Op het eerste gezicht hebben een loonadministrateur en voetbalscheidsrechter misschien niet zoveel met elkaar gemeen. Toch delen ze bepaalde persoonlijke eigenschappen als je het mij vraagt. Beiden kenmerken zich vaak als zijnde serieus, rustig en punctueel. Ze houden voet bij stuk en kennen de (spel)regels als geen ander. En vooral dat laatste, kennis van de regels, is erg belangrijk. Zowel tijdens een potje voetbal als wanneer het aankomt op de verwerking van salarissen.

Ik ben Mark van Kuijen, loonadministrateur bij Please én voetbalscheidsrechter in mijn vrije tijd. Toeval? Wie weet. Maar ik denk dat juist de overeenkomsten tussen het vak van loonadministrateur en voetbalscheidsrechter zorgen dat beiden rollen zo goed bij mij passen. Voetballers doen vaak een beroep op de kennis van de scheidsrechter en dat merk ik ook steeds meer als loonadministrateur. Ondernemers zoeken veelal naar een goed en eenduidig antwoord op een werkgeversvraagstuk en dat begrijp ik wel. Het ís ook ontzettend lastig om op de hoogte te zijn en blijven van alle ‘spelregels’. Daarnaast verandert de wet- en regelgeving regelmatig. Dat maakt het voor ondernemers ook niet bepaald gemakkelijker.

Het ís ook ontzettend lastig om op de hoogte te zijn en blijven van alle ‘spelregels’

In mijn blogs leg ik ‘de spelregels’ van een goede salarisverwerking – en alles wat daarbij komt kijken – uit. En hoewel vergoedingen en salarisschalen misschien heel anders zijn dan overtredingen en buitenspel, leg ik het graag zo uit dat het voor iedereen behapbaar is. Van debutant in de Keuken Kampioen Divisie tot doorgewinterde pro in de Champions League: van startende mkb’er tot ervaren intermediair.

In deze blog een veel voorkomend vraagstuk: reiskosten. Het lijkt heel simpel, een onbelaste vergoeding van €0,19 per kilometer. Toch zie ik regelmatig in de praktijk dat het onduidelijk is waar je aan moet voldoen om de reiskosten op een correcte manier uit te betalen. Ook zie ik wel eens dat een medewerker na een verhuizing te veel of te weinig reiskosten ontvangt. Een correctie is niet alleen erg vervelend – soms moet de medewerker een flink bedrag terugbetalen – het is ook heel bewerkelijk. Het is dus belangrijk om de regels omtrent reiskosten goed na te leven.

Het lijkt heel simpel, een onbelaste vergoeding van €0,19 per kilometer

Naast een goede naleving is het ook belangrijk om de juiste soort reiskostenvergoeding te bieden aan je medewerker. Dit is afhankelijk van een aantal factoren. Hieronder licht ik de meest belangrijke en veelvoorkomende toe:

1. Variabele reiskostenvergoeding

Reist je medewerker van en naar verschillende locaties en/of op verschillende dagen, dan is het verstandig om een variabele reiskostenvergoeding aan te bieden. Je kunt een variabele vergoeding bieden voor reizen met het openbaar vervoer of eigen vervoer.

  • Kosten voor het openbaar vervoer
    Deze kosten mogen volledig worden vergoed. De medewerker declareert deze kosten en voegt de originele vervoersbewijzen toe. Reist de medewerker met een ov-chipkaart? Dan kan de medewerker ook iedere periode het OV-declaratieoverzicht downloaden via www.ov-chipkaart.nl
  • Variabele kilometervergoeding
    Reist een medewerker wel eens met een eigen auto, brommer, fiets, motor, et cetera? Dan mag je als werkgever een onbelaste vergoeding aanbieden van €0,19 per kilometer. Hiervoor moet de medewerker wel een volledig declaratieoverzicht aanleveren. Op dit overzicht moet in ieder geval de datum, postcode, huisnummer en woonplaats van het begin- en eindpunt van de reis worden vermeld. Als een van deze onderdelen ontbreekt, mogen de kosten helaas niet vergoed worden. En rijdt je medewerker een auto van de zaak? Dan mag je niet ook nog de variabele reiskosten vergoeden. De medewerker heeft namelijk al voordeel van de auto van de zaak.

Als een van deze onderdelen ontbreekt, mogen de kosten helaas niet vergoed worden

2. Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Je kunt ook kiezen voor een standaard reiskostenvergoeding woon-werkverkeer per dag. Deze optie is verstandig als je medewerker alleen van en naar het werk reist en geen vast aantal dagen per week werkt. Stel: je medewerker woont 15 kilometer van het werk en werkt variabele dagen. Voor ieder gewerkte dag ontvangt de medewerker een onbelaste reiskostenvergoeding van €5,70 = €0,19 x 30 kilometer (heen- en terugreis).

3. Forfaitaire reiskostenvergoeding

Het gemakkelijkste is om je medewerker een forfaitaire reiskostenvergoeding te bieden. Dit betekent dat je per loonperiode een vaste vergoeding voor de reiskosten biedt. Voor deze variant hoeft de medewerker niet steeds een reiskostendeclaratie in te dienen. Dit scheelt veel werk voor beide partijen, maar let op:

  • Dit is alleen verstandig als je medewerker steeds hetzelfde aantal dagen per week werkt.
  • Je kunt een forfaitaire reiskostenvergoeding niet combineren met een variabele reiskostenvergoeding, bij deze berekening ga je immers uit van een gemiddelde. Werkt de medewerker een dag extra? Dan mag je dit niet vergoeden via een variabele reiskostenvergoeding.

Je kunt een forfaitaire reiskostenvergoeding niet combineren met een variabele reiskostenvergoeding

Ook heeft de Belastingdienst de maximale vergoeding gebaseerd op 214 dagen per jaar. Dit is natuurlijk een stuk minder dan de 260 of 261 werkbare dagen per jaar, maar hierbij heeft de Belastingdienst al rekening gehouden met onder andere verlof en ziekte.

Stel: je medewerker woont 15 kilometer van het werk en werkt 4 dagen per week. De totale vergoeding bedraagt dan: €975,84 per jaar = €0,19 x 30 kilometer (heen- en terugreis) x 171,2 gewerkte dagen (214 dagen / 5 werkdagen * 4 gewerkte dagen per week). Betaal je je medewerker per maand? Dan ontvangt de medewerker een onbelaste reiskostenvergoeding van €81,32 per maand.

Dat waren de reiskostenvergoedingen in een notendop. Het lijkt misschien een gedoe, maar uiteindelijk is iedereen erbij gebaat om de regels omtrent de reiskostenvergoeding goed na te leven. De werkgever kan zich verantwoorden bij de Belastingdienst, en het allerbelangrijkste: de medewerker krijgt waar hij recht op heeft! En als iedereen zich houdt aan de regels van FairPlay, dan is het spelletje toch ook gewoon een stuk leuker?

Mark van Kuijen
Loonadministrateur Please

Mark van Kuijen Loonadministratie medewerker
Mark van Kuijen