Gaan jouw zaken, ondanks of misschien juist door de coronacrisis, goed en ben je op zoek naar je allereerste medewerker of uitbreiding van je team? Mag jouw bedrijf na de verplichte sluiting eindelijk weer open en zoek je daarom nieuw of extra personeel? Dat is goed nieuws! Maar wacht even… voordat je die vacature gaat verspreiden is het belangrijk jezelf de volgende 4 vragen te stellen:

  1. Heb ik wel echt iemand nodig?
  2. Kán ik wel iemand aannemen?
  3. Wie zoek ik?
  4. Wat heb ik een medewerker te bieden?

Ik ben Malaika van den Eijnde, HR expert bij Please en na het beantwoorden van deze 4 vragen weet ik zeker dat jij goed voorbereid bent op het vinden van dé medewerker voor jouw zaak.

Vraag 1. Heb ik wel echt iemand nodig?

Tja, heb je wel echt iemand nodig? Wellicht kun je het in jouw situatie nog prima alleen af, óf staat het talent dat je zoekt onbewust al bij jou op de werkvloer. Maar hoe kom je daar achter? Ik adviseer een strategische personeelsplanning. Kort samengevat is een strategische personeelsplanning een document dat jou doelgericht helpt de juiste medewerkers op de juiste posities te plaatsen, nu én in de toekomst. Verwar deze planning dus niet met een operationele planning, zoals een rooster.

Bij het opstellen van een strategische personeelsplanning kijk je onder andere naar:

  • jouw doelstellingen voor de toekomst;
  • de gewenste situatie versus de huidige situatie;
  • de overbrugging tussen de huidige en gewenste situatie.

Wat levert het op?
Dankzij een strategische personeelsplanning houd je je beoogde doelstellingen en strategie op je netvlies én zorg je voor een juiste mix van in-, door-, en uitstroom van personeel. Het resultaat? Een gezonde, wendbare organisatie. Zo zijn jij en je zaak klaar voor de toekomst! Maar wist je dat een strategische personeelsplanning ook kan leiden tot kostenvermindering? Een strategische personeelsplanning, die aansluit bij jouw doelen voor de toekomst, zorgt er namelijk ook voor dat jouw medewerkers werken in een functie die past bij hun competenties. Hierdoor zijn zij werkgelukkiger en dat resulteert in meer productiviteit, minder ziekteverzuim en minder ongewenst verloop.

Aan de slag!
Dit klinkt natuurlijk fantastisch, maar hoe pak je dat concreet aan: het opstellen van een strategische personeelsplanning? Ik help je graag op weg. Download hier het stappenplan + gratis invulmodel voor jouw eigen strategische personeelsplanning.

Vraag 2. Kán ik wel iemand aannemen?

Vraag 1: check! Maar ga je voor het eerst iemand aannemen? Dan is het belangrijk vooraf een aantal praktische zaken te regelen:

  1. Belastingdienst en KvK
    Leuker kunnen we het niet maken, maar als je voor het eerst iemand wilt aannemen dien je dat kenbaar te maken bij de Belastingdienst zodat je loonheffingen kunt betalen. Dit doe je middels het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’.
  2. Personeels- en salarisadministratie
    De Belastingdienst wil niet alleen weten dát je iemand in dienst hebt, maar ook wíe je in dienst hebt. Daarom ben je als werkgever wettelijk verplicht je personeelsadministratie op orde te hebben. Hierin bewaar je persoons- en fiscale gegevens van je medewerkers. Zorg ook dat je zaken als verlof, ziekteverzuim en de uitkomst van ontwikkelgesprekken opneemt in je personeelsadministratie, uiteraard conform de privacywet (AVG). Maar je wilt je hardwerkende medewerkers natuurlijk ook op tijd hun salaris uitbetalen. Daarvoor heb je een goede salarisadministratie nodig. Een salarissoftwarepakket helpt je hierbij, maar je kunt natuurlijk ook een accountant of partner in personeelszaken in de arm nemen die je hierin ondersteunt.
  3. Pensioenregeling
    Het is in Nederland niet wettelijk verplicht een pensioenregeling te bieden aan je medewerkers. Maar het kan wel zijn dat je verplicht bent deel te nemen aan een bedrijfstakpensioenfonds, zoals voor de horeca, detailhandel, bouw en schoonmaak. En heb je er al eens aan gedacht dat je van een goede pensioenregeling voor je medewerkers ook meteen een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde kunt maken?
  4. ARBO
    Sinds 1 juli 2018 ben je als werkgever verplicht een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Hierin staat onder andere welke minimale arbozorg je medewerkers kunnen verwachten. Bekijk ook meteen of je een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) moet opstellen.
  5. Verzekeringen
    Last but not least is het raadzaam om aanvullende verzekeringen af te sluiten, bijvoorbeeld voor ziekteverzuim/arbeidsongeschiktheid van je personeel. Maar denk ook eens aan een ongevallen-, aansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekering voor werkgevers.

 Vraag 3. Wie zoek ik?

