werkgevers die onder de werkingssfeer vallen. Jaap ziet vooral gedoe ontstaan rondom de inschaling, toeslagen en verlof. “Vooral de inschaling is verraderlijk. Als je een medewerker bijvoorbeeld één euro te laag inschaalt en iemand werkt fulltime, dan heb je het al snel over duizenden euro’s per jaar. En daar komen ook nog het vakantiegeld, de verlofopbouw, pensioenafdrachten en werkgeverslasten bij.”

Valkuil 2: geen basiscontract hebben bij de arbodienst

Een basiscontract met de arbodienst is verplicht voor iedere werkgever. “Ik zie nog steeds ondernemers die geen basiscontract hebben, of niet de juiste informatie in dat contract hebben staan”, vertelt Jaap. Dat probleem merk je vooral wanneer het nodig is. Zonder dit basiscontract mis je de verplichte ondersteuning bij verzuim en preventie. En als er door de Nederlandse Arbeidsinspectie gecontroleerd wordt, kun je een boete krijgen. Boetes binnen de arbeidsomstandighedenwetgeving werken met normbedragen die (afhankelijk van overtreding en situatie) kunnen variëren.

Valkuil 3: volledig vertrouwen op je verzuimverzekering en de arbodienst

Jaap hoort het vaak: “We hebben een verzuimverzekering, dus dat zit wel goed.” Maar een verzekering haalt je verplichtingen niet weg. Bij ziekte betaalt een werkgever maximaal twee jaar loon door (104 weken). En in die twee jaar moet je samen met je medewerker werken aan re-integratie. Als het UWV vindt dat je onvoldoende hebt gedaan, kan het UWV ook loonsancties opleggen en de loondoorbetalingsplicht verlengen. Bovendien vangt een verzuimverzekering lang niet alle kosten. Vaak wordt alleen een deel van de loonkosten vergoed; alle andere werkgeverslasten lopen gewoon door.

Valkuil 4: de Arbeidstijdenwet niet (goed) naleven

Overtredingen van de Arbeidstijdenwet gebeuren meestal niet bewust en ontstaan vaak door drukte. Doorwerken omdat het druk is, een pauze die opschuift of een dienst die uitloopt. Maar het probleem is dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor de naleving hiervan. Wat dit vooral pijnlijk maakt, zijn de boetenormbedragen en de manier waarop ze berekend worden. Voor overtredingen rond arbeidstijden geldt een boetenormbedrag van € 200 en dit wordt berekend per persoon en per dag. Daarnaast moet je als werkgever een deugdelijke (nauwkeurige) registratie van arbeids- en rusttijden voeren. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete met een boetenormbedrag van € 10.000.

Valkuil 5: personeelskosten niet goed berekenen

Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van je volledige personeelskosten om te voorkomen dat je voor financiële verrassingen komt te staan. Veel ondernemers weten ongeveer welke (bruto)salarissen hun medewerkers verdienen, maar de andere werkgeverslasten worden vaak onderschat. Hierdoor schrikken ondernemers van wat er in de praktijk eigenlijk bij komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan: vakantiedagen, verzekeringen en pensioen- en premieafdrachten. “Veel ondernemers rekenen zich rijk,” zegt Jaap. “Ze nemen het uurloon en tellen daar een kleine opslag bij op, maar vergeten alle bijkomende kosten van werkgeverschap. Vaak worden de kosten ook maar één keer berekend, terwijl deze ieder jaar omhooggaan. En bijvoorbeeld bij oproepkrachten fluctueren deze kosten maandelijks. Pas als je álle daadwerkelijke kosten op een rijtje hebt, kun je jezelf de vraag stellen of uitbesteden niet verstandiger is.”

Valkuil 6: blindelings vertrouwen op je accountant of boekhouder

Veel werkgevers besteden de salarisadministratie uit aan een boekhouder of accountant. Maar salarisadministratie doen zij er vaak ‘wel even bij’. “Je boekhouder is er voor je administratie en jaarrekening. Maar als werkgever krijg je te maken met cao’s, inschaling, arbeidstijden, verzuim en pensioen. Juist dáár ontstaan de kosten. Werkgeverschap is nu eenmaal een vak apart. Daarom adviseer ik ondernemers ook altijd om een partner in personeelszaken in te schakelen. Dan heb je altijd de juiste kennis achter de hand, minimaliseer je risico’s én win je tijd. Zo kun jij je volledig focussen op je onderneming.”

Bron: De Zaak