Onboarding is net als een vergeten groente: een beetje vreemd maar wel lekker! Ik zie het zo vaak… ondernemers doen veel moeite om de juiste persoon binnen te halen, maar vergeten vervolgens om deze persoon goed te laten integreren in de organisatie. Toch jammer, want een passend onboarding programma kan de productiviteit (en dus de ‘revenu’)  van een fulltime medewerker met wel 17% verhogen.

Just go for it!

Misschien heb je het, als gevolg van de coronacrisis, een stuk rustiger en moet je nu niet denken aan het aannemen van nieuwe medewerkers. Toch kun je deze ‘rustige’ tijd juist benutten met bijvoorbeeld het maken van een mooi, gestructureerd inwerkplan als onderdeel van het onboarding programma. En ook alle ondernemers die het nu juist superdruk hebben en handen (en tijd) tekort komen, wil ik toch adviseren even tijd vrij te maken om nieuwe medewerkers goed te laten integreren binnen je bedrijf. Daar heeft uiteindelijk iedereen profijt van!

Maak even tijd vrij om nieuwe medewerkers goed te laten integreren binnen je bedrijf

Een zachte landing

Waarom? Een nieuwe baan is voor iedereen spannend. Waar kan ik me melden op de eerste dag? Zouden ze nog wel weten dat ik kom? Wat wordt er straks precies van me verwacht? Dit soort vragen spelen veelal door het hoofd van een nieuwe medewerker. Hoe fijn zou het zijn om deze vragen op voorhand al te kunnen beantwoorden? Op deze manier kan hij of zij rustig en ‘zacht’ landen binnen je organisatie. Ik vergelijk het wel eens met de eerste ontmoeting met je schoonfamilie. Weet je dat nog? Die enorme spanning? Vinden ze me wel leuk? Vind ik hen wel leuk? Ben ik wel goed genoeg? Nou, dat dus. Is het dan niet heerlijk om terecht te komen in een warm thuis, waar je meteen kunt aanschuiven en iedereen geïnteresseerd is in jou en wat je doet? Dat gevoel kun je als werkgever ook creëren op de werkvloer. Vertrouw me… oprechte aandacht, voldoende tijd en een helder, gestructureerd inwerkprogramma zijn de sleutelwoorden voor een goede onboarding. En hoe je dat praktisch aanpakt vertel ik je in de rest van deze blog.

Stap 1: Wat is belangrijk vooraf te regelen?

Niets zo slordig als het ontbreken van het benodigde papierwerk, dat is dus stap 1! Nog voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker verzamel je alle gegevens voor je personeels-/salarisadministratie (burgerservicenummer, kopie ID, bankrekeningnummer, NAW-gegevens, et cetera) én zorg je dat de arbeidsovereenkomst goed is opgesteld en getekend door beide partijen. Daarnaast raad ik je aan om het personeelshandboek (mits je hierover beschikt natuurlijk) te overhandigen aan je medewerker vóór hij of zij begint. Doe dit bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Op deze manier kan je medewerker zich alvast inlezen in belangrijke afspraken en de gang van zaken binnen je bedrijf.

Stap 2: Pre-onboarding

Deze stap wordt vaak vergeten. Toch kan er flink wat tijd verstrijken tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste officiële werkdag. Vaak heeft de medewerker nog een uitwerkperiode bij een vorige werkgever of neemt de medewerker nog even vakantiedagen op. Ik adviseer werkgevers altijd om iets van zich te laten horen ter overbrugging van deze periode. Dat kan al heel simpel met het sturen van een kaartje of een uitnodiging voor een (al geplande) gezamenlijke bedrijfsactiviteit.

Stap 3: Klaar voor de eerste werkdag!

Maar er zijn meer zaken die je op voorhand kunt regelen. Het is natuurlijk vervelend (en inefficiënt) als je nieuwe medewerker op de eerste werkdag start zonder werkende computer, benodigde accounts, persoonlijke beschermingsmiddelen, sleutel of badge van het bedrijfspand, laptop, mobiel, et cetera. Daarnaast is een kleine attentie altijd leuk op de eerste werkdag in de vorm van een bos bloemen. Regel dit op tijd! En stel alvast een ‘buddy’ aan: een collega waar de nieuwe medewerker altijd op kan terugvallen.

