Wat kost payroll?

Kosten payroll

Bespaar ik kosten door te gaan payrollen?

Dat payrollen veel gemak biedt, is bij de meeste ondernemers wel bekend. Dat ze er minder ondernemersrisico door lopen, eveneens. Maar: alles heeft zijn prijs, toch? En dus denken nogal wat ondernemers dat een medewerker op een payrollcontract duurder is dan een medewerker in eigen dienst. Het omgekeerde is echter (meestal) het geval, legt Twan Bakens van Please uit.
“De ‘kosten’ van een medewerker zijn een optelsom van drie dingen. Eén: vaste kosten zoals het bruto salaris dat de werkgever met de werknemer overeenkomt, en de vakantietoeslag. Twee: de algemene werkgeverslasten die de overheid vaststelt. En drie: de kosten die de ondernemer nu eenmaal maakt omdat hij of zij mensen in dienst heeft. Tot zover het gemakkelijke stuk”, zegt Twan Bakens.

‘Mandje’
Dan de post ‘algemene werkgeverslasten’. Dat is in feite een ‘mandje’ waarin allerlei verplichte reserveringen en afdrachten zitten. Sommige daarvan zijn voor elke ondernemer in Nederland gelijk. Dit zijn de algemene werknemersverzekeringen. Daarbij moet elke werkgever 6,66% van het premieloon afdragen als ‘basispremie’ voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof). Hetzelfde geldt voor de 2,64% aan het Algemeen Werkeloosheidsfonds (AWf) en de 6,65% als werkgeversbijdrage voor de Zorgverzekeringswet (ZVW).

Maar in het mandje zitten óók verplichte afdrachten die kunnen verschillen per bedrijfs- of beroepssector. Dat geldt bijvoorbeeld voor de premie Werkhervattingskas (Whk), die kan variëren van 0,26% tot 9,85%. Hetzelfde geldt voor de sectorpremie WW (van 0,24% tot 12,38% en in sommige sectoren ook nog afhankelijk van de duur van het arbeidscontract).

“En dan zitten er in het mandje ook nog een aantal kosten die afhangen van de afspraken die je als ondernemer zelf gemaakt hebt”, zegt Twan. “Denk aan de regeling voor ( extra )verlof- en feestdagen, de pensioenregeling, de kosten van een ziekteverzuimverzekering, een accountant, een administratiekantoor en juridische ondersteuning. Wat je tot slot zeker ook moet meerekenen zijn de uren die je er als ondernemer zelf instopt. Ook hier geldt: tijd is geld.”

Goedkoper inkopen dankzij schaalgrootte
Kortom: wat een werknemer ‘kost’ is sterk afhankelijk van een specifiek bedrijf in een specifieke sector. Maar hoe zit dat dan met payrollen? Twan: “Heel simpel: wij nemen hetzelfde bruto salaris als basis, en rekenen vervolgens voor de ondernemer de kosten van zijn ‘mandje’ uit. Dat vertalen we in een getal, de ‘factor’. Wij brengen vervolgens het uurloon maal die factor in rekening bij de ondernemer.”

De truc is echter dat Please niet de kostprijs van het ‘echte’ mandje van de klant als basis neemt, maar de factor berekent op basis van een ‘Please-mandje’. Twan legt uit: “Zoals gezegd: sommige afdrachten staan vast, en dat geldt ook voor ons. En ook wij kunnen ons niet onttrekken aan het betalen van belasting. Maar door de diversiteit van verschillende branches binnen Please kunnen wij in de tweede categorie wel de meest ideale verhouding creëren om de kosten zo laag mogelijk te houden en in derde categorie kunnen wij verzekeringen en diensten veel goedkoper inkopen dan de meeste ondernemers, dankzij onze schaalgrootte. Bovendien kunnen we hierdoor de risico’s beter spreiden en opvangen. Dat inkoopvoordeel spelen we één-op-één door aan onze klanten. Kortom: wij kunnen ‘ons’ mandje goedkoper houden dan dat van de ondernemer, en daar laten we hem of haar van meeprofiteren. Daarom is payrollen dus omgerekend vaker eerder goedkoper dan duurder.”

Tot slot: hoe groter een bedrijf is, hoe groter de kans dat het zelfstandig in staat is de (variabele) kosten van het ‘mandje’ te drukken door slim in te kopen. Dan kán het op zeker moment goedkoper worden de loonbetaling weer in eigen hand te nemen. Twan: “Met de nadruk op ‘kan’. Er zijn zoveel factoren die een rol spelen, dat het sommetje onder de streep óók bij grotere aantallen medewerkers in het voordeel van payroll kan uitpakken. Er is geen wet van Meden en Perzen: je moet steeds blijven kijken naar de concrete situatie.”

Meer weten over de kosten van payrolling? Op onze speciale ”Wat kost payroll” pagina op onze website, zie je hoe onze payrollkosten zijn opgebouwd en wat we jou als ondernemer daarvoor allemaal uit handen nemen.