Verzuim is kostbaar

Wist je dat een zieke medewerker je gemiddeld tussen de €200 en €400 per dag kost? Uitval van een medewerker is pittig voor ieder bedrijf, maar voor een MKB’er, die vaak afhankelijk is van een klein team, komt het extra hard aan als iemand uitvalt. Als je een team hebt van vier personen en er valt één iemand uit, ben je 25 procent van je capaciteit kwijt. Daarom is het slim om te kijken: hoe voorkom ik verzuim in plaats van pas iets te doen als het misgaat.

Feiten in plaats van gevoel

Als ondernemer weet je vaak wel ongeveer hoe het zit. “Piet meldt zich de laatste tijd wel vaak ziek” of “de sfeer op de werkvloer lijkt wat minder.” Maar dat is gevoel, en gevoel is lastig te onderbouwen als je met je team in gesprek gaat of als je naar oplossingen zoekt.

Met een paar simpele cijfers krijg je snel en duidelijk inzicht:

Hoe vaak melden mensen zich ziek?
Hoelang duurt het gemiddelde verzuim?
Zitten er uitschieters tussen?

Vaak kun je die informatie gewoon halen uit je eigen administratie of via je verzuimverzekeraar of arbodienst.

“Ziekmeldingen registreren is één ding,” zegt Jan van den Brink, consultant arbeid & gezondheid. “Maar wie écht grip wil op verzuim, moet kijken naar wat erachter zit. Dat kan al heel goed met veelal aanwezige data. Dan ga je niet meer verwijten, maar concluderen.”

6 praktische tips om beter met verzuim om te gaan

Inzicht in verzuim is stap één, maar wat kun je concreet doen? Je hoeft het niet ingewikkeld te maken. Met een paar gerichte acties kun je als ondernemer of leidinggevende al snel verschil maken. Hieronder vind je zes praktische tips om verzuim slimmer aan te pakken

1. Focus op de juiste cijfers
Breng in ieder geval de volgende cijfers in kaart:

Verzuimpercentage (hoeveel % van de werkbare dagen is iemand ziek?)
Verzuimfrequentie (hoe vaak melden mensen zich ziek per jaar?)
Gemiddelde duur van het verzuim

Zie je bijvoorbeeld dat één of twee mensen vaak (het gemiddelde is 1.2 keer per jaar) ziek zijn? Dan weet je waar je moet beginnen: ga met hen in gesprek, kijk of er onderliggende oorzaken zijn en bepaal of er ondersteuning nodig is.

Tip! Je mag niet vragen wat er is, maar de medewerker mag er natuurlijk wel uit zichzelf over vertellen.

2. Gebruik wat je al weet
Waarschijnlijk heb je al meer nuttige gegevens dan je denkt. Denk aan:

De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
Medewerkerstevredenheidsonderzoeken
Verslagen van functioneringsgesprekken
Rapportages van je arbodienst

Combineer deze informatie met data. Zie je bijvoorbeeld dat een productieteam veel fysiek werk doet én laag scoort op werkplezier of werkdruk? Of dat in de buitendienst vaak wordt overgewerkt én medewerkers weinig betrokkenheid voelen? Grote kans dat daar risico zit op uitval, bijvoorbeeld door overbelasting, stress of zelfs onveilige situaties.

“Als je alleen kijkt naar de cijfers, mis je de onderliggende signalen,” zegt Jan van den Brink. “Maar als je cijfers combineert met meer kwalitatieve data, ontstaat inzicht – en pas dan kun je echt sturen.”

3. Kijk naar het grotere geheel
Cijfers zeggen pas echt iets als je ze ergens tegenaan houdt. Stel jezelf vragen als: “Is ons verzuim hoger dan vorig jaar?” en “Hoe doen we het ten opzichte van het gemiddelde in onze branche?”. Het CBS publiceert elk kwartaal de landelijke verzuimcijfers. Leg dit naast je verzuimcijfers en bekijk of je het goed doet of juist moet ingrijpen.

4. Betrek leidinggevenden
Werk je met leidinggevenden, shiftleiders of managers? Betrek hen dan ook Zij staan het dichtst bij de werkvloer. Zij zien het vaak als eerste als een medewerker niet goed in zijn vel zit, steeds moe is of vaker uitvalt. Maak het daarom een vast onderdeel van het maandelijkse overleg om samen naar de verzuimcijfers te kijken. Welke teamleden vallen op? Wat speelt er in het team?

Geef leidinggevenden ook het vertrouwen om hierover het gesprek aan te gaan met hun medewerkers. Door de privacywet (AVG) zijn ze soms terughoudend, maar je mag nog steeds veel vragen stellen – als je het goed doet. Denk aan:

“Wat lukt op dit moment nog wél?”
“Kunnen we iets doen om je te helpen sneller te herstellen?”
“Hoe gaat het écht met je?”

Zo’n open gesprek kan al helpen om uitval te voorkomen of te verkorten. Laat leidinggevenden dus niet alleen signalen opvangen, maar geef ze ook de middelen en het vertrouwen om er iets mee te doen.

5. Krijg inzichtelijk wat verzuim jou kost
Veel ondernemers schrikken als ze de echte kosten van verzuim zien. Denk niet alleen aan loondoorbetaling maar ook aan de kosten voor vervanging, verlies aan productiviteit, extra druk op collega’s en de kosten voor re-integratie.

Met concrete cijfers kun je betere beslissingen nemen. Bijvoorbeeld: “Deze zieke medewerker kost ons €6.000 per maand.” Dat maakt het makkelijker om te investeren in preventie of begeleiding.

Wist je dat als je verzuim te hoog is, je via de Belastingdienst een hogere premie moet betalen? De zogenaamde WHK-brief laat precies zien hoeveel jouw verzuim je extra kost.

Benieuwd naar wat een zieke medewerker nog meer betekent voor je bedrijf? Lees het hier.

Geen HR-afdeling nodig

Je hoeft geen grote organisatie te zijn om dit goed aan te pakken. Ook zonder HR-medewerker kun je met een nuchtere, datagedreven aanpak veel verbeteren. Gebruik wat je hebt, kijk naar de cijfers, praat met je mensen – en pak door indien nodig.

Toch hulp nodig?

Heb je vragen over verzuim of wil je sparren met een HR-professional die weet hoe het in het MKB werkt? Of je kan ondersteunen met bijvoorbeeld het uitzoeken van de WHK-premie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.