TIP: Stel een buddy aan: een collega waar de nieuwe medewerker altijd op kan terugvallen

Stap 4: Welkom!

En dan… de eerste werkdag. Zorg dat je aanwezig bent om de nieuwe medewerker even persoonlijk te ontvangen. Het bosje bloemen staat natuurlijk al in een vaas op het bureau van de nieuwe medewerker, dus je hoeft onderweg niet meer langs de bloemist. Na de persoonlijk ontvangst, maak je samen een rondje door het bedrijf. Laat alle belangrijke plekken zien, zoals de koffieautomaat en de toiletten (erg belangrijk :P).  En laat de nieuwe medewerker zijn of haar collega’s een hand kan geven (of nu een corona-proof elleboog ;)). Overhandig alle benodigdheden die je in stap 3 hebt geregeld en koppel de nieuwe medewerker aan zijn of haar buddy. Stimuleer ook een gezamenlijke lunch met het team, vooral op de eerste werkdag. Zo leert de nieuwe medewerker iedereen net wat anders of beter kennen. De rest van de eerste werkweek geef je de medewerker de tijd om even te aarden. Leg de verschillende werkwijzen en (computer)systemen uit, plan kennismakinggesprekken met collega’s van andere afdelingen en draag de essentie van jouw product of dienst zo goed mogelijk uit. Maar verwacht vooral nog niet te veel van je nieuwe aanwinst. Dat komt later.

Stap 5: Evaluatie

Oké, de eerste week zit erop. Als het goed is heeft je nieuwe medewerker al een goed beeld van de organisatie en de functie. Vraag of alles duidelijk is en hoe hij/zij de eerste week heeft ervaren. Ga vervolgens over tot het stellen van doelen. Wat willen jullie bereiken binnen een maand? En wanneer is de inwerkperiode geslaagd? Vervolgens plan je wekelijks een evaluatiemoment in om vinger aan de pols te houden.

Om te zorgen voor een succesvol onboarding programma hebben wij speciaal voor jou een infographic opgesteld die jou helpt in de voorbereiding op en het uitvoeren van een goede onboarding. Download deze hier.

Het is het waard!

Dit lijkt misschien een enorme tijdsinvestering, en ja, je hebt het al zo druk. Maar ik beloof je dat een succesvol onboarding programma je tijdsinvestering meer dan waard is! Want naast die 17% revenu waar ik het eerder over had, levert een goed onboarding programma je ook het volgende op:

  • een positief effect op de tevredenheid, bevlogenheid en prestaties van nieuwe medewerkers;
  • snellere integratie en lagere verloopkosten;
  • een positief effect op de employer branding van je bedrijf.

Investeer dus in je nieuwe medewerkers, maak van hen ambassadeurs die perfect passen bij jou en je bedrijf en zorg voor een warm thuis. Daar pluk jij uiteindelijk de vruchten van. Mijn schoonfamilie heeft het ook zo aangepakt en ruim 7 jaar later ben ik er nog steeds bij en hebben zij een prachtige kleindochter om van te genieten. Ik bedoel maar! 😉

Malaika van den Eijnde
Please HR expert

Samen aan de slag? Ook dat kan!

Wil jij samen aan de slag met een succesvol onboarding programma voor jouw medewerkers? Of wil jij samen aan de slag met één van de onderdelen van een goede onboarding zoals het opstellen van functieprofielen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op!

Contact
Malaika van den Eijnde HR expert
Malaika van den Eijnde

Meer gerelateerde artikelen

Het ondernemersverhaal van… Wesa Tuinhout

09 juli 2020

Wij belden met Willie en Mark het familiebedrijf Wesa Tuinhout om te vragen hoe zij het ondernemen tijdens de ...

Lees verder

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

4 essentiële vragen voordat je (weer) personeel aanneemt

18 juni 2020

Sta je op het punt om nieuw personeel aan de nemen? Lees dan deze blog van Please HR expert Malaika. Na het ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder

Functioneringsgesprekken voeren tijdens corona

09 juni 2020

Het is alweer juni: dé tijd voor de functioneringsgesprekken. Maar wat nu als je bedrijfsvoering er door ...

Lees verder