Businesscase: psychisch verzuim

Psychisch verzuim: de situatie

Marieke (32 jaar) is al 4 jaar werkzaam bij jou op kantoor als financieel werknemer. Ze is verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande facturen en heeft zich in die 4 jaar tijd onmisbaar gemaakt voor jouw bedrijf. Daarom heb je haar 2 jaar geleden een vast contract voor 40 uur per week aangeboden. De laatste tijd merk je dat Marieke niet helemaal lekker in haar vel zit. Dan meldt Marieke zich plotseling ziek, de huisarts heeft een burn-out vastgesteld, vertelt ze. Wanneer Marieke weer aan de slag gaat weet je niet. Wat nu? Wat zijn de stappen die je als werkgever moet zetten bij psychisch verzuim?

Hoe ga je met psychisch verzuim om?

Als werkgever is het (samen met de bedrijfsarts) jouw taak om Marieke gezond en zo snel mogelijk weer te begeleiden naar het werk. Maar hoe pak je dat aan, wat moet en kun je doen voor haar en hoe zorg je ervoor dat tijdens haar afwezigheid het werk wel doorgaat. Onderstaande 12 stappen helpen je omgaan met psychisch verzuim:

1. Een werknemer hoeft bij de ziekmelding niet te zeggen wat er aan de hand is. In dit geval heeft Marieke zelf aangegeven dat ze een burn-out heeft. Toon tijdens dit eerste telefoontje begrip en laat weten dat je haar de eerste week met rust laat en na een week contact met haar opneemt.

2. Daarna neem je direct contact op met je arbodienstverlener om Marieke haar ziekmelding door te geven. Indien je als werkgever nog geen arbodienstverlener of bedrijfsarts hebt, is het wel aan te raden er een in te schakelen. Alleen de bedrijfsarts kan namelijk bepalen of de medewerker in staat is zijn/haar werkzaamheden te verrichten.

3. Geef Marieke even een week rust na jullie eerste telefoontje. Veel contact met haar zoeken zal voor meer spanning zorgen.

4. Omdat je de situatie van Marieke kent, verwacht je niet dat ze binnen een paar weken weer aan het werk gaat. Daarom ga je op zoek naar een tijdelijke vervanger voor de werkzaamheden van Marieke of leg je de werkzaamheden tijdelijk bij een andere collega neer. Daarbij is het wel van belang dat je, zeker aan het begin, incheckmomenten met de vervanger plant.

5. Na één week zoek je weer contact met Marieke en polst wat de week rust met haar gedaan heeft. Afhankelijk hiervan bepaal je wanneer je de bedrijfsarts gaat inschakelen. Mede afhankelijk van dit gesprek kun je Marieke hier alvast over informeren. Dit moet je aanvoelen tijdens het gesprek, hier zijn geen richtlijnen voor.

6. Binnen 6 weken, maar meestal eerder in zo’n situatie, heeft Marieke een afspraak met de bedrijfsarts. Die maakt een probleemanalyse. Het kan zijn dat de bedrijfsarts medische gegevens opvraagt bij een behandelaar. Let wel dat Marieke hiervoor altijd toestemming moet geven. Jij als werkgever blijft hierbuiten en zal nooit toegang hebben tot deze medische gegevens.

7. Binnen 6 weken ontvang je terugkoppeling van de bedrijfsarts in de vorm van een probleemanalyse. Hierop is te zien waarin Marieke is beperkt (bijvoorbeeld op energetisch niveau), maar de probleemanalyse bevat nooit medische informatie. Daarnaast adviseert de bedrijfsarts over hoe nu verder.

8. Aan de hand van de (on)mogelijkheden maken jij en Marieke samen een plan van aanpak. Dit doe je volgens het format van het UWV, waarin jullie afspraken maken over het vervolg.

9. Je neemt minimaal iedere 6 weken contact op, afhankelijk van de situatie van Marieke. Een telefoontje, een appje, een kaartje of bezoekje is vaak al genoeg. Zorg wel dat je deze contactmomenten vastlegt in het dossier van Marieke. Hoe vaak de bedrijfsarts wordt ingezet is ook afhankelijk van de situatie.

10. Na een half jaar is Marieke weer klaar om langzaam op te bouwen. Dit gaat met behulp van de adviezen van de bedrijfsarts. Dit zijn vaak richtlijnen die een beeld geven van de opbouw, maar dit is geen strak schema en kan iedere week anders zijn. Jij en Marieke hebben de mogelijkheid om samen te kijken hoe je dit concreet gaat aanpakken.

11. Als Marieke na een half jaar weer terugkomt op het werk, bespreek dan vooraf met de werknemer hoe dit richting collega’s gecommuniceerd wordt. Vindt Marieke het fijn om zelf haar verhaal te vertellen? Of juist niet?

12. Zorg bij terugkeer dat er afgebakende taken zijn om rustig op te bouwen. Vaak is er een urenbeperking, maar wil iemand in die uren zoveel mogelijk doen. Gevaar is dan dat iemand gaat proberen hetzelfde werk (van vroeger) in minder tijd te doen, waardoor de druk alleen maar hoger wordt. Maak hier duidelijke afspraken over.

Waar moet je op letten bij psychisch verzuim?

Wanneer je te maken krijgt met psychisch verzuim is het belangrijk dat je beschikt over voldoende empathie. Marieke meldt zich niet voor niets ziek. Daarnaast kan de reden van de burn-out werk gerelateerd, privé gerelateerd of een combinatie van beiden zijn. Zorg ervoor dat je in het begin niet te veel druk oplegt bij de werknemer, zeker niet in het eerste gesprek. Dit kan verkeerd vallen.

Dat Marieke pas na een half jaar weer aan het werk kan, wil niet zeggen dat ze al die tijd niet op kantoor hoeft te zijn geweest. Tussendoor een keer samen koffiedrinken op het werk, maakt de stap naar terugkeer vaak makkelijker. Probeer aan te voelen wat de werknemer nodig heeft. Soms is dit rust, soms moet iemand juist een drempel over om weer naar het werk te komen en is een extra zetje nodig. We adviseren om de werknemer na 2 weken altijd weer even op het werk uit te nodigen. Blijft de werknemer langer thuis dan wordt de drempel naar het werk alleen maar groter.

Het allerbelangrijkste is dat je goed in gesprek blijft met de werknemer. Ook tijdens de opbouw van het werk, juist dan. Houd niet per se heel strak vast aan het afgesproken schema, maar blijf ook goed kijken naar wat de werknemer aankan en de situatie nodig heeft.