Nu is het tijd om een functieprofiel op te stellen! Geen vacaturetekst, nee zover zijn we nog niet. Eerst ga je aan de slag met een functieprofiel. Is er verschil tussen deze twee? Jazeker! Een functieprofiel is een handig document waarin je de toekomstige functie (uitgebreid) op papier zet. Denk aan concrete taken, verantwoordelijkheden en bijbehorende competenties zoals specifieke sociale vaardigheden, kennis of ervaring.

Wat levert het op?
Gebruik de competenties uit het functieprofiel ook als leidraad voor de functionerings- en beoordelingsformulieren en overhandig het functieprofiel aan de medewerker zodra jullie met elkaar in zee gaan. Zo weet je medewerker precies wat er van hem/haar wordt verwacht en waarop hij/zij beoordeeld wordt. Lekker duidelijk! En jij kunt meteen verwachtingsmanagement aan jouw eigen competenties toevoegen. Win-win dus!

Maar een goed functieprofiel levert nog meer op. Het is namelijk ook een goede basis voor je werving en selectie. Daarmee bedoel ik niet dat je het functieprofiel inkort tot een stoffige vacaturetekst. Nee, nu je weet wie je zoekt kun je je werving daar ook op afstemmen. Om de juiste doelgroep te triggeren kies je bewust voor het juiste kanaal en de juiste vorm van je vacature. Ben jij op zoek naar jong horecapersoneel? Vergroot je kansen dan door de vacature te plaatsen op Instagram of Snapchat in de vorm van een vlog waarin je hen een kijkje achter de schermen biedt. Zo bereik je waarschijnlijk veel meer potentiële kandidaten én je spreekt hen meer aan.

Tip! Download hier een handig invulmodel voor een functieprofiel

Vraag 4. Wat heb ik een medewerker te bieden?

Nu je weet waar de perfecte kandidaat aan moet voldoen, is het belangrijk daar iets tegenover te zetten. Denk aan de contractsoort, het salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bijvoorbeeld: Begin je met een oproepcontact of start je direct met een vast contract met vaste uren? Bied je het minimale salaris conform de wet of cao? Kijk je naar concullega’s om de hoogte van het salaris te bepalen? Of kies je ervoor om sollicitanten over de streep te trekken met goede secundaire arbeidsvoorwaarden?

Wat levert het op?
Weet dat een topsalaris niet noodzakelijkerwijs zorgt voor betere medewerkers. Wellicht is een sollicitant veel gevoeliger voor een verzorgde lunch of doorgroeimogelijkheden binnen je bedrijf. Bedenk vooral wie jij als werkgever wilt zijn. Hoe wil je dat jij als werkgever bekend staat? Als jij weet waar jouw zaak en je franchise voor staan en dat goed uitdraagt, vind je medewerkers die écht passen bij je bedrijf.

Check, check? Blijf checken!
Zo, nu ben je klaar om jouw vacature de wijde wereld in te schieten! Je hebt onderzocht of je écht iemand nodig hebt. Je hebt alles achter de schermen ingericht voor een soepel proces. Je weet waar de ideale kandidaat aan moet voldoen en je weet wat je hem/haar kunt bieden. Maar let op, je bedrijf is altijd in beweging. Laat je zorgvuldig opgestelde strategische personeelsplanning dus niet links liggen, maar blijf eraan werken en stuur bij waar nodig.

Malaika van den Eijnde
Please HR expert

Twijfel je nog of je er wel écht klaar voor bent om (weer) iemand aan te nemen?

Doe de test: Kan ik (weer) personeel aannemen?
Malaika van den Eijnde HR expert
Malaika van den Eijnde

Meer gerelateerde artikelen

Het ondernemersverhaal van… Dutch Expat Shop

30 juni 2020

Dutch Expat Shop in Aarle-Rixtel is een goed voorbeeld van bedrijven die hun omzet enorm zien stijgen als ...

Lees verder

Het effect van corona op ondernemers

30 juni 2020

Het effect van corona op ondernemers begint langzaam maar zeker zichtbaar te worden. Onze algemeen directeur, ...

Lees verder

Even Skypen? Adviesgesprekken op afstand

16 juni 2020

Normaal gesproken zitten onze adviseurs dagelijks op de weg, bezoeken zij diverse bedrijven en zitten ze aan ...

Lees verder

Functioneringsgesprekken voeren tijdens corona

09 juni 2020

Het is alweer juni: dé tijd voor de functioneringsgesprekken. Maar wat nu als je bedrijfsvoering er door ...

Lees verder

All aboard! Alles over succesvol onboarden

19 mei 2020

In deze blog van HR expert Malaika vertelt zij alles over een succesvol onboarding programma. Het is als een ...

Lees verder

Ondernemersverhaal van Fratelli Shoes en Topshoe.nl

07 mei 2020

Sjef van Stratum, eigenaar van schoenenzaak Fratelli-Shoes en directeur van online webshop Topshoe.nl, zag ...

Lees verder