Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel is een handig intern document waarin je de toekomstige functie (uitgebreid) op papier zet. Denk aan concrete taken, verantwoordelijkheden en bijbehorende competenties zoals specifieke sociale vaardigheden, kennis of ervaring. Een functieprofiel is dus niet hetzelfde als een vacaturetekst. Een vacaturetekst is een afgeleide van een functieprofiel, het functieprofiel vormt hiervoor de basis.

Waarom een functieprofiel?

Het functieprofiel dient drie doelen. Ten eerste vormt een functieprofiel de basis voor een gerichte werving en selectie, omdat je precies weet wat je nodig hebt en waar de medewerker aan moet voldoen. Ten tweede is het functieprofiel een essentieel onderdeel in het onboarding proces van een medewerker. Overhandig het functieprofiel aan je nieuwe medewerker zodat hij/zij precies weet wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn én waarop hij/zij beoordeeld wordt. Dit brengt ons meteen bij het derde doel van het functieprofiel, namelijk: het taakgericht beoordelen van het functioneren van de medewerker. Een functieprofiel omvat bepaalde competenties, zorg dat deze competenties overeenkomen met de scorecard zodat je de competenties gericht kunt toetsen tijdens een ontwikkelgesprek (planning-/functionerings-/beoordelingsgesprek).

Wat staat er in een functieprofiel?

Een functieprofiel kenmerkt zich door een aantal vaste elementen:

• Over je bedrijf
  Begin met het stukje over jouw bedrijf. Een nieuwe of potentiele werknemer weet waarschijnlijk nog niet alles van je bedrijf. Gebruik deze ruimte in het functieprofiel dan ook om iets te vertellen over de oprichting, werkzaamheden, branche en doelgroep van je bedrijf. Omschrijf ook waar het bedrijf voor staat (kernwaarden) en wat je beoogt voor de organisatie (doelstellingen).
• Functiepositie
  Onder dit kopje leg je uit hoe de desbetreffende functie zich verhoudt tot de rest van het bedrijf. Hoe lopen de communicatielijnen binnen het bedrijf? Is deze functie onderdeel van een team? Is er een teammanager of andere verantwoordelijke? Dit soort vragen beantwoord je hier.
• Taken en verantwoordelijkheden
  Hier schets je wat je verwacht van de medewerker met deze functie. Som vervolgens alle concrete taken en verantwoordelijkheden binnen deze functie op.
• Criteria
  Denk hierbij aan het opleidingsniveau, diploma’s, (werk-)ervaring.
• Competenties
  Kies een aantal competenties (kennis en vaardigheden om deze functie te kunnen beoefenen). Verdeel deze competenties in specifieke vaardigheden.

Ook salaris en aantal fte kun je toevoegen aan het functieprofiel.

Voordelen van een functieprofiel opstellen

Het kost best even wat tijd om een goed functieprofiel op te stellen. Het omvat namelijk veel meer dan een snelle vacaturetekst. Toch levert het je veel op, namelijk:

1. Een betere integratie van nieuwe medewerkers binnen je organisatie
2. Het eenvoudiger beoordelen van je medewerkers (met een concreter doel)
3. Inzicht en duidelijkheid voor de medewerker in de verdeling van de werkzaamheden binnen je bedrijf
4. Inzicht voor de medewerker in de ruimte voor ontwikkeling binnen je bedrijf

Dit alles draagt bij aan een goede onboarding. En wist je dat een passend onboarding programma de productiviteit en dus de “revenu”  van een fulltime medewerker met 17% kan verhogen?