Of je nu veel of weinig personeel hebt, de interne communicatie laat in veel bedrijven te wensen over. En dat veroorzaakt stress, frustratie en inefficiënt werken. Zonde, want dat kost tijd én geld. Terwijl het principe eenvoudig is: door intern te delen wie waarmee bezig is en waar hij of zij tegenaan loopt, zorg je voor focus op de lijst van zaken die gedaan moeten worden. Met de techniek ‘The Daily Huddle’ verbeter je snel je interne processen en het kost je maar een klein kwartiertje per dag!

Succesvolle leiders starten met dagelijkse deliverables

The Daily Huddle is een dagelijks overlegmoment waarbij in 15 minuten iedereen van elkaar op de hoogte is, en weet wat de prioriteiten zijn. Zo verbeter je samen de uitvoering van de werkzaamheden. Met als einddoel: optimale winstgevendheid! Start gewoon een maand als pilot en ervaar het zelf.

Hoe werkt het?

Iedere dag op een vast tijdstip komt je team voor 15 minuten bij elkaar. Er zijn drie rondes:

Round 1: De deliverables van de dag

Elk teamlid vertelt wat hij/zij vandaag wil bereiken. Dit gebeurt kort en specifiek; je vertelt wat je nummer 1 prioriteit is en je overige 2-4 andere doelen voor die dag. Door het specifiek te maken, herinner je collega’s er bijvoorbeeld aan dat ze nog iets voor jou moeten doen zodat jij verder kan. Als alle personen aan het woord zijn geweest start ronde 2.

Round 2: De cijfers van vandaag

Elk lid krijgt KPI’s (Key Performance Indicatoren) toegewezen die hij in ronde twee deelt met het team. De KPI’s zijn cijfers waar je als bedrijf op wilt focussen zoals de omzet, het aantal offertes dat deze maand is uitgebracht, maar ook het aantal unieke bezoekers op je site bijvoorbeeld.

Round 3: De hurdles van nu

Ook nu vertelt ieder persoon waar hij die dag moeite mee heeft; wat de hobbels zijn. Door dit te delen kan de ander je helpen en zijn oplossingen snel voorhanden. Is er geen hurdle dan kan de persoon gewoon zeggen ‘geen hurdles vandaag!’

Belangrijke do’s & dont’s

  1. The Daily Huddle start iedere dag op een vast tijdstip. Collega’s die er niet bij kunnen zijn bellen telefonisch in. Discipline is het sleutelwoord.
  2. De vergadering begint stipt op tijd. Iemand die later is, met wat voor reden dan ook, schuift geruisloos aan. Behalve na 5 minuten, dan is deelname niet meer zinvol en niet mogelijk.
  3. Er is geen discussie. Discussies leiden tot vertraging en uitloop.
  4. Na de huddle kan je inhoudelijk 1 op 1 overleggen met je collega.
  5. Het werkt extra goed om de vergadering staand te doen en bij voorkeur in het begin van de ochtend.

Dieper op de inhoud met de Weekly Huddle

Het is goed om naast The Daily Huddle ook een uitgebreidere, Weekly Huddle te houden die circa 45-60 minuten duurt. Hierin bespreek je (goed) nieuws, bijvoorbeeld over je klanten, leveranciers maar ook over je eigen bedrijf. Vervolgens bespreek je de wekelijkse cijfers / KPI’s en vervolgens gebruik je 10 tot 30 minuten voor een brainstormsessie waarbij je de collectieve intelligentie nodig hebt. Want met veel mensen krijg je veel verschillende oplossingen en ideeën. Een onderwerp hiervoor is bijvoorbeeld een probleem met topprioriteit. Of ideeën voor klant X?

Waarom is The Daily Huddle zo succesvol?

Vergaderen vinden weinig mensen leuk, omdat het tijdrovend is en jezelf niet altijd iets oplevert. Met The Daily Huddle gaat het anders. Het is super gestructureerd, kost weinig tijd en je leert als team te prioriteren en te focussen op het allerbelangrijkste. Bovendien voelen mensen zich door het delen van hun deliverables, meer verantwoordelijk voor het halen van hun doelen. En dat voelt lekker. Het beloningssysteem van de mens wordt daar blij van. En jij als ondernemer ook. Dus wanneer start je?

Charlotte Hendriks Marketing en communicatie
Charlotte Hendriks

Meer gerelateerde artikelen

Een leven lang leren: DOEN!

15 juli 2020

De noodzaak van een leven lang leren begint steeds meer door te dringen tot onze samenleving. Onze HR expert ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Wesa Tuinhout

09 juli 2020

Wij belden met Willie en Mark het familiebedrijf Wesa Tuinhout om te vragen hoe zij het ondernemen tijdens de ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

4 essentiële vragen voordat je (weer) personeel aanneemt

18 juni 2020

Sta je op het punt om nieuw personeel aan de nemen? Lees dan deze blog van Please HR expert Malaika. Na het ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder