Of je nu veel of weinig personeel hebt, de interne communicatie laat in veel bedrijven te wensen over. En dat veroorzaakt stress, frustratie en inefficiënt werken. Zonde, want dat kost tijd én geld. Terwijl het principe eenvoudig is: door intern te delen wie waarmee bezig is en waar hij of zij tegenaan loopt, zorg je voor focus op de lijst van zaken die gedaan moeten worden. Met de techniek ‘The Daily Huddle’ verbeter je snel je interne processen en het kost je maar een klein kwartiertje per dag!

Succesvolle leiders starten met dagelijkse deliverables

The Daily Huddle is een dagelijks overlegmoment waarbij in 15 minuten iedereen van elkaar op de hoogte is, en weet wat de prioriteiten zijn. Zo verbeter je samen de uitvoering van de werkzaamheden. Met als einddoel: optimale winstgevendheid! Start gewoon een maand als pilot en ervaar het zelf.

Hoe werkt het?

Iedere dag op een vast tijdstip komt je team voor 15 minuten bij elkaar. Er zijn drie rondes:

Round 1: De deliverables van de dag

Elk teamlid vertelt wat hij/zij vandaag wil bereiken. Dit gebeurt kort en specifiek; je vertelt wat je nummer 1 prioriteit is en je overige 2-4 andere doelen voor die dag. Door het specifiek te maken, herinner je collega’s er bijvoorbeeld aan dat ze nog iets voor jou moeten doen zodat jij verder kan. Als alle personen aan het woord zijn geweest start ronde 2.

Round 2: De cijfers van vandaag

Elk lid krijgt KPI’s (Key Performance Indicatoren) toegewezen die hij in ronde twee deelt met het team. De KPI’s zijn cijfers waar je als bedrijf op wilt focussen zoals de omzet, het aantal offertes dat deze maand is uitgebracht, maar ook het aantal unieke bezoekers op je site bijvoorbeeld.

Round 3: De hurdles van nu

Ook nu vertelt ieder persoon waar hij die dag moeite mee heeft; wat de hobbels zijn. Door dit te delen kan de ander je helpen en zijn oplossingen snel voorhanden. Is er geen hurdle dan kan de persoon gewoon zeggen ‘geen hurdles vandaag!’

Belangrijke do’s & dont’s

  1. The Daily Huddle start iedere dag op een vast tijdstip. Collega’s die er niet bij kunnen zijn bellen telefonisch in. Discipline is het sleutelwoord.
  2. De vergadering begint stipt op tijd. Iemand die later is, met wat voor reden dan ook, schuift geruisloos aan. Behalve na 5 minuten, dan is deelname niet meer zinvol en niet mogelijk.
  3. Er is geen discussie. Discussies leiden tot vertraging en uitloop.
  4. Na de huddle kan je inhoudelijk 1 op 1 overleggen met je collega.
  5. Het werkt extra goed om de vergadering staand te doen en bij voorkeur in het begin van de ochtend.

Dieper op de inhoud met de Weekly Huddle

Het is goed om naast The Daily Huddle ook een uitgebreidere, Weekly Huddle te houden die circa 45-60 minuten duurt. Hierin bespreek je (goed) nieuws, bijvoorbeeld over je klanten, leveranciers maar ook over je eigen bedrijf. Vervolgens bespreek je de wekelijkse cijfers / KPI’s en vervolgens gebruik je 10 tot 30 minuten voor een brainstormsessie waarbij je de collectieve intelligentie nodig hebt. Want met veel mensen krijg je veel verschillende oplossingen en ideeën. Een onderwerp hiervoor is bijvoorbeeld een probleem met topprioriteit. Of ideeën voor klant X?

Waarom is The Daily Huddle zo succesvol?

Vergaderen vinden weinig mensen leuk, omdat het tijdrovend is en jezelf niet altijd iets oplevert. Met The Daily Huddle gaat het anders. Het is super gestructureerd, kost weinig tijd en je leert als team te prioriteren en te focussen op het allerbelangrijkste. Bovendien voelen mensen zich door het delen van hun deliverables, meer verantwoordelijk voor het halen van hun doelen. En dat voelt lekker. Het beloningssysteem van de mens wordt daar blij van. En jij als ondernemer ook. Dus wanneer start je?

12 oktober 2018 Door Charlotte Hendriks
Charlotte Hendriks

Meer gerelateerde artikelen

Een goede inwerkperiode. Wat levert dat op?

15 februari 2019

Een goede inwerkperiode is van groot belang. Het bepaalt voor een groot deel hoe snel je (nieuwe) medewerker ...

Lees verder

Griep op de werkvloer? Wat nu?

06 februari 2019

In Nederland is alweer een aantal weken sprake van een griepepidemie. Iets wat voor jou als werkgever niet ...

Lees verder

Blog van onze HR specialiste

29 januari 2019

Het is weer tijd voor een blog van onze HR specialiste Malaika van den Eijnde. Deze keer vertelt zij over haar...

Lees verder

Blog van onze backoffice-expert

22 januari 2019

Tijd voor een nieuwe blog van onze backoffice expert. Deze keer alles over de jaaropgaaf. Mark van Kuijen ...

Lees verder

Blue Monday? Met deze 5 tips start je de dag positief!

21 januari 2019

Vandaag is het Blue Monday. Hoe zorg je dat jij en je team optimistisch en positief blijft in de koude en ...

Lees verder

Prestatieloon, wat is het en wat levert het op?

16 januari 2019

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers gemotiveerd en gedreven blijven? Een goede HR cyclus helpt. Maar heb je ...

Lees verder