Het is weer zover, het is januari. Dit betekent dat er voor veel loonadministrateurs al enkele drukke weken opzitten, maar dat we ook nog enkele drukke weken voor de boeg hebben. Van het controleren van de nieuwe pensioenberekeningen, het verwerken van de nieuwe premies en loonbelastingtabellen, loonstroken narekenen tot het afsluiten van het jaar 2018. Het zijn drukke weken op de loonadministratie. Van menig loonadministrateur wordt ook wel verwacht dat er wordt overgewerkt. Eigenlijk vind ik het niet zo erg, het brengt een bepaald soort druk met zich mee waar ik wel van houd. En het is achteraf ook altijd fijn om terug te blikken en zeggen dat je het met je team toch maar weer geflikt hebt. Dat de jaarafsluiting, zij het met vallen en opstaan, toch weer gelukt is en dat je vol goede moed aan 2019 kunt beginnen.

Als loonadministrateur bij Please merk ik dat er in de periode rond de jaarwisseling veel vragen zijn van medewerkers en opdrachtgevers. Vaak zijn dit veelvoorkomende vragen. Bijvoorbeeld:

  • Hoe kan ik een bonus/eindejaarsuitkering uitbetalen aan mijn medewerkers?
  • Hoeveel vrije ruimte is er nog in de werkkostenregeling?
  • Wanneer kan ik de jaaropgaaf verwachten?

Ik merk dat er in de periode rond de jaarwisseling veel vragen zijn van medewerkers en opdrachtgevers.

En dat snap ik wel, je wilt het jaar immers goed afsluiten én beginnen. Daarnaast is de jaaropgaaf een belangrijk document voor medewerkers, aangezien zij deze nodig hebben voor de aangifte inkomstenbelasting. Het is dus niet gek dat daar veel vragen over gesteld worden. Daarom geef ik daar graag wat meer informatie over.

Wat is een jaaropgaaf?

Op de jaaropgaaf of jaaropgave staan de loongegevens van een bepaald jaar van de medewerker vermeld. De medewerker heeft hiermee een totaal overzicht van hetgeen dat hij bij een bepaalde werkgever heeft verdiend. Als een medewerker meerdere werkgevers heeft gehad in een bepaald jaar dient hij voor elke werkgever afzonderlijk een jaaropgaaf te ontvangen. De medewerker heeft ze namelijk allemaal nodig voor het invullen van zijn aangifte inkomstenbelasting.

Wat staat er op de jaaropgaaf?

Het is voor een werkgever geen keuze om de jaaropgaaf te verstrekken, je bent dit simpelweg verplicht. De medewerker hoeft hier dus ook niet om te vragen, dit is iets wat de werkgever zelf moet verzorgen. De jaaropgaaf heeft een aantal verplichte onderdelen, zoals vastgesteld door de belastingdienst. Denk hierbij aan persoonlijke gegevens van de medewerker en werkgever, het totale loon, ingehouden loonbelasting, premies en bijdragen. Op de site van de belastingdienst kun je ook een model jaaropgaaf downloaden, wel zo handig!

Als werkgever ben je verplicht een jaaropgaaf te verstrekken.

Wanneer verstrek je een jaaropgaaf?

De jaaropgaaf moet binnen een redelijke termijn verstrekt worden aan je medewerkers. Het is fijn als je dit zo snel mogelijk doet, dan heeft de medewerker voldoende tijd om de belastingaangifte voor 1 mei te doen. Veel werkgevers verstrekken uiterlijk in maart de jaaropgaaf over het afgelopen kalenderjaar. Je kunt dit per post of digitaal doen. De jaaropgaaf is immers vormvrij – dat wil zeggen dat er geen sprake is van een voorgeschreven of verplichte vorm – zolang de verplichte onderdelen er maar op staan. In principe staan op de laatste loonstrook van het voorgaande jaar ook alle totalen van het gehele kalenderjaar, toch adviseer ik wel om een aparte jaaropgaaf te verstrekken, dit is net wat overzichtelijker voor de medewerker.

Het opstellen van de jaaropgaaf is prima te doen, mits je weet hoe het zit én je de tijd hebt om ermee aan de slag te gaan. Het is dan ook niet gek dat steeds meer werkgevers hierin volledig ontzorgd willen worden. Daarom staan mijn backoffice collega’s en ik ook in 2019 klaar om al onze klanten (en medewerkers) te helpen met niet alleen deze, maar allerlei uiteenlopende vraagstukken die betrekking hebben op de loonadministratie. Eind februari zullen we ook de jaaropgaaf beschikbaar stellen. Dat is wel zo fijn, dan weten al onze medewerkers waar ze aan toe zijn. Ikzelf ontvang hem ook graag op tijd zodat ik de aangifte inkomstenbelasting kan invullen en wellicht nog iets kan terugkrijgen van de Belastingdienst.


Mark van Kuijen
Loonadministrateur Please

Wil je verder praten over deze blog, of ben je benieuwd hoe onze loonadministrateurs jou kunnen ontzorgen? Neem gerust contact op met ons via 0492 – 388 888  of info@please.nl

22 januari 2019 Door Mark van Kuijen
Mark van Kuijen

Meer gerelateerde artikelen

Het effect van HR op verzuim

23 augustus 2019

Anke (HR specialiste) en Sofie (verzuimconsulte) weten ontzettend veel van hun vakgebied en merken steeds meer...

Lees verder

Het klantverhaal van Werelds in Mens en Werk

23 augustus 2019

Dit keer in de rubriek ondernemersverhalen: Werelds in Mens en Werk, een gedreven en innovatieve ...

Lees verder

Blog: After-holiday dip? Nee hoor!

20 augustus 2019

Toch zijn er werknemers die er alles voor over hebben om thuis te blijven na hun vakantie. Zij gaan met een ...

Lees verder

Een zieke werknemer, wat nu?

09 augustus 2019

Een zieke werknemer kost jou als werkgever tussen de €200,- en €400,- per dag. Lees hier wat er bij komt ...

Lees verder

Please verlengt partnership met Helmond Sport

09 augustus 2019

Sinds 2016 is Please shirtsponsor van Helmond Sport. Ook voor seizoen 2019 – 2020 verbinden wij ons aan ...

Lees verder

Blog: Waarom we allemaal wel wat flex kunnen gebruiken…

06 augustus 2019

Ben ik een flexibel mens? Ja, ik denk het wel. Ik hou van afwisseling. Ook als adviseur bij Please stel ik me ...

Lees verder