Verzuimpreventie, wat kun je doen om verzuim te voorkomen?

Kosten ziekteverzuim

De kosten van ziekteverzuim kunnen flink oplopen. Als werkgever ben je namelijk verplicht om het loon tijdens ziekteverzuim door te betalen. Daarnaast kun je te maken krijgen met indirecte kosten, zoals kosten voor verzuimbegeleiding en tijdelijke vervanging van je zieke werknemer. Een zieke medewerker kost namelijk al gauw tussen de 200 en 400 euro per dag. Gelukkig zijn er maatregelen die kunnen bijdragen aan het voorkomen van ziekteverzuim (en dus verzuimkosten), en die delen we graag met je!

Maatregel 1: Zorg voor een duidelijk verzuimbeleid

In een verzuimbeleid staat hoe er binnen jouw organisatie wordt omgegaan met verzuim, en welke regels er gelden. Zo geef je direct een duidelijk signaal af aan je medewerkers en zien ze dat verzuim serieus genomen wordt. Hulp nodig met het opstellen van een verzuimbeleid? Onze HR Professionals kunnen je hierbij helpen.

Maatregel 2: verzuimpreventie: better safe than sorry

Een veilige werkplek is erg belangrijk. Arbeidsongevallen kunnen namelijk tot (langdurig) verzuim leiden. Het opstellen van een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) helpt om de risico’s op arbeidsongevallen in kaart te brengen. Uit onderzoek is gebleken dat onder andere frisse lucht, juiste verlichting en een ergonomische werkplek de kans op ziekteverzuim positief beïnvloeden.

Maatregel 3: Zorg voor een open bedrijfscultuur en betrokkenheid

In een open bedrijfscultuur voelen werknemers zich vaker vrij om zichzelf te kunnen zijn. Hierdoor durven zij bij belangrijke zaken zoals privéomstandigheden of problemen op het werk(eerder) aan de bel te trekken.

Wanneer je betrokken bent met je werknemers, interesse toont, en regelmatig een (persoonlijk) praatje maakt, kun je gemakkelijker signalen herkennen die op toekomstig verzuim kunnen wijzen. Vaak nog voor een werknemer zich daadwerkelijk ziek meldt.

Maatregel 4: Stimuleer een gezonde werkvloer

Als werkgever kun je allerlei gezonde opties aanbieden aan je werknemers om een gezonde werkvloer te faciliteren. Een gezonde leefstijl draagt immers bij aan verzuimpreventie. Bij het aanbieden van gezonde opties kun je bijvoorbeeld denken aan:

• Een gezonde lunch in de kantine
• Vers fruit beschikbaar stellen
• Een vergoeding voor een sportabonnement geven
• Een wandeling in de pauze stimuleren door bijvoorbeeld een wandelgroepje te beginnen

Tip! Lees hier hoe je de WKR slim kunt inzetten voor extraatjes (zoals lunch, fruit of een sportvergoeding) op de werkvloer

De belangrijkste oorzaken van verzuim

Verzuim komt vaak door (een combinatie van) fysieke- en psychische klachten. Deze oorzaken kunnen zowel werk- als privé gerelateerd zijn. We zetten de meest voorkomende oorzaken voor je op een rij, zodat je sneller kunt ingrijpen bij situaties die van belang zijn.

Privé gerelateerde oorzaken van verzuim

• Financiële problemen
• Spanningen of problemen in de thuissituatie
• Je werknemer is mantelzorger
• Relatieproblemen

Werk gerelateerde oorzaken van verzuim

• Spanningen of pesterijen tussen werknemers
• Hoge werkdruk
• Onvrede op de werkvloer
• Slechte arbeidsomstandigheden
• Arbeidsconflict

Verzuimpreventie: de signalen en de aanpak

Verzuim zie je niet altijd aankomen en dat maakt verzuimpreventie lastig. Maar toch zijn er een aantal herkenbare signalen die kunnen duiden op verzuim;

• Medewerkers die klagen over fysieke of psychische klachten
• Van andere collega’s horen dat het niet goed gaat met een medewerker
• Problemen in het privéleven van de medewerker
• De medewerker ziet er verwaarloosd uit

Zijn er signalen die je zijn opgevallen aan je medewerkers en wil je hierover in gesprek gaan? Vraag je werknemer (onopvallend) om op een ander moment bij je binnen te lopen. Persoonlijke vragen stellen in het bijzijn van andere kan onnodige onrust op de werkvloer veroorzaken.

