Je hoort het vast weleens, mensen die in de proefperiode of binnen een paar maanden al ontslag hebben genomen en weer op zoek zijn naar een nieuwe baan. De eerste indruk was niet goed. Zo zie je maar, de eerste indruk is en blijft erg belangrijk. Hoe zorg jij voor een goede eerste indruk van je bedrijf bij een nieuwe medewerker? En hoe kan een duidelijke inwerkperiode jou als werkgever daarbij helpen? Wij leggen het graag uit!

Waarom is een goede inwerkperiode van belang?

Wanneer medewerkers hun inwerkperiode als onduidelijk, onvolledig of onprettig ervaren, gaat 30% binnen een half jaar alweer op zoek naar een nieuwe baan. Het is dus belangrijk om te investeren in een goede inwerkperiode. Dit bepaalt voor een groot deel hoe snel je (nieuwe) medewerker optimaal presteert en hoe lang deze persoon uiteindelijk aan je organisatie verbonden blijft. Een goede inwerkperiode heeft daarnaast een positieve invloed op de werknemerstevredenheid.

Ook voor de positionering van jouw bedrijf is een goede inwerkperiode van belang. In deze periode vragen veel mensen in de omgeving van de nieuwe medewerker hoe het nieuwe werk bevalt. In de inwerkperiode kun je dus een positieve olievlek aan ‘reclame’ over je bedrijf verspreiden. De volgende keer staan de nieuwe medewerkers in de rij. Ze willen allemaal bij jou werken 😉

Wie is verantwoordelijk voor een goede inwerkperiode?

Van directie tot aan de directe collega’s. Allemaal zijn ze verantwoordelijk voor een goede inwerkperiode van je nieuwe medewerker. Verbondenheid met iedereen die bij jouw bedrijf betrokken is, is belangrijk. Maar bij de direct leidinggevende ligt de grootste verantwoordelijkheid. Diegene heeft de taak ervoor te zorgen dat de inwerkperiode goed verloopt.

Wanneer start de inwerkperiode?

Veel mensen beantwoorden deze vraag met: op de eerste werkdag. Niets is minder waar. De inwerkperiode van een nieuwe werknemer start al veel eerder, namelijk tijdens het proces van pre-boarding. Dit is het proces in de periode tussen de sollicitatieprocedure en de daadwerkelijke indiensttreding. Belangrijk in deze periode is je nieuwe medewerker goed te informeren en ‘gewoon’ nog even iets van je te laten horen als werkgever. Het leent zich namelijk perfect om de medewerker verder te enthousiasmeren voor zijn eerste werkdag bij jou.

Bij een inwerkperiode hoort ook een inwerkplan, maar hoe ziet dat eruit?

Idealiter heb je een algemeen inwerkplan gewoon ‘op de plank liggen’. Maar het kan ook voorkomen dat dit niet het geval is. Stel dan alsnog een duidelijk inwerkplan op. Vanuit het personeelshandboek en de functieomschrijving van de desbetreffende medewerker stelt, over het algemeen, de direct leidinggevende een persoonlijk inwerkplan op. Geef hierin aan wat de doelstelling van het plan is, hoe lang de inwerkperiode duurt en hoe deze eruit gaat zien. Zet heel duidelijk de taken en werkzaamheden uiteen. Waarbij je in de loop van de inwerkperiode de moeilijkheidsgraad van de taken ophoogt en de begeleiding juist terugschroeft. Zodat de medewerker na de inwerkperiode in staat is om de basis taken uit zijn functie zelfstandig uit te voeren. Je kunt hierin ook aangeven wat er aan het einde van de inwerkperiode van je nieuwe medewerker wordt verwacht. Zo biedt het niet alleen de nieuwe medewerker, maar ook de directe leidinggevende een goede houvast.

Tips voor een goede inwerkperiode

Tip 1: Betrek je nieuwe medewerker al voor dag 1 via pre-boarding
Het is wellicht een inkopper, maar begin op tijd met het betrekken van je nieuwe medewerker. En nee dan bedoelen we niet de eerste werkdag, maar juist in de tijd daarvoor. Stuur ze bijvoorbeeld één week voor de eerste werkdag een welkomstbrief.
Tip 2: Zorg voor een warm welkom
Maak de eerste dag van je nieuwe werknemer écht speciaal. Zorg voor een buddy die jouw nieuwe werknemer begeleidt, voorstelt, alle vragen beantwoordt etc. Ook een bloemetje aan het begin van de eerste werkdag werkt altijd goed.
Tip 3: Maak je nieuwe medewerkers verliefd op je bedrijf
Hoe doe je dit? Precies! Door ze goed in te werken. Zorg voor een persoonlijk inwerkplan, neem hier de tijd voor, besteed hier veel aandacht aan én betrek hier je ‘hele’ organisatie bij. Op deze manier leert je nieuwe medewerker het bedrijf het snelste en beste kennen.
Tip 4:  Wees duidelijk over verwachtingen en doelstellingen
Het is goed om mijlpalen (30-60-90 dagen) aan te geven om de voortgang te controleren. Op deze manier kun je duidelijk zijn over doelstellingen, tijdschema’s, rollen en eventuele verantwoordelijkheden. Een goed HR beleid speelt hierbij een grote rol. Zijn er voldoende momenten waarop jij de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers in de gaten houdt en bespreekt? Of moet je deze momenten meer gaan creëren? Dit is namelijk de enige manier waarop jij duidelijke verwachtingen kan formuleren waar je op terug kan vallen. Onze HR specialiste Malaika van de Eijnde vertelt in haar blog meer over deze gesprekken. Lees deze hier.
Tip 5: Last but not least: vraag om feedback!
Feedback, daar worden we toch allemaal beter van? Wie kan nou beter beoordelen hoe de inwerkperiode is verlopen, dan de zojuist ingewerkte medewerker? Leer hiervan zodat je het bij een volgende inwerkperiode anders aanpakt. Of misschien is de feedback wel ‘vooral houden zo’. Dan is het alleen maar goed en fijn om die bevestiging te hebben toch?

Wil jij direct aan de slag met een goed inwerkplan of een andere uitdaging op HR vlak? En kun je daar deskundig advies of praktische ondersteuning bij gebruiken? Onze HR specialisten staan voor je klaar. Neem gerust contact met ons op via 0492 – 388 888 of hr@please.nl.

Marloes Goossens Marketing en communicatie
Marloes Goossens

Meer gerelateerde artikelen

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

4 essentiële vragen voordat je (weer) personeel aanneemt

18 juni 2020

Sta je op het punt om nieuw personeel aan de nemen? Lees dan deze blog van Please HR expert Malaika. Na het ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder

Functioneringsgesprekken voeren tijdens corona

09 juni 2020

Het is alweer juni: dé tijd voor de functioneringsgesprekken. Maar wat nu als je bedrijfsvoering er door ...

Lees verder

All aboard! Alles over succesvol onboarden

19 mei 2020

In deze blog van HR expert Malaika vertelt zij alles over een succesvol onboarding programma. Het is als een ...

Lees verder