Thuiswerken… vaak in één zin genoemd met een betere concentratie, grotere productiviteit, betere werk-privé balans en minder reistijd. Maar inmiddels wordt dit in één zin genoemd met quarantaine. Ook in Nederland hebben we te ‘dealen’ met de coronacrisis. Het blijft niet alleen bij thuiswerken; we combineren het ook massaal met thuis-opvang, thuis-onderwijs en thuis-speeltuin. Dit artikel wil ik dan ook starten met: wees een beetje lief voor elkaar en doe dit vooral samen.

Maar hoe pakken we dit samen aan? Weet je bijvoorbeeld dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor het aanbieden van een ergonomische werkplek? En dat je elke arbeidsplaats in je arbobeleid moet betrekken? Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplek. Om de uitgangspunten in deze situatie inzichtelijk te maken, helpen we jou graag op weg door middel van onderstaande thuiswerkchecklist. Zo zorg jij voor goede werkplekken voor je medewerkers.

Stap 1: inventariseer de werkzaamheden

  • Welke werkzaamheden kunnen vanuit huis gedaan worden?
  • Welke risico’s kleven er aan deze werkzaamheden? Denk aan risico’s voor de gezondheid, zoals het werken met gevaarlijke stoffen (zoals lijm) of rugklachten?
  • ie voeren deze werkzaamheden uit
  • Wat heb je nodig om goede, ergonomische thuiswerkplekken in te richten voor deze medewerkers?

Stap 2: informeer je medewerkers goed en leg dit (eventueel) schriftelijk vast

  • Vraag of de betreffende medewerkers thuis kunnen werken
  • Bespreek de eventuele risico’s en de ergonomische oplossingen die je daarvoor al bedacht hebt.
  • Het is verstandig om de risico’s ook op te nemen in je RI&E.
  • Vraag je medewerkers of je iets vergeten bent waardoor zij gezond en veilig vanuit huis kunnen werken.
  • Wanneer je verwacht dat de situatie, zoals nu, wel eens langer dan enkele dagen gaat duren, houd dan regelmatig contact met je medewerkers over hun gezondheid en veiligheid. En check dan meteen even of je medewerkers nog informatie nodig hebben of gewoon even een luisterend oor.

Jij als werkgever bent eindverantwoordelijk voor de (thuis)werkplek, maar het is vaak niet mogelijk om alle werkplekken zelf te beoordelen. Leg daarom een stuk verantwoordelijkheid bij jouw medewerkers, zodat zij de werkplek zelf checken op veiligheid, gezondheid en ergonomie.

Tip! Vraag je medewerkers om foto’s toe te sturen van de thuiswerkplek om aan te tonen dat de werkplek voldoet aan de veiligheidseisen. Let op: de Inspectie SZW kan een boete of sanctie opleggen als de (thuis)werkplekken niet aan de eisen voldoen.

Stap 3: de thuiswerkplek inrichten

Het thuiswerken vraagt zowel effort van jou als van je medewerker. Vraag daarom aan je medewerkers om flexibel om te gaan met het thuiswerken, maar zonder hun gezondheid uit het oog te verliezen. En wanneer jij als werkgever spullen uitleent voor het thuiswerken, attendeer je medewerkers er dan op dat zij deze materialen in bruikleen hebben en er zorgvuldig mee om moeten gaan.

Voor kantoormedewerkers volg jij de volgende richtlijnen:

  • Draag zorg voor het benodigde werkmateriaal voor de medewerker thuis (denk hierbij aan beeldschermen, toetsenbord, muis, et cetera.).
  • Geef instructies voor het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek, lees hier
  • Stel een verstelbare stoel beschikbaar.
  • Zorg voor een bureau op de juiste, ergonomische werkhoogte.
  • Zorg dat je medewerkers in een goed geventileerde, veilige werkplek kunnen werken of attendeer je medewerkers erop dat ze vaker een luchtje scheppen.
  • Geef richtlijnen met betrekking tot pauze en rusttijden.
  • Zorg dat het inloggen op het bedrijfsnetwerk duidelijk is.

Voor medewerkers met inpak- en controlewerk, volg jij de volgende richtlijnen:

  • Zorg voor het benodigde materiaal voor de medewerker thuis (denk hierbij aan inpakmateriaal, checklists, lijm et cetera.).
  • Geef instructies voor het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek, lees hier
  • Zorg dat je medewerker werkt in een goed geventileerde, veilige werkplek.
  • Geef richtlijnen met betrekking tot pauze en rusttijden.
  • Spreek af wat de maximum voorraad is die een medewerker thuis mag hebben.
  • Wanneer “gevaarlijke stoffen voor de gezondheid” zoals lijm-, oplos- en ontsmettingsmiddelen gebruikt moeten worden, is de hoofdregel dat dit enkel vanuit thuis is toegestaan als voor de veiligheid niet meer nodig is dan eventueel handschoenen en een veiligheidsbril.
  • Zorg voor de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen.

Ik hoop vooral dat jouw medewerkers weer snel bij jou op de werkvloer kunnen staan! Maar voor nu is het roeien met de riemen die we hebben. Maak er thuis dan ook vooral een feestje van.

Bonusstap 4: maak van thuiswerken een feestje

  • Bezorg een kleurrijke bos bloemen aan je medewerkers. Dit zorgt voor een gezellige sfeer in de werkomgeving van je medewerkers. De blog van mijn HR-collega Anke van Alst sluit hier ook goed bij aan en gaat nog wat dieper in op facetten van goed werkgeverschap.
  • Vraag je medewerkers foto’s van hun thuiswerkplek te delen met elkaar. Misschien inspireer je zo andere collega’s. Je kunt hier zelfs nog een kleine prijs aan verbinden. Wie heeft de mooiste/leukste/creatiefste én verantwoordste werkplek?
  • Organiseer twee keer in de week een gezamenlijke lunch via Skype/Facetime/MS Teams/Zoom.
  • Organiseer op vrijdag een virtuele vrijdagmiddagborrel met je medewerkers.

Heel veel succes én plezier met thuiswerken!

Malaika van den Eijnde
HR expert

Meer gerelateerde artikelen

Een leven lang leren: DOEN!

15 juli 2020

De noodzaak van een leven lang leren begint steeds meer door te dringen tot onze samenleving. Onze HR expert ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Wesa Tuinhout

09 juli 2020

Wij belden met Willie en Mark het familiebedrijf Wesa Tuinhout om te vragen hoe zij het ondernemen tijdens de ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

4 essentiële vragen voordat je (weer) personeel aanneemt

18 juni 2020

Sta je op het punt om nieuw personeel aan de nemen? Lees dan deze blog van Please HR expert Malaika. Na het ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder