Anke
Anke van Alst
Functie | HR specialiste bij Please
Opleiding | Human Resource Management
Sofie Bouw
Sofie Bouw
Functie | Interim verzuimconsulente bij Please
Opleiding | Personeel en Arbeid & CS Regie op Verzuim

Anke is HR specialiste bij Please. Daarvoor was ze bijna 3 jaar intern relatiebeheerder bij Please, tot ze na een tijdje voor een andere werkgever als HR-officer te hebben gewerkt weer terugkeerde naar Please. Sofie runt haar eigen HR adviesbureau en werkt als interim verzuimconsulente bij Please. Beiden weten ontzettend veel van hun vakgebied en merken steeds meer het effect van HR op verzuim binnen bedrijven. Wat is dat effect precies? Hoe komen Anke en Sofie in hun rol in aanraking met werkgevers? En hoe raken HR en verzuim elkaar? Anke en Sofie gingen hierover met elkaar in gesprek.

Sofie: ‘Anke, je bent terug bij Please, in een nieuwe rol als HR specialist. Kom jij veel in aanraking met verzuimvraagstukken?’

Anke: ‘Jazeker! Al focus ik me met name op het preventieve stuk. Waar opdrachtgevers jouw hulp, en die van de collega’s van de verzuimafdeling, inroepen wanneer er al sprake is van verzuim, probeer ik verzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Door leidinggevenden en directieleden te coachen stuur ik met name op binding met hun medewerkers. Zo vangen ze tijdig signalen op van medewerkers die dreigen uit te vallen. Het voeren van ontwikkelgesprekken is daar een onderdeel van.’

Door leidinggevenden en directieleden te coachen stuur ik met name op binding met hun medewerkers.

Sofie: ‘Wat goed dat je actief werkt aan het voorkomen van verzuim. Voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen! Onderneem je vanuit jouw HR adviesrol ook acties om de verzuimdrempel te verhogen?’

Anke: ‘Ja, en dat kun je vrij eenvoudig doen door een verzuimbeleid met duidelijke regels op te nemen in het HR beleid. Op deze manier spreek je verwachtingen uit en dat heeft vaak een positief effect op het verzuim omdat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Sofie: ‘Ja, dat krijg ik ook vaak te horen van werkgevers. Er is soms onduidelijkheid over hoe een medewerker zich ziek moet melden. Is een appje voldoende of verwacht de leidinggevende een telefoontje? Mijn advies is om ziekmeldingen altijd telefonisch door te geven. Als je je verwachtingen helder uitspreekt zorgt dat ook voor wederzijdse betrokkenheid.’

Anke: ‘Denk jij dat HR op andere vlakken nog preventief zou kunnen inspelen op verzuim op de werkvloer?

Sofie: ‘Goede vraag, we hadden het net al even over ontwikkelgesprekken, maar je zou ook kunnen kijken naar de arbeidsomstandigheden bijvoorbeeld. Dat kan letterlijk de snelheid van de lopende band bij fabrieksmedewerkers zijn,  maar ook de sfeer of de cultuur binnen de werkomgeving. Hoe gaan mensen met elkaar om? Daar is ook winst te behalen denk ik.

Anke: ‘Grappig dat je dat zegt, want ik heb dit precies zo ervaren bij een klant, nog niet zo lang geleden. We hebben de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) helemaal ontcijferd en geanalyseerd en daar kwamen best wat situaties uit waardoor een medewerker arbeidsongeschikt zou kunnen raken. Bijvoorbeeld door een gladde vloer of losliggende kabels. Door het opvolgen van actiepunten uit de RI&E denk ik dat je zeker kunt bijdragen aan het terugbrengen van het verzuim.

Door het opvolgen van actiepunten uit de RI&E denk ik dat je zeker kunt bijdragen aan het terugbrengen van het verzuim.

Sofie: ‘En zag die opdrachtgever ook het belang in van de RI&E? Want je ziet wel eens dat bedrijven een RI&E hebben, maar niet zien dat het de werksituatie ook écht beter kan maken.’

Anke: ‘Dat klopt, dat komt ook vaak omdat het doorspitten van de RI&E en het uitvoeren van de bijbehorende actiepunten een pittige klus is. Je ziet vaak dat werkgevers er geen tijd voor hebben en er dus geen prioriteit aan geven. Maar juist omdat ik opdrachtgevers help een concrete actielijst te formuleren wordt het behapbaar en uitvoerbaar. Ook ben ik regelmatig bezig met medewerkertevredenheidsonderzoeken. In zo’n onderzoek laat ik gemiddeld 8 punten aan bod komen zoals werksfeer, stijl van leidinggeven, werkdruk, ontwikkelmogelijkheden, et cetera. Daar komt een algemeen (anoniem) beeld uit van de organisatie waar de opdrachtgever mee aan de slag kan. Je ziet dan dat ontwikkelmogelijkheden erg belangrijk zijn bij medewerkers en ook een reden zijn om het bijltje erbij neer te gooien…’

Sofie: ‘…en ook makkelijker verzuimen.’

Anke: ‘Inderdaad. Ze voelen zich soms niet gewaardeerd of gehoord en dan ‘gaan ze maar de ziektewet in’, zoals ze zelf wel eens zeggen.’

Sofie: ‘Wist je dat dat best wel een ‘leuke’ misvatting is? Veel medewerkers zeggen inderdaad ‘ik ga de ziektewet in’. Maar ze gaan pas écht de ziektewet in als ze ziek uit dienst gaan. Tot die tijd betaalt de werkgever gewoon het salaris, niet het UWV. Veel medewerkers weten dat niet. Misschien zouden ze zich minder snel ziek melden als ze dat wel zouden weten?’

Anke: ‘Ja, die lasten liggen inderdaad bij de werkgever. Tenzij je bij Please je risico’s onderbrengt natuurlijk!’

Sofie: ‘Ja, hahaha, dan niet! Eigenlijk is Please voor veel werkgevers ook een soort verzuimverzekering. Maar een groot verschil, vind ik, bij gewone verzekeraars krijg je vaak minimale begeleiding, enkel om aan de Wet Verbetering Poortwachter (wvp) te voldoen. Bij Please krijg je veel meer en betere begeleiding en dat maakt de afstand tussen ons, als verzuimconsulenten, en de opdrachtgever en de medewerker ook veel kleiner.’

Anke: ‘Levert dat ook iets op?’

Sofie: ‘Ja, dat resulteert in minder verzuim merken wij. De lijntjes zijn kort en je weet wat er speelt. Als je er bovenop zit, voelt een medewerker zich niet aan zijn lot overgelaten en is hij eerder geneigd weer aan de slag te gaan.’

Als de lijnen kort zijn en je weet wat er speelt, voelt een medewerker zich niet aan zijn lot overgelaten en is hij eerder geneigd weer aan de slag te gaan.

Anke: ‘En dan is het aan mij om ook de opdrachtgever te coachen om toch zelf ook in gesprek te gaan én blijven met een zieke medewerker. Ook al heb je geen eigen risico via Please en kost het je niets.’

Sofie: ‘Nou, direct kost het je misschien niets. Maar indirect wel, want je mist iemand op de werkvloer. Daardoor kan de output van je bedrijf lager zijn of de werkdruk voor collega’s hoger.’

Anke: ‘Ja, inderdaad, en je wilt denk ik als werkgever ook betrokken zijn bij het verzuim van je medewerkers. Ik stel regelmatig een verzuimprotocol op, gericht op de opdrachtgever. Hierin staat bijvoorbeeld dat je bij ziekte langer dan 3 weken een bloemetje of een andere persoonlijke attentie stuurt. Zo stel je duidelijke kaders én onderscheid je je als werkgever.

Sofie: ‘O dat is leuk! Je zou dan ook afspraken kunnen maken met de werkgever dat een medewerker recht heeft op een preventief gesprek met een bedrijfsarts over de arbeidsomstandigheden of zijn of haar gezondheid.’

Anke: ‘Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Zeker, dat is heel nuttig, goede tip! Een ander punt waar ik merk dat verzuim en HR elkaar raken, is op het gebied van cao’s. Hierin staat vaak beschreven wat de regels zijn bij verzuim van een medewerker. Het kan je als werkgever flink wat geld schelen als je weet dat je binnen bepaalde cao’s het salaris van een zieke medewerker na bijvoorbeeld een jaar ziekte mag verlagen naar 90% of zelfs 70%, mits je dit tijdig kenbaar maakt aan de medewerker, anders mag het niet. Dat soort dingen zoek ik uit voor onze opdrachtgevers.’

Sofie: ‘Het is ook niet gek dat werkgevers dat niet weten. En mooi dat wij daarbij kunnen ondersteunen. Eigenlijk vind ik ook dat verzuim standaard op de agenda moet staan van het management van een bedrijf. Het is vaak een ondergeschoven kindje, totdat je merkt wat verzuim kost. Daar schrik je echt van. Als werkgevers inzicht hebben in de daadwerkelijke kosten zijn ze vaak eerder bereid om te investeren in hun medewerkers, bijvoorbeeld met scholing of coaching.’

Als werkgevers inzicht hebben in de daadwerkelijke kosten zijn ze vaak eerder bereid om te investeren in hun medewerkers, bijvoorbeeld met scholing of coaching.

Anke: ‘En ook met hele praktische dingen. Als je merkt dat een medewerker vaak verzuimt kun je met een medewerker in een ‘frequentverzuimgesprek’ stappen. Je moet dan natuurlijk wel letten op de privacywetgeving, de AVG. Maar vaak door zo’n gesprek met je medewerker aan te gaan voelt hij zich gehoord en begrepen en vertelt hij wat er aan de hand is. En daar kun je als werkgever zeker wat mee. Bijvoorbeeld als iemand verzuimt door migraine. Een kantoor met minder licht, of aangepaste werkzaamheden waardoor de medewerker minder achter zijn pc zit kunnen dan al helpen om je verzuim terug te dringen.’

Sofie: ‘Ja precies, zo kun je als werkgever zelf actief iets doen om verzuim te voorkomen in zekere mate.’

Wat vond jij van dit vraaggesprek tussen onze HR specialist en verzuimconsulent? Heb je misschien nog vragen over de verzuimsituatie binnen jouw bedrijf? Of wil je weten hoe je de tips van Anke en Sofie in de praktijk kunt brengen om het verzuim in jouw organisatie te beperken? Neem gerust contact op met ons via 0492 – 388 888 of mail naar hr@please.nl.

Marloes Goossens Marketing en communicatie
Marloes Goossens