In de werkkostenregeling is vastgesteld op wat voor manier de werkgever belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan de medewerker kan geven. Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie mogelijkheden om dit te doen:
– De vrije ruimte
– Gerichte vrijstelling
– De nihilwaardering

Je dient de vergoeding of verstrekking die je belastingvrij aan je medewerker wilt geven in te delen in één van deze categorieën.

Wat is het verschil tussen een vergoeding of verstrekking

Het verschil tussen een vergoeding en verstrekking zit hem in de manier waarop je iets geeft: in contanten of in voorzieningen.
Vergoedingen: betalingen aan de medewerker voor de kosten die gemaakt zijn voor het werk.
Verstrekkingen: zaken die ter beschikking worden gesteld aan de medewerker voor het werk.

Vrije ruimte

In 2021 is de vrije ruimte vastgesteld op 1.7% van de totale bruto loonsom (voor bedrijven met een loonsom tot en met €400.000). Vanuit deze vrije ruimte kun je er, als werkgever, voor kiezen om een aantal vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan je medewerker te geven. Het gedeelte dat boven de vrije ruimte uitkomt wordt belast met 80%.

Een voorbeeld:

De fiscale loonsom is €1.000.000,- de werkgever wil €20.000,- vergoeden aan zijn medewerkers.

• Loonsom: €1.000.000,-
• Vrije ruimte: €17.000,- (1,7% van 1.000.000,-)
• Totale vergoedingen: €20.000,-
• Grondslag voor heffing: €3.000,-
• Verschuldigde belasting: €2.400,- (80% van €3.000,-)

Voor bedrijven met een loonsom van meer dan €400.000 bedraagt het percentage 1.18%.

Gerichte vrijstelling:

Er zijn bepaalde vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Deze vergoedingen mogen, tegen bepaalde voorwaarden, altijd belastingvrij worden verstrekt aan de medewerker. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Reiskosten (maximaal €0,19 per kilometer of het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten voor bijvoorbeeld openbaar vervoer).
• Maaltijden voor overwerk of cursus.
• Tijdelijk verblijf zoals overnachtingen bij dienstreizen.
• Opleidingen en cursussen om de kennis te vergroten/onderhouden.

Voor een compleet overzicht van de gerichte vrijstellingen en de voorwaarden verwijzen wij je naar dit artikel van de Belastingdienst.

Nihilwaardering

Er zijn ook voorzieningen die je als werkgever onbelast aan de medewerker kunt verstrekken. Deze gaan niet ten koste van de totale vrije ruimte. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Werkkleding
• Vergoeding van een vaste telefoon
• Consumpties op de werkplek
• Voorzieningen voor de thuiswerkplek

Voor een overzicht van alle voorzieningen die onder de nihilwaardering vallen verwijzen we je naar dit artikel van de Belastingdienst.

Ondanks dat je een vergoeding of verstrekking kunt aanmerken als gerichte vrijstelling of nihilwaardering wil dat niet zeggen dat je zomaar alles mag vergoeden. De Belastingdienst heeft normbedragen vastgesteld voor wat je maximaal belastingvrij mag vergoeden. Zo is in 2018 het normbedrag voor een maaltijd tijdens een personeelsfeest op de werkplek €3,35.

Belastingaangifte van de medewerker

Let op! Ondanks dat jij als werkgever de vergoedingen belastingvrij aan de medewerker mag toekennen wil dat niet zeggen dat de medewerker hierover geen belasting dient te betalen. Zo telt een ter beschikking gestelde laptop tot het inkomen van de medewerker. De hoofdregel is dan ook dat de medewerker deze moet meenemen in de belastingaangifte.

Als jouw medewerker via Please werkt, dien je met het volgende rekening te houden:

• Het loon en de (onkosten)vergoedingen dienen via onze salarisadministratie aan de medewerker te worden verstrekt.
• Wij adviseren om verstrekkingen eveneens zoveel mogelijk via ons te laten verlopen. Please kan als werkgever namelijk gebruikmaken van de vrije ruimte. Als opdrachtgever kun je daar geen gebruik van maken. Als je zelf een kerstpakket verstrekt aan je medewerker telt dit als loon. Vergoed jij het kerstpakket dat wij aanbieden aan de medewerker, dan kan dit via de vrije ruimte van Please.