Zorg voor een open gesprek, geef hierin aan wat je de afgelopen tijd is opgevallen. Je kunt vragen of er iets speelt waarbij je hem/haar misschien kunt helpen. Door niet meteen te wijzen op fouten en het gesprek open te houden, is de kans groot dat je werknemer zijn/haar verhaal doet. Geef de werknemer ook vooral de kans en tijd om het verhaal te vertellen, luister actief en toon begrip voor de situatie.

Kijk vervolgens samen naar mogelijke oplossingen en stel een plan op om deze oplossingen in de praktijk te brengen op de werkvloer. Hierbij kun je ook al denken aan tijdelijke kleine aanpassingen in het werk of in de werktijden om uiteindelijk verzuim te voorkomen.

Verzuimpreventie bij kort verzuim

Vaak blijkt dat kort verzuim over gaat in langdurig verzuim en juist daarom is het zó belangrijk om grip te krijgen op kort verzuim. Natuurlijk is kort verzuim niet altijd te voorkomen. Maar wanneer er dan toch sprake is van kort verzuim wil je wél voorkomen dat het van kwaad tot erger gaat. Wij geven je tips om meer grip te krijgen op (kort) verzuim binnen jouw organisatie.

1. Inventariseer frequent kort verzuim
Een werknemer kan natuurlijk altijd getroffen worden door een griepje en daardoor een paar dagen uit de running zijn. Echter is de gemiddelde verzuimfrequentie in Nederland 1,2 keer. Verzuimt een werknemer vaker dan 1,2 keer, dan betekent dat hij/zij bovengemiddeld verzuimt. Vraag jezelf af waarom deze werknemer bovengemiddeld verzuimt en of je iets kunt doen om je werknemer hierbij te helpen.

2. Houd ‘frequentverzuimgesprekken’
Tijdens een zogenaamd frequentverzuimgesprek probeer je te achterhalen of er iets is wat je als werkgever kunt betekenen voor de werknemer om het verzuim te verminderen. Het is van belang dat je, in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, niet vraagt naar de oorzaak van het verzuim, maar wat jij kunt doen om de werknemer te ondersteunen. Een werknemer mag natuurlijk wel zelf vertellen wat de oorzaak is van het verzuim. Soms kom je tijdens deze gesprekken tot eenvoudige oplossingen waar zowel de werknemers, als jij als werkgever, van profiteert. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld veelvuldig last heeft van migraineaanvallen kan verminderde beeldschermtijd of een donkerder kantoor al helpen.

3. Volg een ziekmelding altijd en spoedig op
Wanneer je een ziekmelding ontvangt van een werknemer is het van belang dat je niet afwacht tot de werknemer zich weer beter meldt. Geef tijdens het eerste telefoongesprek aan dat je uiterlijk op de 2e ziektedag even belt om te vragen hoe het gaat en op welke termijn de werknemer verwacht weer aan het werk te kunnen. Zo voorkom je dat werknemers onnodig langer thuisblijven.

4. Stel een wachtdag in
Het is mogelijk om bij cao of in de arbeidsovereenkomst vast te leggen dat er sprake is van 1 of 2 wachtdagen bij ziekte. Dit betekent dat de werknemer voor deze dagen geen loondoorbetaling ontvangt.

5. Ga en blijf in gesprek met je werknemers
Voorkomen is beter dan genezen. Door regelmatig in gesprek te gaan en te blijven weet je wat er speelt bij je werknemers. Zo kun je tijdig bijsturen mocht dat nodig zijn.