10 tips voor een goed ontwikkelgesprek

Tips voor een goed ontwikkelgesprek Ontwikkelgesprekken zijn zowel van belang voor uw medewerker(s) als voor uw organisatie. Wist u bijvoorbeeld dat functionerings- en beoordelingsgesprekken zorgen voor een verhoogde arbeidsproductiviteit? En wist u dat deze gesprekken daardoor een positief effect kunnen hebben op het verzuim binnen uw organisatie? Nee? Lees dan snel verder…
Wat is een ontwikkelgesprek?
Tijdens een ontwikkelgesprek staat de relatie tussen uw medewerker en uw organisatie centraal. Een ontwikkelgesprek kan verschillende doelen hebben.
Zo kunt u:
  • een planningsgesprek voeren: dit is hét moment om doelstellingen in kaart te brengen.
  • een functioneringsgesprek voeren: hierin bespreekt u de voortgang en bekijkt u samen of de medewerker nog iets nodig heeft om de doelstellingen te kunnen behalen.
  • een beoordelingsgesprek voeren. In tegenstelling tot het plannings- en functioneringsgesprek is dit ontwikkelgesprek geen tweerichtingsverkeer. U beoordeelt het eindresultaat van de beoogde doelstellingen.

Waarom een ontwikkelgesprek?
Het voeren van deze gesprekken helpt om u en uw medewerkers op één lijn te houden of te krijgen. Zo blijven uw medewerkers tevreden en optimaal inzetbaar. Een tweede reden om regelmatig ontwikkelgesprekken te voeren is om willekeur tussen het personeel onderling te voorkomen. U spreekt al uw medewerkers regelmatig en weet van iedereen wat er speelt op de werkvloer. Ook helpt het opbouwen van een dossier – op basis van regelmatige ontwikkelgesprekken – om eventueel disfunctioneren van een medewerker aan het licht te brengen. Ditzelfde is dossier van essentieel belang als u een arbeidsovereenkomst wilt beëindigen op basis van het disfunctioneren. Alleen zo kunt u een onderbouwing geven voor al hetgeen u als organisatie heeft gedaan om tot een verbetering van het functioneren te komen.

Aan de slag!
Maar, hoe voert u een goed ontwikkelgesprek? Hoe formuleert u heldere doelstellingen? En hoe zorgt u ervoor dat de gesprekken op langere termijn van betekenis zijn? Wij ondersteunen ondernemers graag bij deze lastige taak. Daarom geven we u hieronder 10 tips om een goed ontwikkelgesprek te voeren.

1. Stel vooraf een doel voor het gesprek en houd dit voor ogen.
Wilt u (nieuwe) doelstellingen formuleren? Gestelde doelstellingen tussentijds evalueren? Of het eindresultaat van een beoogde doelstelling beoordelen? Kies voor een benadering die past bij het doel van het gesprek.

2. Goede voorbereiding is het halve werk!
Neem de tijd om het dossier van de medewerker door te nemen. Download bijvoorbeeld de Please HR scorecard – een eenvoudig format dat u helpt om het gesprek te structureren – en vul deze vooraf aandachtig in.

3. Laat de medewerker tijdens het planningsgesprek aan het woord en laat hem of haar met ideeën en doelstellingen komen.
Leg de medewerker geen doelstellingen op. Denk wel mee en stuur bij indien nodig.

4. Maak concrete afspraken tijdens het planningsgesprek en maak ze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden)
Dit helpt u het functionerings- of beoordelingsgesprek te structureren.

5. Het functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek. Laat ruimte voor wederzijdse feedback.
Doe geen aannames. Zorg dat u het allebei over hetzelfde heeft. Vraag dus gerust door en gebruik hiervoor vooral open vragen.

6. Start het beoordelingsgesprek met de eindbeoordeling.
Dit neemt de ergste spanning weg.

7. Vertel niets nieuws.
Het kan niet zo zijn dat een medewerker geconfronteerd wordt met een totaal onverwachte beoordeling.

8. Maak een samenvatting van de belangrijkste punten.
Bespreek niet de prestaties van een heel jaar maar voer meerdere keren per jaar een ontwikkelgesprek.. Zo houdt u een ontwikkelgesprek, to-the-point, duidelijk, kort en krachtig.

9. Geef de medewerker de ruimte om te reageren tijdens het beoordelingsgesprek
Zo weet u of uw feedback goed aankomt.

10. Leg de inhoud van de gesprekken altijd schriftelijk vast en bied deze ter ondertekening aan de medewerker aan.
Zo bouwt u een zorgvuldig dossier op.

Wilt u aan de slag met ontwikkelgesprekken maar vindt u het lastig, heeft u vragen of hulp nodig? Wij ondersteunen u graag. Kijk voor meer informatie op onze HR advies-pagina of neem contact op met onze HR specialiste via 0492 388 888.