Vorige week vrijdag was het zover: ons eerste HR webinar. Huidige tijden vragen om een berg creativiteit, ook in de verspreiding van kennis en informatie. Daarom gaven mijn HR collega Anke en ik, in samenwerking met MKB Eindhoven, ons eerste webinar ‘Strategische Personeelsplanning: de juiste persoon op de juiste plek, nu én na de coronacrisis’. En… we geven nog 2 webinars (aanstaande vrijdag 24 april én volgende week donderdag 30 april). Mocht je het webinar van vorige week hebben gemist, geen probleem. In deze blog neem ik je in sneltreinvaart mee in het verhaal omtrent de strategische personeelsplanning. Dus lees snel verder!

Strategische personeelsplanning in crisistijd?!

De coronacrisis. Een crisis die impact heeft op veel ondernemers, dat merkte ik ook tijdens het webinar van vorige week. Toch zie ik een berg creativiteit en nieuwe ideëen ontstaan, bij ondernemers én hun personeel. Veel bedrijven gaan in razend tempo digitaal of werken aan procesverbetering. Webshops worden uit de grond gestampt, social media wordt (nog intensiever) ingezet om klanten te (blijven) bereiken en bedrijven bedenken nieuwe producten en diensten om hun klanten ook in deze tijd te kunnen helpen en bedienen. Sommige ondernemers proberen zo het omzetverlies te compenseren, anderen juist om de toegenomen vraag te kunnen verwerken. Want ja, de crisis heeft sommige bedrijven ook juist laten groeien. Maar hoe kun je deze crisistijd (en de ontstane creativiteit) gebruiken om ervoor te zorgen dat jij én je personeel klaar zijn voor de toekomst?

Onontdekt talent

De toekomstbestendigheid van je bedrijf valt of staat met je personeel, met name nu er zoveel verandert. Wie gaat bijvoorbeeld al die leuke social media posts schrijven? Wie gaat de webshop bijhouden? Wie blijft werken aan procesverbetering? En ga zo maar door. Misschien zie je nu ineens talenten of competenties van medewerkers die je hiervoor nog niet zag. Of misschien vallen minder goede medewerkers nu juist door de mand.

Een crisissituatie is het uitgelezen moment om een strategische personeelsplanning op te stellen. Je doet een nulmeting, zet die stip aan de horizon en bedenkt hoe je daar kunt komen. Vervolgens bekijk je of je huidige personeel hiervoor inzetbaar is óf dat je hen wellicht moet omscholen of nieuw personeel moet aannemen.

Wat is een strategische personeelsplanning?

Maar eerst even terug naar de basis. Ik kan me voorstellen dat je nog niet bekend met het begrip ‘strategische personeelsplanning’ oftewel SPP. Kort samengevat is een strategische personeelsplanning een document dat werkgevers doelgericht helpt de juiste medewerkers op de juiste posities te plaatsen, nu én in de toekomst. Het is dus niet hetzelfde als een operationele personeelsplanning (zoals een rooster). Bij het opstellen van een strategische personeelsplanning kijk je onder andere naar:

  • Jouw doelstellingen voor de toekomst;
  • de gewenste situatie versus de huidige situatie;
  • de overbrugging tussen de huidige en gewenste situatie.

Hoe maak je een strategische personeelsplanning?

Een strategische personeelsplanning maak je door 7 stappen te doorlopen:

  1. Breng je huidige personeelsbestand in kaart aan de hand van de HR3P-matrix
  2. Inventariseer mogelijke veranderingen in de nabije toekomst. Denk aan veranderingen in de markt én in je personeelsbestand (verzuim, pensioen, zwangerschap, etc).
  3. Formuleer de gewenste situatie. ‘Vergeet’ daarbij even je huidige personeelsbestand.
  4. Formuleer wat je nodig hebt om de gewenste situatie te bereiken en bedenk welke ‘rollen’ daarbij passen.
  5. Vergelijk de huidige met de gewenste situatie en ontdek de GAP’s. Wat mis je? Denk aan het opleiden/ontwikkelen van huidig personeel, het aannemen van nieuw talent of eventueel het afscheid nemen van bestaande krachten.
  6. Omschrijf de benodigdheden om de GAP’s te overbruggen
  7. Formuleer de nieuwe situatie. Wanneer heb je je doelen bereikt?

Door jezelf kritische vragen te stellen en te kijken naar bijvoorbeeld je (verwachte) omzet, je personeelskosten, verwachte uitstroom van medewerkers, et cetera, kun je een goede inschatting maken van de functies, met bijbehorend aantal fte, die je nodig zult hebben. Wellicht kom je op basis van de strategische personeelsplanning tot de conclusie dat je functies moet aanpassen, creëren of schrappen. Natuurlijk kun je dit nooit zeker weten, maar op deze manier maak je een inschatting van een eventueel tekort of -overschot aan competenties en capaciteit in de toekomst en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.

Wat levert een strategische personeelsplanning op?

Pfff…. dat klinkt lastig, hoor ik je denken. Maar is het zinvol? Zeker weten! Dankzij een strategische personeelsplanning houd je je beoogde doelstellingen en strategie op je netvlies én zorg je voor een juiste mix van in-, door-, en uitstroom van personeel. Je gaat coachen op competenties, laat energieverslinders los en/of trekt nieuwe talenten aan. Het resultaat? Een gezonde, wendbare organisatie. Zo zijn jij, je bedrijf en je personeel klaar voor de toekomst!

Maar wist je dat een strategische personeelsplanning ook kan leiden tot kostenvermindering? Een strategische personeelsplanning, die aansluit bij jouw doelen voor de toekomst, zorgt er namelijk voor dat jouw medewerkers werken in een functie die past bij hun competenties. Als je dit in kaart hebt gebracht en je medewerkers hierop gaat coachen weet ik zeker dat zij (nóg) werkgelukkiger worden. En dat resulteert weer in meer productiviteit, minder ziekteverzuim en minder ongewenst verloop.

Dus… wat let je nog?! Aan de slag!

Om jezelf, je bedrijf en je personeel goed voor te bereiden op de situatie ná de coronacrisis (want die komt er!) is dit het moment om aan de slag te gaan met jouw SPP. En om dit wat gemakkelijker te maken heb ik speciaal voor ondernemers zoals jij een stappenplan + handig invulmodel opgesteld. Je vraagt het kosteloos en vrijblijvend aan door op onderstaande knop te klikken.

Ja, ik wil een handig invulmodel voor mijn eigen strategische personeelsplanning

Succes!

Malaika van den Eijnde
Please HR expert

Meer gerelateerde artikelen

Een leven lang leren: DOEN!

15 juli 2020

De noodzaak van een leven lang leren begint steeds meer door te dringen tot onze samenleving. Onze HR expert ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Wesa Tuinhout

09 juli 2020

Wij belden met Willie en Mark het familiebedrijf Wesa Tuinhout om te vragen hoe zij het ondernemen tijdens de ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

4 essentiële vragen voordat je (weer) personeel aanneemt

18 juni 2020

Sta je op het punt om nieuw personeel aan de nemen? Lees dan deze blog van Please HR expert Malaika. Na het ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder