7 tips om efficiënter te werken

7 tips om efficiënter te werken

Zet de tijd naar je hand

Als een ondernemer íets tekort komt, dan is het tijd. Taco Oosterkamp van Extreem Productief geeft zeven tips om efficiënter te werken. “Tijd vrijmaken is één ding, maar dan moet je hem wél doelgericht besteden.”

1. Flow
“Tijd besparen begint bij jezelf. Doe zoveel mogelijk werk dat aansluit bij je kracht én je passie. Zo voeg je waarde toe, maar kom je ook in een flow, zodat je sneller kunt werken. Niet iedere ondernemer is zich echter bewust van zijn unieke mix aan kwaliteiten. Bij Extreem Productief brengen we via tests en gesprekken die toegevoegde waarde in kaart.”

2. Doel
“Formuleer expliciet wat je bijvoorbeeld binnen een kwartaal of een jaar wilt bereiken. Door je vervolgens op die doelstelling te focussen, kun je hoofd- en bijzaken beter scheiden.”

3. Strategie
“Ontwerp een praktische strategie, zodat je met de kwaliteiten binnen je bedrijf zo efficiënt mogelijk naar je doel toewerkt. Dit kost de gemiddelde ondernemer veel moeite. Er is geen opleiding waarin je dit leert. In het gunstigste geval heeft een ondernemer binnen een familiebedrijf over de schouder van een vader of tante mee mogen kijken. Vanuit onze ervaring en kennis geven we iedere deelnemer aan Extreem Productief de tools om een strategie uit te werken. We coachen hem daarbij, bijvoorbeeld om mogelijke risico’s zo goed mogelijk in kaart te brengen. Maar we gaan niet op de stoel van de ondernemer zitten. Uiteindelijk kiest hij zelf de bouwstenen voor zijn strategie.”

4. Delegeren
“De meest voorkomende fout die vooral creatieve en beginnende ondernemers maken, is dat ze niet delegeren. Ze denken dat hun tijd niets kost en voeren met frisse tegenzin taken uit die niet tot hun kerncompetentie behoren. Daarom rekenen wij ondernemers graag voor dat ze omgerekend al snel 75 euro per uur kosten. Huur voor het kopiëren en je agendabeheer dus gewoon een secretaresse in.”

5. Teamwork
“Je bent als directeur pas echt efficiënt als het personeel je werk uit handen neemt in plaats van kost. Selecteer dus de juiste medewerkers en zet ze ook op de juiste plaats! Veel ondernemers weten niet hoe ze hun dreamteam moeten samenstellen. Het zijn ook wel veel variabelen die je op elkaar af moet stemmen: ervaring, vaardigheden, interesses en persoonlijkheid. Ondernemers zijn van nature geneigd om sollicitanten te kiezen die qua karakter op hen lijken, want daar hebben ze zo’n leuke klik mee. Meestal is het juist beter om iemand te zoeken die jou aanvult. Sommige directeuren krijgen er bijvoorbeeld een kick van om regelmatig nieuwe projecten op te starten. Innovatiedrang is natuurlijk een geweldige eigenschap, maar draagt wel het risico in zich dat een ondernemer tien proefballonnetjes oplaat zonder er daadwerkelijk één concreet te maken. In dat geval kan hij beter mensen om zich heen verzamelen die het leuk vinden om zich ergens voor lange tijd in vast te bijten.”

6. E-mail
“De tijd die je dagelijks aan e-mail besteedt, kan met de helft worden teruggebracht. In mijn boek Elke dag je hoofd en inbox leeg beschrijf ik hoe je dit aanpakt met Microsoft Outlook (versies 2003, 2007 en 2010). Maak bijvoorbeeld een map aan van berichten waar je op wacht. Zo vergeet je geen belangrijke e-mails, terwijl je hoofd leeg blijft voor andere zaken. E-mails waar je actie op wilt ondernemen, kun je in een takenlijst zetten. Berichten over afspraken kun je meteen in je agenda verwerken, waarna de e-mail naar de archiefmap kan. Net zo belangrijk is de regel van 11.00 of 14.00: lees tot die tijd geen e-mail, maar begin fris aan je creatieve werk.”

7. Evolutie
“Ondernemen is evolueren. Succesvolle ondernemers durven regelmatig terug te kijken op welke beslissingen goed of juist fout hebben uitgepakt. Het goede herhalen ze, het slechte vermijden ze om tijdverlies te voorkomen. Deze reflectie gaat niet vanzelf. Hoe paradoxaal het ook klinkt: je moet er tijd voor vrijmaken en deze vervolgens níet aan je werk besteden. Ga bijvoorbeeld een dag aan de slag met je hobby. Door afstand van de zaak te nemen, word je weer fris en helder in je hoofd, zodat reflectie waardevolle inzichten oplevert.”

Bekijk hier het artikel in het Please Magazine